Cos'è una fattura?

La definizione in breve

Una fattura è una richiesta di pagamento scritta. Elenca i beni o i servizi che hai fornito, il prezzo di ciascuno, le eventuali imposte, il totale e la data entro cui va pagata. La invii a lavoro finito o a merce consegnata (oppure a una fase concordata di un lavoro più lungo), e il cliente paga in base a quanto indicato.

Per te, la fattura è la registrazione di una vendita. Ti serve a tenere traccia di chi ti deve dei soldi e, in seguito, documenta i ricavi che indichi nella dichiarazione dei redditi. Per il cliente è la registrazione di un acquisto: il suo contabile la archivia e, se si tratta di un'azienda, può servirgli per recuperare le imposte pagate.

Una fattura non è un preventivo o una stima (un prezzo proposto prima del lavoro, che il cliente può accettare o rifiutare) e non è nemmeno una ricevuta (la prova che il pagamento è già arrivato). Di solito l'ordine è: preventivo, fattura, ricevuta. La nostra guida su fatture e ricevute approfondisce quest'ultimo passaggio.

Cosa deve contenere una fattura

Le regole precise dipendono dal tuo Paese e dal fatto che tu sia registrato o meno ai fini di un'imposta sulle vendite, come l'IVA o la GST. Quasi tutte le fatture, ovunque, riportano questi elementi:

• La parola «Fattura» in alto, così nessuno la scambia per un preventivo.
• Un numero di fattura univoco. Permette a te e al cliente di riferirvi a una fattura specifica senza confusione. Vedi come numerare le fatture.
• La data della fattura e, se diversa, la data in cui hai svolto il lavoro o consegnato la merce.
• I tuoi dati: nome dell'attività (o il tuo nome), indirizzo, email o telefono ed eventuali numeri fiscali o di registrazione che sei tenuto a indicare.
• I dati del cliente: nome o ragione sociale e indirizzo.
• Le voci: una descrizione chiara di ogni prodotto o servizio, la quantità, il prezzo unitario e l'importo della riga.
• Le imposte, su una riga a parte con l'aliquota, se le applichi.
• Il totale dovuto, con l'indicazione della valuta.
• Le condizioni di pagamento: la scadenza (o termini come Net 30) e come pagarti: coordinate bancarie, nome utente Zelle, indirizzo PayPal.

Facoltativi ma utili: il numero d'ordine d'acquisto (PO) del cliente, una breve nota, le condizioni per i ritardi di pagamento concordate in anticipo e il tuo logo.

L'esempio, punto per punto

La fattura accanto a questo articolo è di un piccolo studio grafico a uno studio dentistico. Ecco perché ogni elemento è lì.

1. INV-0218 è il numero della fattura. Lo studio ha emesso 217 fatture prima di questa, e la prossima sarà la INV-0219.
2. La data di emissione e la data di scadenza. Il termine è di 14 giorni, quindi la scadenza è stampata per il cliente. Scrivere una data precisa evita discussioni del tipo «14 giorni da quando?».
3. PO 5531 è il riferimento interno del cliente. I clienti più grandi spesso si rifiutano di pagare una fattura senza il loro numero d'ordine, perché l'ufficio amministrativo abbina i due documenti.
4. I riquadri «Da» e «A» indicano entrambe le parti per esteso, con indirizzo. Se fra sei mesi il contabile del cliente ha delle domande, sa chi chiamare.
5. Tre voci, tutte specifiche: «Progettazione brochure, 6 pagine» dice molto più di «Lavoro di grafica». La riga delle revisioni riporta 3 ore a $75, così il cliente può verificare i conti.
6. Nessuna riga d'imposta. In questo esempio non c'è imposta sulle vendite perché lo studio non la applica a questo servizio. Negli Stati Uniti, applicare o meno la sales tax dipende dallo Stato e da cosa vendi, quindi verifica con l'ufficio delle entrate del tuo Stato.
7. Totale: $1,515.00, con i metodi di pagamento e la richiesta di indicare il numero di fattura. Quest'ultima riga ti evita di dover abbinare bonifici anonimi ai lavori.

I tipi di fattura che incontrerai

Fattura ordinaria

Quella di tutti i giorni: il lavoro è fatto o la merce consegnata, ora va pagato. Quasi tutto questo articolo è dedicato a questo tipo.

Fattura proforma

Un'anteprima di una fattura futura, inviata prima che la vendita sia definitiva. Gli importatori la usano per le pratiche doganali o per un pagamento bancario, e alcuni clienti ne hanno bisogno per far approvare l'acquisto internamente. Sembra una fattura, ma non è una richiesta di pagamento e di solito non ha valore fiscale. Quando la vendita si conclude, emetti una fattura normale. Duebolt può creare una fattura proforma con una propria serie di numerazione.

Nota di credito

Una nota di credito riduce o annulla una fattura che hai già inviato, per esempio dopo un reso, un addebito eccessivo o un lavoro annullato. Invece di cancellare o modificare la vecchia fattura, emetti una nota di credito che ne richiama il numero, così i tuoi conti continuano a tornare. Duebolt non ha un documento specifico per le note di credito, quindi chiedi al tuo commercialista come preferisce registrare le correzioni.

Fattura ricorrente

La stessa fattura inviata a cadenza fissa: un canone mensile, un contratto di pulizie settimanale, un piano di manutenzione annuale. Ognuna resta comunque una fattura distinta, con numero e data propri; si ripete solo il contenuto.

Fatture di acconto e fattura di saldo

Nei lavori lunghi puoi fatturare per fasi: un acconto, una fattura di avanzamento a metà lavoro e una fattura finale per il saldo. Ogni fattura intermedia deve indicare cosa copre e quanto è già stato pagato.

Quando e come inviare una fattura

Invia la fattura appena il lavoro è finito, o alla fase concordata. Più aspetti a fatturare, più aspetti a incassare, e una fattura in ritardo dice anche al cliente che non segui i tuoi conti molto da vicino.

Per le piccole attività la norma è l'email con un PDF allegato. Il PDF mantiene l'impaginazione su qualsiasi dispositivo e non si può modificare per sbaglio. Per i lavori a domicilio o al banco, puoi condividere il PDF dal telefono prima di andare via. Conserva una copia di ogni fattura che invii, in ordine, con un'annotazione su quando è stata pagata.

Se non ne hai mai scritta una, la nostra guida passo passo su come fare una fattura ti accompagna in tutto il processo, e gli esempi di fattura mostrano versioni compilate per mestieri e Paesi diversi.