Co je faktura?

Stručná definice

Faktura je písemná žádost o zaplacení. Uvádí dodané zboží nebo služby, cenu každé položky, případnou daň, celkovou částku a datum, do kdy se má zaplatit. Posíláte ji po dokončení práce nebo dodání zboží (případně v dohodnuté fázi delší zakázky) a zákazník podle ní platí.

Pro vás je faktura záznamem o prodeji. Díky ní víte, kdo vám dluží peníze, a později dokládá příjmy ve vašem daňovém přiznání. Pro zákazníka je záznamem o nákupu: jeho účetní ji založí a firemní zákazník ji může potřebovat, aby si mohl uplatnit odpočet zaplacené daně.

Faktura není totéž co cenová nabídka nebo odhad ceny (cena navržená před prací, kterou zákazník může přijmout, nebo odmítnout) a není totéž co příjmový doklad (potvrzení, že platba už dorazila). Pořadí bývá obvykle takové: nabídka, pak faktura, pak příjmový doklad. Poslednímu kroku se podrobněji věnuje náš průvodce faktura vs. příjmový doklad.

Co má být na faktuře

Přesná pravidla závisí na vaší zemi a na tom, zda jste registrováni k dani z prodeje, jako je DPH (VAT) nebo GST. Téměř každá faktura kdekoli na světě ale obsahuje tyto části:

• Slovo „Faktura“ nahoře, aby si ji nikdo nespletl s nabídkou.
• Jedinečné číslo faktury. Díky němu se vy i klient můžete odkazovat na jednu konkrétní fakturu bez nejasností. Viz jak číslovat faktury.
• Datum vystavení a, pokud se liší, datum, kdy jste práci provedli nebo dodali zboží.
• Vaše údaje: název firmy (nebo vaše jméno), adresa, e-mail nebo telefon a daňové či registrační číslo, pokud ho musíte uvádět.
• Údaje zákazníka: jméno nebo název firmy a adresa.
• Položky: jasný popis každého produktu nebo služby, množství, jednotková cena a cena položky celkem.
• Daň na samostatném řádku se sazbou, pokud ji účtujete.
• Částka k úhradě v uvedené měně.
• Platební podmínky: datum splatnosti (nebo podmínka jako Net 30) a způsob platby: bankovní spojení, účet Zelle, adresa PayPal.

Nepovinné, ale užitečné: číslo objednávky klienta (PO), krátká poznámka, předem dohodnuté podmínky pro pozdní platbu a vaše logo.

Příklad rozebraný část po části

Faktura vedle tohoto článku je od malého grafického studia pro zubní ordinaci. Projděme si, proč je na ní každá část.

1. INV-0218 je číslo faktury. Studio před ní vystavilo 217 faktur a další bude INV-0219.
2. Datum vystavení a datum splatnosti. Splatnost je 14 dní, takže datum splatnosti je pro klienta vytištěné. Konkrétní datum předchází dohadům typu „14 dní od kdy?“.
3. PO 5531 je vlastní označení klienta. Větší klienti často odmítnou zaplatit fakturu bez čísla své objednávky, protože jejich účtárna obojí páruje.
4. Bloky Dodavatel a Odběratel uvádějí obě strany celým jménem i s adresou. Pokud bude mít účetní klienta za půl roku dotaz, ví, komu zavolat.
5. Tři položky, každá konkrétní: „Grafický návrh brožury, 6 stran“ řekne mnohem víc než „Grafické práce“. Na řádku s úpravami jsou 3 hodiny po $75, takže si klient může výpočet zkontrolovat.
6. Žádný řádek s daní. V tomto příkladu není daň z prodeje, protože ji studio u této služby neúčtuje. V USA záleží na státu a na tom, co prodáváte, zda daň z prodeje účtujete, proto si to ověřte u daňového úřadu příslušného státu.
7. Celkem: $1,515.00, k tomu způsoby platby a prosba o uvedení čísla faktury. Díky tomuto poslednímu řádku nemusíte hádat, ke které zakázce patří anonymní bankovní převod.

Druhy faktur, se kterými se setkáte

Běžná faktura

Každodenní případ: práce je hotová nebo zboží dodané, prosím zaplaťte. Většina tohoto článku popisuje právě ji.

Zálohová faktura (proforma)

Náhled budoucí faktury, který se posílá, než je prodej definitivní. Dovozci ji používají k vyřízení cla nebo bankovní platby a někteří klienti ji potřebují, aby jim nákup interně schválili. Vypadá jako faktura, ale není výzvou k zaplacení a obvykle se nepovažuje za daňový doklad. Když k prodeji dojde, vystavíte běžnou fakturu. V Dueboltu můžete vytvořit zálohovou fakturu s vlastní číselnou řadou.

Dobropis

Dobropis snižuje nebo ruší už odeslanou fakturu, například po vrácení zboží, při naúčtování příliš vysoké částky nebo po zrušení zakázky. Místo mazání nebo úprav staré faktury vystavíte dobropis, který odkazuje na její číslo, takže vaše evidence dál sedí. Duebolt nemá samostatný doklad pro dobropis, proto se zeptejte svého účetního, jak chce opravy zaznamenávat.

Pravidelná faktura

Stejná faktura posílaná podle plánu: měsíční paušál, týdenní smlouva na úklid, roční servisní plán. Každá je přesto samostatnou fakturou s vlastním číslem a datem; opakuje se jen obsah.

Dílčí a konečné faktury

U delších zakázek můžete fakturovat po etapách: záloha, průběžná faktura v polovině a konečná faktura na zbytek. Každá dílčí faktura by měla uvádět, co pokrývá a co už bylo zaplaceno.

Kdy a jak fakturu poslat

Pošlete fakturu hned po dokončení práce, nebo v dohodnuté fázi. Čím déle čekáte, tím déle čekáte i na peníze, a pozdní faktura navíc klientovi říká, že své finance příliš nehlídáte.

U malých firem je standardem e-mail s PDF v příloze. PDF zachová vzhled na jakémkoli zařízení a nedá se omylem upravit. U práce přímo u zákazníka můžete PDF poslat z telefonu ještě předtím, než odejdete. Uchovávejte kopii každé odeslané faktury, popořadě, spolu s poznámkou, kdy byla zaplacena.

Pokud jste fakturu ještě nikdy nepsali, náš podrobný průvodce jak vystavit fakturu vás provede krok za krokem a vzory faktur ukazují vyplněné faktury z různých oborů a zemí.