Vad är en faktura?

Den korta definitionen

En faktura är en skriftlig begäran om betalning. Den listar varorna eller tjänsterna du har levererat, priset för var och en, eventuell skatt, totalbeloppet och datumet då pengarna ska vara betalda. Du skickar den när jobbet är klart eller varorna levererade (eller vid ett överenskommet skede i ett längre uppdrag), och kunden betalar utifrån den.

För dig är fakturan ett bevis på en försäljning. Det är så du håller koll på vem som är skyldig dig pengar, och senare är den underlaget för inkomsterna i din deklaration. För kunden är den ett bevis på ett köp: deras bokförare arkiverar den, och en företagskund kan behöva den för att få tillbaka skatt de har betalat.

En faktura är inte samma sak som en offert eller ett kostnadsförslag (ett pris som lämnas innan jobbet och som kunden kan tacka ja eller nej till), och inte heller samma sak som ett kvitto (ett bevis på att betalningen redan har kommit in). Ordningen är oftast offert, sedan faktura, sedan kvitto. Vår guide om faktura och kvitto går djupare in på det sista steget.

Vad en faktura ska innehålla

Exakt vilka regler som gäller beror på ditt land och på om du är registrerad för en omsättningsskatt som moms (VAT) eller GST. Nästan varje faktura, var som helst, har de här delarna:

• Ordet ”Faktura” högst upp, så att ingen tar den för en offert.
• Ett unikt fakturanummer. Då kan du och kunden hänvisa till en viss faktura utan att det blir fel. Läs mer i hur du numrerar fakturor.
• Fakturadatum och, om det skiljer sig, datumet då du utförde jobbet eller levererade varorna.
• Dina uppgifter: företagsnamn (eller ditt eget namn), adress, e-post eller telefon och det skatte- eller registreringsnummer du är skyldig att visa.
• Kundens uppgifter: namn eller företagsnamn och adress.
• Fakturarader: en tydlig beskrivning av varje vara eller tjänst, antal, à-pris och radsumma.
• Skatt på en egen rad med skattesatsen, om du tar ut skatt.
• Att betala, i en angiven valuta.
• Betalningsvillkor: förfallodatum (eller villkor som Net 30) och hur kunden betalar dig: bankuppgifter, Zelle-konto, PayPal-adress.

Inte nödvändigt men praktiskt: kundens inköpsordernummer (PO-nummer), en kort kommentar, villkor för sen betalning som ni har kommit överens om i förväg och din logotyp.

Exemplet, del för del

Fakturan bredvid artikeln kommer från en liten designstudio och är ställd till en tandläkarmottagning. Så här ser varje del ut och varför den finns där.

1. INV-0218 är fakturanumret. Studion har skickat 217 fakturor före den här, och nästa blir INV-0219.
2. Fakturadatum och förfallodatum. Villkoren är 14 dagar, så förfallodatumet står utskrivet för kunden. Ett riktigt datum gör att ni slipper diskutera ”14 dagar från när?”.
3. PO 5531 är kundens egen referens. Större kunder vägrar ofta betala en faktura utan sitt inköpsordernummer, eftersom ekonomiavdelningen stämmer av de två mot varandra.
4. Från- och Till-fälten anger båda parter med fullständiga namn och adresser. Om kundens revisor har frågor om ett halvår vet de vem de ska ringa.
5. Tre fakturarader, var och en konkret: ”Broschyrdesign, 6 sidor” säger mycket mer än ”Designarbete”. Raden för ändringsrundan visar 3 timmar à $75, så att kunden kan räkna efter.
6. Ingen skatterad. Exemplet har ingen sales tax eftersom studion inte tar ut den på den här tjänsten. I USA beror det på delstaten och på vad du säljer om du ska ta ut sales tax, så kontrollera med delstatens skattemyndighet.
7. Totalt: $1,515.00, med betalsätt och en uppmaning att ange fakturanumret. Den sista raden gör att du slipper pussla ihop anonyma banköverföringar med rätt jobb.

Olika typer av fakturor

Vanlig faktura

Den vardagliga sorten: jobbet är gjort eller varorna levererade, betala gärna nu. Det mesta i den här artikeln handlar om den.

Proformafaktura

En förhandsversion av en kommande faktura, som skickas innan affären är klar. Importörer använder den för att ordna tull eller en bankbetalning, och en del kunder behöver den för att få ett köp godkänt internt. Den ser ut som en faktura men är inget betalningskrav och räknas oftast inte som en skattefaktura. När affären blir av skickar du en vanlig faktura. I Duebolt kan du göra en proformafaktura med en egen nummerserie.

Kreditfaktura

En kreditfaktura minskar eller makulerar en faktura du redan har skickat, till exempel efter en retur, en felaktig debitering eller ett avbokat jobb. I stället för att radera eller ändra den gamla fakturan skickar du en kreditfaktura som hänvisar till dess nummer, så att din bokföring fortfarande går ihop. Duebolt har ingen separat kreditfaktura, så fråga din redovisningskonsult hur de vill att rättelser ska bokföras.

Återkommande faktura

Samma faktura som skickas enligt ett schema: ett månatligt arvode, ett städavtal varje vecka, ett årligt serviceavtal. Varje faktura är ändå separat, med eget nummer och datum; det är bara innehållet som upprepas.

Delfakturor och slutfaktura

I längre uppdrag kan du fakturera i etapper: en förskottsfaktura, en delfaktura halvvägs och en slutfaktura för resten. Varje delfaktura bör ange vad den gäller och vad som redan är betalt.

När och hur du skickar en faktura

Skicka fakturan så fort jobbet är klart, eller vid det skede ni har kommit överens om. Ju längre du väntar, desto längre får du vänta på pengarna, och en sen faktura signalerar dessutom att du inte har riktig koll på din ekonomi.

E-post med en bifogad PDF är det normala för småföretag. En PDF behåller layouten på alla enheter och kan inte ändras av misstag. Om du jobbar på plats hos kunden kan du dela PDF:en från mobilen innan du går. Spara en kopia av varje faktura du skickar, i nummerordning, tillsammans med en anteckning om när den betalades.

Har du aldrig skrivit en faktura förut går vår steg-för-steg-guide om hur du gör en faktura igenom hela processen, och fakturaexemplen visar ifyllda fakturor för olika branscher och länder.