Hóa đơn là gì?

Định nghĩa ngắn gọn

Hóa đơn là yêu cầu thanh toán bằng văn bản. Trên đó liệt kê hàng hóa hoặc dịch vụ bạn đã cung cấp, giá của từng mục, thuế (nếu có), tổng tiền và ngày phải thanh toán. Bạn gửi hóa đơn sau khi làm xong việc hoặc giao hàng (hoặc ở một giai đoạn đã thỏa thuận của một dự án dài), và khách hàng dựa vào đó để trả tiền.

Với bạn, hóa đơn là ghi nhận một lần bán hàng. Nhờ nó bạn biết ai còn nợ tiền, và sau này nó là căn cứ cho khoản thu nhập bạn kê khai trong tờ khai thuế. Với khách hàng, hóa đơn là ghi nhận một lần mua: kế toán của họ lưu lại, và khách hàng doanh nghiệp có thể cần nó để khấu trừ khoản thuế đã trả.

Hóa đơn không giống báo giá hay dự toán (mức giá đưa ra trước khi làm việc, khách có thể đồng ý hoặc từ chối), và cũng không giống biên lai (bằng chứng đã nhận được tiền). Thứ tự thường là báo giá, rồi hóa đơn, rồi biên lai. Bài hướng dẫn về hóa đơn và biên lai nói kỹ hơn về bước cuối cùng này.

Trên hóa đơn cần ghi những gì

Quy định cụ thể tùy vào quốc gia của bạn và việc bạn có đăng ký một loại thuế tiêu dùng như VAT hay GST hay không. Gần như mọi hóa đơn, ở bất kỳ đâu, đều có những phần sau:

• Chữ "Hóa đơn" ở đầu trang, để không ai nhầm với báo giá.
• Số hóa đơn riêng biệt. Nhờ đó bạn và khách có thể nhắc đến đúng một hóa đơn mà không nhầm lẫn. Xem cách đánh số hóa đơn.
• Ngày lập hóa đơn và, nếu khác, ngày bạn làm việc hoặc giao hàng.
• Thông tin của bạn: tên doanh nghiệp (hoặc tên riêng), địa chỉ, email hoặc số điện thoại, và mã số thuế hay số đăng ký nếu bạn bắt buộc phải ghi.
• Thông tin khách hàng: tên người hoặc tên công ty và địa chỉ.
• Các dòng hàng: mô tả rõ từng sản phẩm hoặc dịch vụ, số lượng, đơn giá và thành tiền của dòng đó.
• Thuế, ghi thành một dòng riêng kèm thuế suất, nếu bạn có thu thuế.
• Tổng số tiền phải trả, ghi rõ loại tiền tệ.
• Điều khoản thanh toán: hạn thanh toán (hoặc điều khoản như Net 30) và cách trả tiền cho bạn: thông tin ngân hàng, tài khoản Zelle, địa chỉ PayPal.

Không bắt buộc nhưng hữu ích: số đơn đặt hàng (PO) của khách, một ghi chú ngắn, điều khoản trả chậm đã thỏa thuận trước, và logo của bạn.

Phân tích hóa đơn mẫu, từng phần một

Hóa đơn bên cạnh bài viết này do một studio thiết kế nhỏ gửi cho một phòng khám nha khoa. Dưới đây là lý do vì sao từng phần có mặt trên đó.

