請求書とは？

ひとことで言うと

請求書とは、書面による支払いの依頼です。提供した商品やサービス、それぞれの価格、税金、合計金額、そして支払期日を記載します。作業が終わったとき、または商品を納品したとき（長期の案件では、あらかじめ決めた段階ごと）に送り、お客様はそれを見て支払いを行います。

あなたにとって請求書は、売上の記録です。誰からいくら入金されるはずかを管理する手段であり、後には確定申告の収入を裏付ける証拠にもなります。お客様にとっては購入の記録です。経理担当者が保管し、取引先が事業者であれば、支払った税金の控除を受けるために必要になることもあります。

請求書は見積書（作業前に提示する価格で、お客様は受けるか断るかを選べるもの）とも、領収書（支払いがすでに済んだことの証明）とも違います。流れは通常、見積書、請求書、領収書の順です。最後のステップについては請求書と領収書の違いのガイドで詳しく説明しています。

請求書に記載する項目

細かいルールは国によって、またVATやGSTなどの消費税に登録しているかどうかによって異なります。それでも、どの国の請求書にもほぼ共通して次の項目があります。

• 「請求書」という表題を上部に。見積書と取り違えられないようにするためです。
• 固有の請求書番号。 あなたとお客様が、ひとつの請求を混乱なく特定できます。請求書番号の付け方もご覧ください。
• 請求日と、異なる場合は作業日または納品日。
• あなたの情報：屋号（または氏名）、住所、メールアドレスや電話番号、記載が義務づけられている税番号や登録番号。
• お客様の情報：氏名または会社名と住所。
• 明細：商品やサービスごとのわかりやすい説明、数量、単価、金額。
• 税金：課税する場合は、税率とともに独立した行で表示します。
• 請求金額の合計：通貨を明記します。
• 支払条件：支払期日（またはNet 30のような条件）と支払方法。振込先口座、Zelleの登録先、PayPalのアドレスなどです。

必須ではないものの便利なのが、お客様の発注書（PO）番号、短いメモ、事前に合意した遅延時の条件、そしてロゴです。

記入例を項目ごとに読み解く

この記事の横にある請求書は、小さなデザイン事務所から歯科医院に宛てたものです。各項目がなぜそこにあるのかを見ていきましょう。

1. INV-0218は請求書番号です。この事務所はこれまでに217通の請求書を発行しており、次はINV-0219になります。
2. 発行日と支払期日。 支払条件は14日なので、お客様のために期日そのものを記載しています。具体的な日付を書けば「いつから14日？」という行き違いを防げます。
3. PO 5531はお客様側の管理番号です。大きな会社では、経理部門が発注書と請求書を突き合わせるため、PO番号のない請求書には支払わないことがよくあります。
4. 差出人と宛先の欄には、双方の正式名称と住所を記載します。半年後にお客様の会計士から問い合わせがあっても、誰に連絡すればよいかがすぐにわかります。
5. 3行の明細はどれも具体的です。「パンフレットデザイン（6ページ）」は「デザイン作業」よりはるかに多くを伝えます。修正の行は$75で3時間と示しているので、お客様が計算を確認できます。
6. 税金の行はありません。 この事務所はこのサービスに売上税を課していないため、この例には売上税がありません。売上税を課すかどうかは州や販売するものによって異なるため、州の税務当局に確認してください。
7. 合計：$1,515.00。支払方法と、請求書番号の記入のお願いを添えています。この一文があれば、誰からの何の入金かわからない振込を、案件と突き合わせる手間が省けます。

よく使われる請求書の種類

通常の請求書

日常的に使う請求書です。作業が終わった、または商品を納品したので、お支払いをお願いします、というもの。この記事の大部分はこの請求書について説明しています。

プロフォーマインボイス（見積請求書）

取引が確定する前に送る、将来の請求書の下書きです。輸入業者は通関や銀行での支払い手続きに使い、社内で購入の承認を得るために必要とするお客様もいます。見た目は請求書ですが、支払いを求めるものではなく、通常は税務上の請求書にもなりません。取引が成立したら、通常の請求書を発行します。Duebolt では独自の番号体系でプロフォーマインボイスを作成できます。

クレジットノート（赤伝・減額請求書）

クレジットノートは、すでに送った請求書の金額を減らしたり取り消したりする書類です。返品、請求額の誤り、案件のキャンセルなどの場合に使います。古い請求書を削除したり書き換えたりするのではなく、その番号を参照したクレジットノートを発行することで、帳簿の数字がきちんと合います。Duebolt にはクレジットノート専用の書類がないため、訂正をどう記録すべきかは会計士に確認してください。

定期請求書

決まったスケジュールで送る同じ内容の請求です。毎月の顧問料、毎週の清掃契約、年間保守プランなどがこれにあたります。内容は同じでも、1通ずつ番号と日付を持つ別々の請求書です。

中間請求書と最終請求書

長期の案件では、段階ごとに請求することがあります。着手金、中間地点での出来高請求、そして残額の最終請求です。各段階の請求書には、何の分なのか、すでにいくら支払われたのかを明記しましょう。

請求書を送るタイミングと方法

請求書は作業が終わったらすぐ、または取り決めた段階で送りましょう。送るのが遅れるほど入金も遅れますし、遅れて届く請求書は、お金の管理がきちんとしていない印象をお客様に与えてしまいます。

小規模事業者では、PDFを添付してメールで送るのが一般的です。PDFならどの端末でもレイアウトが崩れず、うっかり書き換えられることもありません。訪問先や現場での作業なら、現場を離れる前にスマートフォンからPDFを共有できます。送った請求書はすべて、順番どおりに控えを保管し、いつ入金されたかもメモしておきましょう。

初めて請求書を作る方は、請求書の作り方のガイドで手順を一つずつ確認できます。請求書の記入例では、さまざまな業種や国の記入済みの見本を紹介しています。