Apa itu invois?

Definisi ringkas

Invois ialah permintaan bayaran secara bertulis. Ia menyenaraikan barang atau perkhidmatan yang anda bekalkan, harga setiap satu, cukai (jika ada), jumlah keseluruhan dan tarikh bayaran perlu dibuat. Anda menghantarnya selepas kerja siap atau barang diserahkan (atau pada peringkat yang dipersetujui bagi projek yang panjang), dan pelanggan membayar berdasarkan invois itu.

Bagi anda, invois ialah rekod jualan. Dengan invois, anda tahu siapa yang masih berhutang, dan kemudian ia menjadi bukti bagi pendapatan yang anda laporkan dalam borang cukai pendapatan. Bagi pelanggan, invois ialah rekod pembelian: penyimpan kira-kira mereka memfailkannya, dan pelanggan perniagaan mungkin memerlukannya untuk menuntut semula cukai yang telah dibayar.

Invois tidak sama dengan sebut harga atau anggaran (harga yang ditawarkan sebelum kerja dimulakan, yang boleh diterima atau ditolak oleh pelanggan) dan tidak sama dengan resit (bukti bahawa bayaran sudah diterima). Urutan biasanya ialah sebut harga, kemudian invois, kemudian resit. Panduan kami tentang invois dan resit menghuraikan langkah terakhir ini dengan lebih lanjut.

Apa yang perlu ada dalam invois

Peraturan sebenar bergantung pada negara anda dan sama ada anda berdaftar untuk cukai jualan seperti VAT atau GST. Hampir setiap invois, di mana-mana sahaja, mengandungi bahagian berikut:

• Perkataan "Invois" di bahagian atas, supaya tiada siapa menyangka ia sebut harga.
• Nombor invois yang unik. Ia membolehkan anda dan pelanggan merujuk satu bil tanpa kekeliruan. Lihat cara menomborkan invois.
• Tarikh invois dan, jika berbeza, tarikh kerja dilakukan atau barang diserahkan.
• Butiran anda: nama perniagaan (atau nama anda sendiri), alamat, e-mel atau telefon, serta apa-apa nombor cukai atau pendaftaran yang wajib dipaparkan.
• Butiran pelanggan: nama atau nama syarikat mereka dan alamat.
• Butiran item: keterangan jelas bagi setiap produk atau perkhidmatan, kuantiti, harga seunit dan jumlah bagi baris itu.
• Cukai, ditunjukkan pada baris tersendiri bersama kadarnya, jika anda mengenakannya.
• Jumlah yang perlu dibayar, dalam mata wang yang dinyatakan.
• Terma pembayaran: tarikh akhir bayaran (atau terma seperti Net 30) dan cara membayar anda: butiran bank, ID Zelle, alamat PayPal.

Tidak wajib tetapi berguna: nombor pesanan belian (PO) pelanggan, nota ringkas, terma bayaran lewat yang dipersetujui lebih awal, dan logo anda.

Meneliti contoh invois, bahagian demi bahagian

Invois di sebelah artikel ini dihantar oleh sebuah studio reka bentuk kecil kepada sebuah klinik pergigian. Berikut ialah sebab setiap bahagian itu ada.

