Apa itu invoice?

Definisi singkat

Invoice adalah permintaan pembayaran secara tertulis. Di dalamnya tercantum barang atau jasa yang Anda berikan, harga masing-masing, pajak (jika ada), total, dan tanggal jatuh tempo pembayaran. Invoice dikirim setelah pekerjaan selesai atau barang diterima (atau pada tahap yang disepakati untuk proyek yang lebih panjang), lalu pelanggan membayar berdasarkan invoice tersebut.

Bagi Anda, invoice adalah catatan penjualan. Dengan invoice, Anda bisa melacak siapa saja yang masih berutang, dan kelak invoice menjadi bukti di balik penghasilan yang Anda laporkan dalam laporan pajak. Bagi pelanggan, invoice adalah catatan pembelian: bagian pembukuan mereka mengarsipkannya, dan pelanggan bisnis mungkin memerlukannya untuk mengkreditkan pajak yang sudah mereka bayar.

Invoice tidak sama dengan penawaran harga atau estimasi (harga yang diajukan sebelum pekerjaan dimulai, yang bisa diterima atau ditolak pelanggan) dan juga tidak sama dengan kuitansi (bukti bahwa pembayaran sudah diterima). Urutannya biasanya: penawaran, lalu invoice, lalu kuitansi. Panduan kami tentang invoice dan kuitansi membahas langkah terakhir ini lebih dalam.

Apa saja isi sebuah invoice

Aturan pastinya bergantung pada negara Anda dan apakah Anda terdaftar untuk pajak penjualan seperti VAT atau GST. Namun hampir semua invoice, di mana pun, memuat bagian-bagian berikut:

• Kata “Invoice” di bagian atas, agar tidak ada yang mengira dokumen itu penawaran harga.
• Nomor invoice yang unik. Dengan nomor ini, Anda dan klien bisa merujuk ke satu tagihan tanpa bingung. Lihat cara memberi nomor invoice.
• Tanggal invoice dan, jika berbeda, tanggal pekerjaan dilakukan atau barang dikirim.
• Data Anda: nama usaha (atau nama Anda sendiri), alamat, email atau telepon, serta nomor pajak atau nomor registrasi yang wajib dicantumkan.
• Data pelanggan: nama orang atau nama perusahaan beserta alamatnya.
• Rincian item: deskripsi jelas setiap produk atau jasa, jumlah, harga satuan, dan subtotal per baris.
• Pajak, ditulis di baris tersendiri lengkap dengan tarifnya, jika Anda memungutnya.
• Total tagihan, dengan mata uang yang jelas.
• Syarat pembayaran: tanggal jatuh tempo (atau syarat seperti Net 30, artinya dibayar paling lambat 30 hari) dan cara membayar: rekening bank, akun Zelle, alamat PayPal.

Opsional tetapi berguna: nomor purchase order (PO) dari klien, catatan singkat, ketentuan keterlambatan bayar yang sudah disepakati sebelumnya, dan logo Anda.

Membaca contoh invoice, bagian per bagian

Invoice di samping artikel ini dikirim oleh sebuah studio desain kecil kepada sebuah klinik gigi. Berikut alasan setiap bagiannya ada di sana.

