Что такое счёт на оплату?

Коротко: что это такое

Счёт на оплату — это письменное требование заплатить. В нём перечислены товары или услуги, которые вы поставили, цена каждой позиции, налог (если есть), итоговая сумма и срок оплаты. Счёт выставляют после того, как работа сделана или товар доставлен (либо на оговорённом этапе длинного проекта), и клиент платит по нему.

Для вас счёт — это запись о продаже. По нему вы отслеживаете, кто вам должен, а позже он подтверждает доход в налоговой декларации. Для клиента это запись о покупке: его бухгалтер подшивает счёт к документам, а клиенту-компании он может понадобиться, чтобы вернуть уплаченный налог.

Счёт — это не коммерческое предложение и не смета (цена, которую вы называете до начала работы и которую клиент может принять или отклонить). И это не чек или квитанция (подтверждение того, что деньги уже пришли). Обычно порядок такой: предложение, потом счёт, потом чек. Подробнее о последнем шаге — в нашем руководстве счёт или чек.

Что указывают в счёте

Точные требования зависят от страны и от того, зарегистрированы ли вы как плательщик налога с продаж — например, НДС (VAT) или GST. Но почти в любом счёте, где бы его ни выставили, есть вот что:

• Слово «Счёт» вверху, чтобы документ не спутали с коммерческим предложением.
• Уникальный номер счёта. По нему вы и клиент без путаницы ссылаетесь на конкретный счёт. Подробнее — в руководстве как нумеровать счета.
• Дата счёта и, если она отличается, дата выполнения работ или поставки товара.
• Ваши реквизиты: название бизнеса (или ваше имя), адрес, email или телефон, а также налоговый или регистрационный номер, если его нужно указывать.
• Реквизиты клиента: имя или название компании и адрес.
• Позиции: понятное описание каждого товара или услуги, количество, цена за единицу и сумма по строке.
• Налог — отдельной строкой со ставкой, если вы его начисляете.
• Итого к оплате с указанием валюты.
• Условия оплаты: срок (или условие вроде Net 30 — оплата в течение 30 дней) и способ оплаты: банковские реквизиты, Zelle, адрес PayPal.

Необязательно, но полезно: номер заказа клиента (PO), короткое примечание, заранее согласованные условия на случай просрочки и ваш логотип.

Разбираем пример по частям

Счёт рядом с этой статьёй небольшая дизайн-студия выставила стоматологической клинике. Вот зачем в нём каждая деталь.

1. INV-0218 — номер счёта. До этого студия выставила 217 счетов, следующий будет INV-0219.
2. Дата выставления и срок оплаты. Срок — 14 дней, поэтому конкретная дата оплаты напечатана прямо в счёте. Реальная дата избавляет от споров «14 дней — считая от чего?».
3. PO 5531 — внутренний номер заказа клиента. Крупные компании часто не оплачивают счёт без номера PO, потому что их бухгалтерия сверяет одно с другим.
4. Блоки «От кого» и «Кому» полностью называют обе стороны с адресами. Если через полгода у бухгалтера клиента появятся вопросы, он будет знать, к кому обратиться.
5. Три позиции, и каждая конкретная: «Дизайн буклета, 6 страниц» говорит гораздо больше, чем «Дизайнерские работы». В строке с правками видно 3 часа по $75 — клиент может сам всё пересчитать.
6. Строки с налогом нет. Студия не начисляет налог с продаж на эту услугу. В США то, нужно ли начислять налог с продаж, зависит от штата и от того, что вы продаёте, — уточните это в налоговом ведомстве своего штата.
7. Итого: $1,515.00, плюс способы оплаты и просьба указать номер счёта в платеже. Эта последняя строчка избавит вас от гаданий, к какой работе относится безымянный перевод.

Какие бывают счета

Обычный счёт

Самый привычный вариант: работа сделана или товар доставлен — пожалуйста, оплатите. Почти вся эта статья о нём.

Проформа-счёт

Предварительная версия будущего счёта, которую отправляют до того, как сделка окончательно состоялась. Импортёрам он нужен для таможни или банковского платежа, а некоторым клиентам — чтобы согласовать закупку внутри компании. Выглядит как счёт, но это не требование оплаты, и обычно он не считается налоговым документом. Когда сделка состоится, вы выставляете обычный счёт. В Duebolt можно сделать проформа-счёт с отдельной нумерацией.

Кредит-нота

Кредит-нота уменьшает или отменяет уже отправленный счёт — например, после возврата, ошибки в сумме или отмены работ. Вместо того чтобы удалять или править старый счёт, вы выпускаете кредит-ноту со ссылкой на его номер, и ваш учёт по-прежнему сходится. Отдельного документа «кредит-нота» в Duebolt нет, поэтому спросите своего бухгалтера, как он предпочитает оформлять исправления.

Регулярный счёт

Один и тот же счёт по расписанию: ежемесячная абонентская плата, еженедельная уборка, годовой договор на обслуживание. Каждый из них — всё равно отдельный счёт со своим номером и датой; повторяется только содержание.

Промежуточные и итоговые счета

На длинных проектах можно выставлять счета поэтапно: аванс, промежуточный счёт на середине работ и итоговый счёт на остаток. В каждом таком счёте должно быть сказано, за что он и сколько уже оплачено.

Когда и как отправлять счёт

Отправляйте счёт сразу, как только работа закончена, или на согласованном этапе. Чем дольше вы тянете, тем дольше ждёте денег, а поздний счёт ещё и показывает клиенту, что вы не слишком внимательно следите за своими финансами.

Для малого бизнеса стандарт — письмо с PDF во вложении. PDF выглядит одинаково на любом устройстве, и его нельзя случайно изменить. Если вы работаете на выезде, можно отправить PDF прямо с телефона, не уходя с объекта. Храните копию каждого отправленного счёта по порядку и отмечайте, когда он был оплачен.

Если вы ни разу не составляли счёт, пошаговое руководство как составить счёт проведёт вас через весь процесс, а в разделе примеры счетов есть заполненные образцы для разных профессий и стран.