1. INV-0218 là số hóa đơn. Studio đã gửi 217 hóa đơn trước đó, và hóa đơn tiếp theo sẽ là INV-0219.
2. Ngày lập và hạn thanh toán. Điều khoản là 14 ngày, nên hạn thanh toán được in sẵn cho khách. Ghi một ngày cụ thể giúp tránh tranh cãi kiểu "14 ngày tính từ lúc nào?".
3. PO 5531 là mã tham chiếu của chính khách hàng. Các khách hàng lớn thường từ chối thanh toán hóa đơn không có số PO, vì bộ phận kế toán của họ phải đối chiếu hai chứng từ với nhau.
4. Phần Người bán và Người mua ghi đầy đủ tên hai bên kèm địa chỉ. Nếu sáu tháng sau kế toán của khách có thắc mắc, họ biết phải liên hệ ai.
5. Ba dòng hàng, dòng nào cũng cụ thể: "Thiết kế brochure, 6 trang" nói lên nhiều hơn hẳn "Công việc thiết kế". Dòng chỉnh sửa ghi 3 giờ với giá $75, nên khách có thể tự kiểm tra phép tính.
6. Không có dòng thuế. Ví dụ này không có thuế bán hàng vì studio không thu thuế cho dịch vụ này. Ở Mỹ, việc bạn có phải thu thuế bán hàng hay không tùy vào tiểu bang và loại hàng hóa, dịch vụ bạn bán, nên hãy hỏi cơ quan thuế của tiểu bang.
7. Tổng cộng: $1,515.00, kèm các cách thanh toán và lời đề nghị ghi số hóa đơn khi chuyển tiền. Dòng cuối này giúp bạn khỏi phải đoán những khoản chuyển khoản không ghi nội dung là tiền của việc nào.

Các loại hóa đơn bạn sẽ gặp

Hóa đơn thông thường

Loại dùng hằng ngày: việc đã làm xong hoặc hàng đã giao, giờ đến lúc thanh toán. Phần lớn bài viết này mô tả loại này.

Hóa đơn chiếu lệ (proforma)

Bản xem trước của một hóa đơn sắp phát hành, gửi trước khi giao dịch được chốt. Nhà nhập khẩu dùng nó để làm thủ tục hải quan hoặc thanh toán qua ngân hàng, và một số khách cần nó để xin duyệt mua hàng nội bộ. Nó trông giống hóa đơn nhưng không phải yêu cầu thanh toán và thường không được tính là hóa đơn thuế. Khi giao dịch diễn ra, bạn lập một hóa đơn thông thường. Duebolt có thể tạo hóa đơn chiếu lệ với dãy số riêng.

Giấy báo có (credit note)

Giấy báo có dùng để giảm hoặc hủy một hóa đơn đã gửi, ví dụ sau khi khách trả hàng, tính dư tiền hoặc việc bị hủy. Thay vì xóa hay sửa hóa đơn cũ, bạn lập một giấy báo có dẫn chiếu số của hóa đơn đó, để sổ sách vẫn khớp. Duebolt không có mẫu giấy báo có riêng, nên hãy hỏi kế toán của bạn muốn ghi nhận các điều chỉnh như thế nào.

Hóa đơn định kỳ

Cùng một hóa đơn được gửi theo lịch: phí dịch vụ trọn gói hằng tháng, hợp đồng dọn dẹp hằng tuần, gói bảo trì hằng năm. Mỗi lần vẫn là một hóa đơn riêng với số và ngày riêng; chỉ có nội dung là lặp lại.

Hóa đơn tạm và hóa đơn quyết toán

Với những việc kéo dài, bạn có thể thu tiền theo giai đoạn: tiền đặt cọc, một hóa đơn tiến độ ở giữa chừng và hóa đơn quyết toán cho phần còn lại. Mỗi hóa đơn giai đoạn nên ghi rõ nó bao gồm những gì và khách đã trả bao nhiêu.

Khi nào và gửi hóa đơn như thế nào

Hãy gửi hóa đơn ngay khi làm xong việc, hoặc đúng giai đoạn đã thỏa thuận. Bạn chờ càng lâu thì càng lâu nhận được tiền, và hóa đơn gửi muộn cũng cho khách thấy bạn không theo dõi sổ sách sát sao.

Với doanh nghiệp nhỏ, gửi email kèm file PDF là cách phổ biến. PDF giữ nguyên bố cục trên mọi thiết bị và không thể vô tình bị sửa. Với việc làm tại chỗ, bạn có thể gửi PDF ngay từ điện thoại trước khi rời đi. Hãy lưu bản sao mọi hóa đơn đã gửi, theo thứ tự, kèm ghi chú ngày được thanh toán.

Nếu bạn chưa từng lập hóa đơn, bài hướng dẫn từng bước về cách lập hóa đơn sẽ dẫn bạn đi hết quy trình, còn các mẫu hóa đơn ví dụ cho thấy những bản đã điền sẵn cho nhiều ngành nghề và quốc gia khác nhau.