1. INV-0218 adalah nomor invoice. Studio ini sudah mengirim 217 invoice sebelumnya, dan invoice berikutnya akan bernomor INV-0219.
2. Tanggal terbit dan tanggal jatuh tempo. Syaratnya 14 hari, jadi tanggal jatuh tempo dicetak untuk klien. Menuliskan tanggal yang pasti mencegah perdebatan “14 hari dihitung dari kapan?”.
3. PO 5531 adalah nomor referensi milik klien. Klien besar sering menolak membayar invoice tanpa nomor PO mereka, karena tim keuangan mereka mencocokkan keduanya.
4. Blok Dari dan Kepada mencantumkan nama lengkap kedua pihak beserta alamatnya. Jika akuntan klien punya pertanyaan enam bulan kemudian, mereka tahu harus menghubungi siapa.
5. Tiga baris item, masing-masing spesifik: “Desain brosur, 6 halaman” jauh lebih jelas daripada “Pekerjaan desain”. Baris revisi menunjukkan 3 jam dengan tarif $75, sehingga klien bisa memeriksa hitungannya.
6. Tidak ada baris pajak. Contoh ini tidak memuat pajak penjualan karena studio tersebut tidak memungutnya untuk jasa ini. Di AS, ada tidaknya pajak penjualan bergantung pada negara bagian dan jenis barang atau jasa yang Anda jual, jadi tanyakan kepada dinas pendapatan negara bagian Anda.
7. Total: $1,515.00, beserta cara pembayaran dan permintaan untuk mencantumkan nomor invoice. Baris terakhir ini menyelamatkan Anda dari repotnya mencocokkan transfer bank tanpa keterangan dengan pekerjaan yang mana.

Jenis-jenis invoice yang akan Anda temui

Invoice standar

Jenis sehari-hari: pekerjaan sudah selesai atau barang sudah dikirim, sekarang silakan bayar. Sebagian besar artikel ini membahas jenis ini.

Invoice proforma

Pratinjau invoice yang akan datang, dikirim sebelum penjualan final. Importir memakainya untuk mengurus bea cukai atau pembayaran lewat bank, dan sebagian klien membutuhkannya agar pembelian disetujui secara internal. Bentuknya seperti invoice, tetapi bukan tagihan pembayaran dan biasanya tidak berlaku sebagai faktur pajak. Begitu penjualan terjadi, Anda menerbitkan invoice biasa. Duebolt bisa membuat invoice proforma dengan seri nomornya sendiri.

Nota kredit

Nota kredit mengurangi atau membatalkan invoice yang sudah Anda kirim, misalnya setelah ada retur, kelebihan tagih, atau pekerjaan yang dibatalkan. Alih-alih menghapus atau mengubah invoice lama, Anda menerbitkan nota kredit yang merujuk ke nomornya, sehingga catatan Anda tetap cocok. Duebolt tidak menyediakan dokumen nota kredit terpisah, jadi tanyakan kepada akuntan Anda bagaimana koreksi sebaiknya dicatat.

Invoice berulang

Tagihan yang sama dikirim sesuai jadwal: biaya retainer bulanan, kontrak kebersihan mingguan, paket perawatan tahunan. Masing-masing tetap invoice terpisah dengan nomor dan tanggalnya sendiri; hanya isinya yang berulang.

Invoice termin dan invoice pelunasan

Untuk proyek yang panjang, Anda bisa menagih secara bertahap: uang muka, invoice progres di pertengahan jalan, lalu invoice akhir untuk sisa pembayaran. Setiap invoice tahap sebaiknya menyebutkan apa yang ditagih dan berapa yang sudah dibayar.

Kapan dan bagaimana mengirim invoice

Kirim invoice begitu pekerjaan selesai, atau pada tahap yang sudah disepakati. Makin lama Anda menunda, makin lama pula uang Anda datang. Invoice yang terlambat juga memberi kesan kepada klien bahwa Anda kurang memperhatikan keuangan sendiri.

Email dengan lampiran PDF adalah cara yang lazim bagi usaha kecil. PDF menjaga tata letak tetap rapi di perangkat apa pun dan tidak bisa terubah secara tidak sengaja. Untuk pekerjaan di lokasi, Anda bisa mengirim PDF langsung dari ponsel sebelum pulang. Simpan salinan setiap invoice yang Anda kirim secara berurutan, beserta catatan kapan invoice itu dibayar.

Kalau belum pernah membuatnya, panduan langkah demi langkah kami tentang cara membuat invoice akan menuntun Anda, dan contoh invoice menampilkan versi yang sudah terisi untuk berbagai bidang usaha dan negara.