請求書番号の付け方

請求書番号が大切な理由

番号は、何百通もの請求書の中から1通を見つけるための手がかりです。お客様の経理部門は入金の照合に使い、あなたはどの請求書がまだ未入金かを確認するのに使い、税務調査官は途切れのない連番で売上の記帳漏れがないかを確かめます。

最後の点があるからこそ、ルールは2つのことを重視しています。各番号が一意であること（2通の請求書が同じ番号を持たない）、そして番号が説明のつく連番になっていることです。説明のない欠番は請求書の紛失に見え、請求書の紛失は所得隠しに見えてしまいます。

よく使われる番号の形式

形式を1つ決めたら、それを使い続けましょう。 各番号が一意で順序が明確であれば、どの形式でもかまいません。

実務上のポイントをいくつか紹介します。

• ゼロで桁をそろえる（47ではなく0047）と、フォルダや表計算ソフトで正しく並びます。
• 開業したばかりに見られたくないなら、0001から始めなくてもかまいません。 1001や2026-100から始めても、そこから順に増やしていけば問題ありません。
• 年別の番号は毎年1月にリセットされますが、年の部分があるため各番号が一意に保たれるので問題ありません。この記事の横にある2026-047は、2026年の47通目の請求書です。
• 取引先コードを使うと各取引先の履歴が読みやすくなりますが、それでもすべての請求書を発行順に一覧できるようにしておく必要があります。取引先が数社以上あるなら、通しの連番を1つにするほうが簡単です。

ルールではどう定められているか

ルールは国によって異なるので、ご自身の国の税務当局に確認してください。ここでは私たちが確認した2つの例を紹介します。

• 英国。 gov.ukでは、すべての請求書に固有の識別番号を付けるべきだとしています。VAT登録事業者については、HMRCのVATガイド（Notice 700）が、正式なVAT請求書には「1つ以上の系列に基づき、書類を一意に識別する連続番号」を記載しなければならないと定めています。
• EU。 EU VAT指令（2006/112/EC、第226条）にも、VAT請求書について同じ趣旨の文言があります。1つ以上の系列に基づき、請求書を一意に識別する連続番号です。各国はこれを自国の法律に取り入れており、細則を追加している国もあります。

「1つ以上の系列」という表現に注目してください。たとえば店舗ごと、年ごとなど、別々の系列を運用してもかまいません。ただし、各系列がそれぞれ順に増え、同じ番号が二度出てこないことが条件です。

英国とEU以外ではルールはさまざまですが、すべての請求書に固有の番号を付けることはほぼどこでも求められており、会計士やお客様もそれを前提にしています。

欠番、無効にした請求書、ミスへの対処

ミスは起こるものです。連番を崩さずに、よくあるケースに対処する方法を紹介します。

• まだ送っていない請求書にミスがあった。 送る前に訂正します。番号はそのままです。
• ミスのある請求書を送ってしまった。 削除したり、こっそり番号を使い回したりしないでください。訂正の書類を発行します。通常は、誤った請求書を（その番号を参照して）取り消すクレジットノートを出し、連番の次の番号で新しい請求書を発行します。
• 請求後に仕事がキャンセルになった。 同じ対応です。クレジットノートで取り消し、両方の書類を記録に残します。
• うっかり番号を飛ばしてしまった（ソフトの番号が飛んだ、0047の次に0049と入力したなど）。後から発行する請求書でその欠番を埋めてはいけません。その番号は使われていないこととその理由を、記録に短くメモしておきます。
• 送る前に請求書を無効にした。 削除せず、「無効」と記してファイルに保管しておきます。

目指すのは、誰が一覧を見てもすべての番号について説明がつく状態です。訂正の方法について会計士に希望がある場合もあるので、一度確認し、毎回同じやり方で対応しましょう。

番号を記載する場所と、お客様の使い方

請求書番号は上部の請求日の横、お客様の経理部門が最初に目を向ける場所に記載します。そして、支払いの際にその番号を使ってもらうようお願いしましょう。「振込名義に2026-047とご記入ください」。入金があったとき、銀行の明細に表示される番号を見れば、同じお客様から似た金額の未払い請求書が3通あっても、どの請求書の支払いかが正確にわかります。

番号はほかの場所でも使いましょう。

• 請求書をメールで送るときの件名に（「Liffey Pixel Studioより請求書2026-047」）
• すべての催促に。お客様が自社のシステムで数秒で見つけられます
• 領収書や支払確認書に、領収書自体の番号と並べて
• ファイル名に（2026-047 Greenway Outdoor.pdf）。フォルダ内が順番に並びます

請求書番号は、お客様側の管理番号とは分けておきましょう。大きなお客様からは、記入例の「GW-12」のような発注書（PO）番号やプロジェクトコードを伝えられることがよくあります。こちらは専用の欄に記入します。PO番号はお客様の注文を、請求書番号はあなたの請求を特定するための番号です。

Duebolt での番号の付け方

Duebolt では番号が自動で増え、書類の種類ごとに別の系列があります。請求書はINV-0001、領収書はRCT-0001、概算見積書はEST-0001、見積書はQTE-0001、プロフォーマインボイスはPRO-0001から始まります。見積書を作っても請求書番号が消費されることはありません。

独自の形式を使いたい場合は、番号欄に2026-047やGRW-015のように一度入力すれば、同じ種類の次の書類はそこから続きます。2026-048、GRW-016という具合です。末尾が数字の番号は自動で増え、接頭辞は入力したとおりに残ります。

初めて請求書を作る方は、請求書の作り方で手順をご覧ください。領収書とその番号系列については、領収書作成ツールをご覧ください。