Що таке рахунок на оплату?

Коротко: що це таке

Рахунок на оплату — це письмова вимога заплатити. У ньому перелічено товари чи послуги, які ви надали, ціну кожної позиції, податок (якщо він є), загальну суму та строк оплати. Рахунок виставляють після того, як роботу виконано або товар доставлено (чи на погодженому етапі тривалого проєкту), і клієнт платить за ним.

Для вас рахунок — це запис про продаж. За ним ви відстежуєте, хто вам винен, а згодом він підтверджує дохід у податковій декларації. Для клієнта це запис про покупку: його бухгалтер підшиває рахунок до документів, а клієнтові-компанії він може знадобитися, щоб повернути сплачений податок.

Рахунок — це не комерційна пропозиція і не кошторис (ціна, яку ви називаєте до початку роботи і яку клієнт може прийняти або відхилити). І це не квитанція про оплату (підтвердження того, що гроші вже надійшли). Зазвичай порядок такий: пропозиція, потім рахунок, потім квитанція. Докладніше про останній крок — у нашому посібнику рахунок чи квитанція.

Що вказують у рахунку

Точні вимоги залежать від країни та від того, чи зареєстровані ви як платник податку з продажів — наприклад, ПДВ (VAT) або GST. Але майже в будь-якому рахунку, хоч би де його виставили, є ось що:

• Слово «Рахунок» угорі, щоб документ не сплутали з комерційною пропозицією.
• Унікальний номер рахунку. За ним ви й клієнт без плутанини посилаєтеся на конкретний рахунок. Докладніше — у посібнику як нумерувати рахунки.
• Дата рахунку і, якщо вона відрізняється, дата виконання робіт або постачання товару.
• Ваші реквізити: назва бізнесу (або ваше ім'я), адреса, email чи телефон, а також податковий або реєстраційний номер, якщо його потрібно вказувати.
• Реквізити клієнта: ім'я або назва компанії та адреса.
• Позиції: зрозумілий опис кожного товару чи послуги, кількість, ціна за одиницю та сума за рядком.
• Податок — окремим рядком зі ставкою, якщо ви його нараховуєте.
• Разом до сплати із зазначенням валюти.
• Умови оплати: строк (або умова на кшталт Net 30 — оплата протягом 30 днів) і спосіб оплати: банківські реквізити, Zelle, адреса PayPal.

Необов'язково, але корисно: номер замовлення клієнта (PO), коротка примітка, заздалегідь погоджені умови на випадок прострочення та ваш логотип.

Розбираємо приклад частина за частиною

Рахунок поруч із цією статтею виставила невелика дизайн-студія стоматологічній клініці. Ось навіщо в ньому кожна деталь.

1. INV-0218 — номер рахунку. До цього студія виставила 217 рахунків, наступний буде INV-0219.
2. Дата виставлення і строк оплати. Строк — 14 днів, тому конкретну дату оплати надруковано просто в рахунку. Реальна дата позбавляє суперечок «14 днів — рахуючи від чого?».
3. PO 5531 — внутрішній номер замовлення клієнта. Великі компанії часто не оплачують рахунок без номера PO, бо їхня бухгалтерія звіряє одне з одним.
4. Блоки «Від кого» і «Кому» повністю називають обидві сторони з адресами. Якщо за пів року в бухгалтера клієнта з'являться запитання, він знатиме, до кого звернутися.
5. Три позиції, і кожна конкретна: «Дизайн буклета, 6 сторінок» каже набагато більше, ніж «Дизайнерські роботи». У рядку з правками видно 3 години по $75 — клієнт може сам усе перерахувати.
6. Рядка з податком немає. Студія не нараховує податок із продажів на цю послугу. У США те, чи треба нараховувати податок із продажів, залежить від штату й від того, що ви продаєте, — уточніть це в податковому відомстві свого штату.
7. Разом: $1,515.00, а також способи оплати й прохання вказати номер рахунку в платежі. Цей останній рядок позбавить вас здогадок, до якої роботи належить безіменний переказ.

Які бувають рахунки

Звичайний рахунок

Найзвичніший варіант: роботу виконано або товар доставлено — будь ласка, оплатіть. Майже вся ця стаття про нього.

Рахунок-проформа

Попередня версія майбутнього рахунку, яку надсилають до того, як угоду остаточно укладено. Імпортерам він потрібен для митниці чи банківського платежу, а деяким клієнтам — щоб погодити закупівлю всередині компанії. Виглядає як рахунок, але це не вимога оплати, і зазвичай він не вважається податковим документом. Коли угода відбудеться, ви виставляєте звичайний рахунок. У Duebolt можна створити рахунок-проформу з окремою нумерацією.

Кредит-нота

Кредит-нота зменшує або скасовує вже надісланий рахунок — наприклад, після повернення, помилки в сумі чи скасування робіт. Замість того щоб видаляти чи правити старий рахунок, ви випускаєте кредит-ноту з посиланням на його номер, тож ваш облік і далі сходиться. Окремого документа «кредит-нота» в Duebolt немає, тож запитайте свого бухгалтера, як він радить оформлювати виправлення.

Регулярний рахунок

Один і той самий рахунок за розкладом: щомісячна абонентська плата, щотижневе прибирання, річний договір на обслуговування. Кожен із них — однаково окремий рахунок зі своїм номером і датою; повторюється лише зміст.

Проміжні та підсумкові рахунки

На тривалих проєктах можна виставляти рахунки поетапно: аванс, проміжний рахунок на середині робіт і підсумковий рахунок на залишок. У кожному такому рахунку має бути сказано, за що він і скільки вже сплачено.

Коли й як надсилати рахунок

Надсилайте рахунок одразу, щойно роботу завершено, або на погодженому етапі. Що довше ви зволікаєте, то довше чекаєте на гроші, а запізнілий рахунок ще й показує клієнтові, що ви не надто уважно стежите за своїми фінансами.

Для малого бізнесу стандарт — лист із PDF у вкладенні. PDF виглядає однаково на будь-якому пристрої, і його не можна випадково змінити. Якщо ви працюєте на виїзді, можна надіслати PDF просто з телефона, не залишаючи об'єкта. Зберігайте копію кожного надісланого рахунку за порядком і позначайте, коли його оплатили.

Якщо ви ще жодного разу не складали рахунок, покроковий посібник як скласти рахунок проведе вас через увесь процес, а в розділі приклади рахунків є заповнені зразки для різних професій і країн.