Qu’est-ce qu’une facture ?

La définition en bref

Une facture est une demande de paiement écrite. Elle détaille les biens ou services fournis, le prix de chacun, les taxes éventuelles, le total et la date à laquelle le paiement est attendu. Vous l’envoyez une fois le travail terminé ou la marchandise livrée (ou à une étape convenue d’un chantier plus long), et le client paie sur cette base.

Pour vous, la facture est la trace d’une vente. C’est grâce à elle que vous suivez qui vous doit de l’argent, et elle justifie ensuite les revenus que vous déclarez aux impôts. Pour votre client, c’est la trace d’un achat : son comptable la classe, et un client professionnel peut en avoir besoin pour récupérer la taxe qu’il a payée.

Une facture n’est pas un devis (un prix proposé avant le travail, que le client peut accepter ou refuser), ni un reçu (la preuve que le paiement a bien été reçu). L’ordre habituel est donc : devis, puis facture, puis reçu. Notre guide facture ou reçu détaille cette dernière étape.

Ce que doit contenir une facture

Les règles exactes dépendent de votre pays et du fait que vous soyez ou non assujetti à une taxe sur les ventes comme la TVA ou la GST. Mais presque partout, une facture comporte ces éléments :

• Le mot « Facture » en haut, pour qu’on ne la confonde pas avec un devis.
• Un numéro de facture unique. Vous et votre client pouvez ainsi désigner une facture sans ambiguïté. Voir comment numéroter ses factures.
• La date de facture et, si elle diffère, la date de la prestation ou de la livraison.
• Vos coordonnées : nom de l’entreprise (ou votre propre nom), adresse, e-mail ou téléphone, et tout numéro fiscal ou d’immatriculation que vous êtes tenu d’indiquer.
• Les coordonnées du client : son nom ou sa raison sociale et son adresse.
• Les lignes de facturation : une description claire de chaque produit ou service, la quantité, le prix unitaire et le montant de la ligne.
• La taxe, sur une ligne à part avec son taux, si vous en facturez.
• Le total à payer, avec la devise.
• Les conditions de paiement : la date d’échéance (ou une formule comme Net 30) et le moyen de vous payer : coordonnées bancaires, identifiant Zelle, adresse PayPal.

Facultatif mais utile : le numéro de bon de commande du client, une courte note, les pénalités de retard convenues à l’avance et votre logo.

L’exemple, élément par élément

La facture présentée à côté de cet article a été émise par un petit studio de design pour un cabinet dentaire. Voici pourquoi chaque élément s’y trouve.

1. INV-0218 est le numéro de facture. Le studio a déjà envoyé 217 factures avant celle-ci, et la suivante portera le numéro INV-0219.
2. La date d’émission et la date d’échéance. Le délai est de 14 jours, la date d’échéance est donc imprimée pour le client. Une vraie date évite les discussions du type « 14 jours à partir de quand ? ».
3. PO 5531 est la référence interne du client. Les grands comptes refusent souvent de payer une facture sans leur numéro de bon de commande, car leur service comptable rapproche les deux documents.
4. Les blocs Émetteur et Destinataire nomment les deux parties en entier, adresses comprises. Si le comptable du client a une question dans six mois, il sait qui appeler.
5. Trois lignes, chacune précise : « Conception d’une brochure, 6 pages » en dit bien plus que « Travaux de design ». La ligne des retouches indique 3 heures à 75 $, ce qui permet au client de vérifier le calcul.
6. Pas de ligne de taxe. Cet exemple ne comporte pas de sales tax, car le studio ne la facture pas sur ce service. Aux États-Unis, l’application de la sales tax dépend de l’État et de ce que vous vendez : renseignez-vous auprès de l’administration fiscale de votre État.
7. Total : 1 515,00 $, avec les moyens de paiement et la demande d’indiquer le numéro de facture. Cette dernière ligne vous évite de devoir deviner à quel travail correspond un virement anonyme.

Les types de factures que vous rencontrerez

Facture standard

La facture de tous les jours : le travail est fait ou la marchandise livrée, merci de régler. C’est elle que décrit l’essentiel de cet article.

Facture pro forma

Un aperçu d’une future facture, envoyé avant que la vente soit définitive. Les importateurs s’en servent pour les formalités douanières ou un paiement bancaire, et certains clients en ont besoin pour faire valider un achat en interne. Elle ressemble à une facture mais ne vaut pas demande de paiement et, en général, ne compte pas comme facture fiscale. Une fois la vente conclue, vous émettez une facture normale. Duebolt peut créer une facture pro forma avec sa propre série de numéros.

Avoir

Un avoir réduit ou annule une facture déjà envoyée, par exemple après un retour, une erreur de prix ou une prestation annulée. Au lieu de supprimer ou de modifier l’ancienne facture, vous émettez un avoir qui fait référence à son numéro, pour que votre comptabilité reste cohérente. Duebolt ne propose pas de document d’avoir distinct : demandez à votre comptable comment il souhaite que les corrections soient enregistrées.

Facture récurrente

La même facture envoyée à intervalles réguliers : un forfait mensuel, un contrat de ménage hebdomadaire, un contrat de maintenance annuel. Chacune reste une facture distincte, avec son propre numéro et sa propre date ; seul le contenu se répète.

Factures d’acompte et facture de solde

Sur les chantiers longs, vous pouvez facturer par étapes : un acompte, une facture intermédiaire à mi-parcours, puis une facture finale pour le solde. Chaque facture d’étape doit préciser ce qu’elle couvre et ce qui a déjà été payé.

Quand et comment envoyer une facture

Envoyez la facture dès que le travail est terminé, ou à l’étape convenue. Plus vous tardez à facturer, plus vous tardez à être payé, et une facture envoyée en retard laisse aussi penser au client que vous ne suivez pas vos comptes de près.

Pour une petite entreprise, la norme est d’envoyer la facture en PDF par e-mail. Le PDF conserve votre mise en page sur n’importe quel appareil et ne peut pas être modifié par erreur. Pour une intervention sur place, vous pouvez envoyer le PDF depuis votre téléphone avant de partir. Gardez une copie de chaque facture envoyée, dans l’ordre, avec la date à laquelle elle a été payée.

Si vous n’en avez jamais rédigé, notre guide pas à pas comment faire une facture vous accompagne, et nos exemples de factures montrent des modèles remplis pour différents métiers et pays.