Wat is een factuur?

De korte definitie

Een factuur is een schriftelijk verzoek om betaling. Er staan de geleverde goederen of diensten op, de prijs van elk ervan, eventuele belasting, het totaal en de datum waarop het geld uiterlijk binnen moet zijn. Je stuurt de factuur als het werk klaar is of de goederen geleverd zijn (of in een afgesproken fase van een langere klus), en de klant betaalt op basis daarvan.

Voor jou is een factuur het bewijs van een verkoop. Zo houd je bij wie je nog geld schuldig is, en later onderbouwt ze de inkomsten in je belastingaangifte. Voor je klant is het het bewijs van een aankoop: de boekhouder bewaart hem, en een zakelijke klant heeft hem soms nodig om betaalde belasting terug te vragen.

Een factuur is iets anders dan een offerte (een prijs die je vóór het werk aanbiedt en die de klant kan accepteren of afwijzen) en iets anders dan een kwitantie (het bewijs dat de betaling al binnen is). De gebruikelijke volgorde is dus: offerte, dan factuur, dan kwitantie. In onze gids over facturen en kwitanties lees je meer over die laatste stap.

Wat er op een factuur staat

De precieze regels hangen af van je land en van de vraag of je geregistreerd bent voor een omzetbelasting zoals btw (VAT) of GST. Vrijwel elke factuur, waar ook ter wereld, bevat deze onderdelen:

• Het woord ‘Factuur’ bovenaan, zodat niemand hem voor een offerte aanziet.
• Een uniek factuurnummer. Zo kunnen jij en je klant zonder verwarring naar één factuur verwijzen. Zie facturen nummeren.
• De factuurdatum en, als die afwijkt, de datum waarop je het werk deed of de goederen leverde.
• Jouw gegevens: bedrijfsnaam (of je eigen naam), adres, e-mail of telefoonnummer en elk belasting- of registratienummer dat je moet vermelden.
• De gegevens van de klant: naam of bedrijfsnaam en adres.
• Factuurregels: een duidelijke omschrijving van elk product of elke dienst, het aantal, de prijs per stuk en het regeltotaal.
• Belasting op een eigen regel met het tarief, als je die rekent.
• Het totaal te betalen bedrag, met de valuta erbij.
• Betalingsvoorwaarden: de vervaldatum (of een termijn als Net 30) en hoe de klant je betaalt: bankgegevens, Zelle-naam, PayPal-adres.

Niet verplicht maar wel handig: het inkoopordernummer (PO) van de klant, een korte notitie, vooraf afgesproken voorwaarden bij te late betaling en je logo.

Het voorbeeld, onderdeel voor onderdeel

De factuur naast dit artikel komt van een kleine ontwerpstudio en is gericht aan een tandartspraktijk. Hieronder lees je waarom elk onderdeel erop staat.

1. INV-0218 is het factuurnummer. De studio heeft hiervoor al 217 facturen verstuurd, en de volgende wordt INV-0219.
2. De factuurdatum en de vervaldatum. De betalingstermijn is 14 dagen, dus de vervaldatum staat voor de klant op de factuur. Een echte datum voorkomt discussies als ‘14 dagen vanaf wanneer?’.
3. PO 5531 is de eigen referentie van de klant. Grotere klanten weigeren vaak een factuur te betalen zonder hun inkoopordernummer erop, omdat hun administratie die twee aan elkaar koppelt.
4. De blokken Van en Aan noemen beide partijen volledig, met adres. Heeft de accountant van de klant over zes maanden een vraag, dan weet die wie te bellen.
5. Drie factuurregels, elk concreet: ‘Ontwerp brochure, 6 pagina’s’ zegt veel meer dan ‘Ontwerpwerk’. De correctieregel toont 3 uur à $ 75, zodat de klant het kan narekenen.
6. Geen belastingregel. Dit voorbeeld heeft geen sales tax, omdat de studio die op deze dienst niet rekent. Of je in de VS sales tax rekent, hangt af van de staat en van wat je verkoopt; vraag het dus na bij de belastingdienst van je staat.
7. Totaal: $ 1.515,00, met de betaalmogelijkheden en het verzoek om het factuurnummer te vermelden. Die laatste regel bespaart je het puzzelen welke anonieme overschrijving bij welke klus hoort.

Soorten facturen die je tegenkomt

Gewone factuur

De alledaagse factuur: het werk is gedaan of de goederen zijn geleverd, betaal nu alsjeblieft. Het grootste deel van dit artikel gaat hierover.

Pro-formafactuur

Een voorlopige versie van een toekomstige factuur, verstuurd voordat de verkoop definitief is. Importeurs gebruiken hem voor de douane of een bankbetaling, en sommige klanten hebben er een nodig om een aankoop intern goedgekeurd te krijgen. Ze lijkt op een factuur, maar is geen betalingsverzoek en telt meestal niet als factuur voor de belasting. Gaat de verkoop door, dan stuur je een gewone factuur. Met Duebolt maak je een pro-formafactuur met een eigen nummerreeks.

Creditfactuur

Een creditfactuur (of creditnota) verlaagt of annuleert een factuur die je al hebt verstuurd, bijvoorbeeld na een retour, een te hoog bedrag of een geannuleerde klus. In plaats van de oude factuur te verwijderen of aan te passen, maak je een creditfactuur die naar het nummer ervan verwijst, zodat je administratie blijft kloppen. Duebolt heeft geen apart document voor creditfacturen; vraag je boekhouder dus hoe die correcties verwerkt wil zien.

Periodieke factuur

Dezelfde factuur volgens een vast schema: een maandelijks vast bedrag, een wekelijks schoonmaakcontract, een jaarlijks onderhoudsabonnement. Elke factuur blijft een aparte factuur met een eigen nummer en datum; alleen de inhoud herhaalt zich.

Termijnfacturen en eindfactuur

Bij langere klussen kun je in fasen factureren: een aanbetaling, een termijnfactuur halverwege en een eindfactuur voor het restbedrag. Op elke termijnfactuur hoort te staan wat ze dekt en wat er al betaald is.

Wanneer en hoe je een factuur verstuurt

Stuur de factuur zodra het werk klaar is, of in de fase die je hebt afgesproken. Hoe later je factureert, hoe later je je geld hebt, en een late factuur laat de klant bovendien zien dat je je administratie niet goed bijhoudt.

Voor kleine ondernemers is een e-mail met de factuur als pdf de norm. Een pdf houdt je opmaak op elk apparaat intact en kan niet per ongeluk worden aangepast. Werk je op locatie, dan kun je de pdf vanaf je telefoon sturen voordat je vertrekt. Bewaar een kopie van elke factuur die je verstuurt, op volgorde, met een notitie van wanneer ze betaald is.

Heb je er nog nooit een gemaakt? Dan neemt onze stapsgewijze gids een factuur maken je erdoorheen, en de voorbeeldfacturen laten ingevulde versies zien voor verschillende beroepen en landen.