1. INV-0218 ialah nombor invois. Studio itu telah menghantar 217 invois sebelum ini, dan invois seterusnya ialah INV-0219.
2. Tarikh invois dan tarikh akhir bayaran. Termanya 14 hari, jadi tarikh akhir dicetak untuk pelanggan. Menulis tarikh sebenar mengelakkan pertikaian "14 hari dari bila?".
3. PO 5531 ialah rujukan pelanggan sendiri. Pelanggan yang lebih besar selalunya enggan membayar invois tanpa nombor PO mereka, kerana pasukan akaun mereka memadankan kedua-duanya.
4. Blok Daripada dan Kepada menamakan kedua-dua pihak dengan lengkap, bersama alamat. Jika akauntan pelanggan ada soalan enam bulan kemudian, mereka tahu siapa yang perlu dihubungi.
5. Tiga baris item, setiap satu spesifik: "Reka bentuk brosur, 6 halaman" jauh lebih jelas daripada "Kerja reka bentuk". Baris semakan menunjukkan 3 jam pada $75, jadi pelanggan boleh menyemak kiraannya.
6. Tiada baris cukai. Contoh ini tiada cukai jualan kerana studio itu tidak mengenakannya bagi perkhidmatan ini. Di AS, sama ada anda perlu mengenakan cukai jualan bergantung pada negeri anda dan apa yang anda jual, jadi semak dengan jabatan hasil negeri anda.
7. Jumlah: $1,515.00, bersama kaedah pembayaran dan permintaan supaya nombor invois dinyatakan. Baris terakhir itu menjimatkan masa anda kerana tidak perlu lagi memadankan pindahan bank tanpa keterangan dengan kerja yang berkaitan.

Jenis invois yang akan anda temui

Invois standard

Jenis yang paling biasa: kerja sudah siap atau barang sudah dihantar, jadi sila buat bayaran. Sebahagian besar artikel ini menerangkan jenis ini.

Invois proforma

Pratonton invois yang akan datang, dihantar sebelum jualan dimuktamadkan. Pengimport menggunakannya untuk menguruskan kastam atau bayaran bank, dan sesetengah pelanggan memerlukannya untuk mendapatkan kelulusan pembelian secara dalaman. Rupanya seperti invois tetapi ia bukan tuntutan bayaran dan biasanya tidak dikira sebagai invois cukai. Apabila jualan berlaku, anda keluarkan invois biasa. Duebolt boleh menghasilkan invois proforma dengan siri nombornya sendiri.

Nota kredit

Nota kredit mengurangkan atau membatalkan invois yang sudah dihantar, contohnya selepas barang dipulangkan, terlebih caj atau kerja dibatalkan. Daripada memadam atau menyunting invois lama, anda keluarkan nota kredit yang merujuk nombornya, supaya rekod anda tetap seimbang. Duebolt tidak mempunyai dokumen nota kredit yang berasingan, jadi tanya akauntan anda bagaimana mereka mahu pembetulan direkodkan.

Invois berulang

Bil yang sama dihantar mengikut jadual: yuran bulanan tetap, kontrak pembersihan mingguan, pelan penyelenggaraan tahunan. Setiap satu tetap invois berasingan dengan nombor dan tarikhnya sendiri; hanya kandungannya yang berulang.

Invois interim dan invois akhir

Bagi kerja yang lebih lama, anda mungkin membuat bil secara berperingkat: deposit, invois kemajuan di pertengahan jalan, dan invois akhir untuk baki. Setiap invois peringkat perlu menyatakan apa yang diliputi dan berapa yang sudah dibayar.

Bila dan bagaimana menghantar invois

Hantar invois sebaik sahaja kerja siap, atau pada peringkat yang dipersetujui. Semakin lewat anda menghantarnya, semakin lambat wang anda masuk, dan invois yang lewat juga memberi gambaran kepada pelanggan bahawa anda tidak memantau akaun dengan teliti.

E-mel bersama lampiran PDF ialah amalan biasa bagi perniagaan kecil. PDF mengekalkan susun atur anda pada apa jua peranti dan tidak boleh tersunting secara tidak sengaja. Untuk kerja di premis pelanggan, anda boleh berkongsi PDF dari telefon sebelum meninggalkan tapak. Simpan salinan setiap invois yang dihantar, mengikut urutan, bersama catatan bila ia dibayar.

Jika anda belum pernah menyediakan invois, panduan langkah demi langkah kami tentang cara membuat invois akan membimbing anda, dan contoh invois menunjukkan versi yang sudah diisi untuk pelbagai bidang kerja dan negara.