Než začnete: co budete potřebovat
Shromážděte tyto údaje jednou a mějte je někde, odkud je můžete zkopírovat:
- Název firmy, adresu, e-mail a telefon. Přidejte logo, pokud ho máte.
- Daňové nebo registrační číslo, které musíte uvádět. V Kanadě je to číslo GST/HST, pokud jste registrováni; v Austrálii ABN; ve Spojeném království DIČ k VAT, pokud jste plátci VAT.
- Jak chcete dostat zaplaceno: bankovní spojení, e-mail pro e-Transfer, PayPal, Zelle.
- Vaše obvyklé platební podmínky (například 14 dní nebo Net 30).
- Celé jméno nebo název firmy klienta, adresu a číslo objednávky, pokud vám ho dal.
- Co jste udělali: data, hodiny nebo množství, ceny, materiál.
Když tohle máte po ruce, samotná faktura je už jen vyplňování políček.
Krok za krokem: stejných 7 kroků v jakémkoli nástroji
- Nadepište ji „Faktura“ a přidělte jí další číslo ve své řadě. Číslo nikdy nepoužívejte znovu. Pokud je to vaše první faktura, začněte číslem 0001 nebo třeba 2026-001 a pokračujte vzestupně. Více v průvodci jak číslovat faktury.
- Uveďte datum: dnešní, a pokud jste práci provedli dříve, i datum jejího provedení.
- Doplňte své údaje a údaje klienta. Použijte oficiální jméno nebo název firmy klienta, ne zkrácený název ani jen kontaktní osobu.
- Rozepište práci po položkách. Jedna položka na službu nebo produkt, s množstvím, jednotkovou cenou a cenou celkem. „Týdenní úklid kanceláře (4 návštěvy) po $185“ je srozumitelnější než „Úklid za říjen: $740“.
- Přidejte daň, pokud ji účtujete, na samostatný řádek se sazbou. Slevu odečtěte před daní, ne až po ní.
- Uveďte celkovou částku a datum splatnosti. Napište konkrétní datum („Splatnost 6. 11. 2026“), ne jen „14 dní“.
- Napište, jak zaplatit, a požádejte klienta, aby uvedl číslo faktury. Pak fakturu uložte jako PDF a odešlete.
To je celý postup. Tři níže popsané způsoby se liší jen tím, kolik z toho musíte pokaždé psát znovu.
Tři způsoby, jak fakturu vytvořit
Ručně (na papír nebo do propisovacího bloku faktur)
Postačí na stánku na trhu nebo u jednorázové zakázky bez internetu. Kupte si číslovaný propisovací blok, aby vám zůstala kopie a čísla šla popořadě. Pište čitelně, daň a součet spočítejte na kalkulačce a svou kopii si vyfoťte, aby se neztratila. Nevýhoda: firemní klienti nedostanou úhledné PDF a vše budete muset později přepsat do evidence.
Ve Wordu, Dokumentech Google, Excelu nebo Tabulkách Google
Jednou si vytvořte šablonu se svými údaji nahoře a prázdnou tabulkou položek. V tabulkovém editoru použijte vzorce: množství krát cena u každé položky, SUMA pro mezisoučet, pak řádek s daní a celková částka. Pokaždé nejdřív zvolte „Uložit jako“ nebo „Vytvořit kopii“, abyste nepřepsali fakturu z minulého měsíce, ručně upravte číslo a datum a exportujte do PDF.
Časté nástrahy: zapomenete změnit číslo faktury, v buňce zůstane jméno starého klienta a vzorec nezahrnuje řádek, který jste přidali dole.
V generátoru faktur
Generátor za vás spočítá částky, pohlídá číslování i vzhled. V Dueboltu zadáte údaje o firmě jednou (zapamatují se ve vašem zařízení), vyberete nebo přidáte klienta, ťuknete na své obvyklé položky a stáhnete PDF. Číslo se zvyšuje samo a název daně, měna i formát papíru se řídí zemí, kterou zvolíte. Je zdarma a nevyžaduje registraci, takže se hodí každému, kdo fakturuje několikrát měsíčně a nechce se zabývat tabulkami.
Kontrolní seznam před odesláním
| Zkontrolujte | Proč na tom záleží |
|---|---|
| Číslo faktury je nové a navazuje na řadu | Duplicitní čísla dělají zmatek v účetnictví obou stran |
| Jméno a adresa klienta jsou správné | Účtárna klienta může špatně adresovanou fakturu odmítnout |
| Je uvedeno číslo objednávky nebo reference | Mnoho firem bez něj nezaplatí |
| Každá položka má množství a cenu | Klient si výpočet ověří během pár sekund |
| Sazba daně a vaše daňové číslo jsou správně | Firemní klienti je často potřebují k uplatnění odpočtu daně |
| Celková částka odpovídá nabídce nebo dohodě | Překvapení vyvolávají dotazy a dotazy zdržení |
| Splatnost je skutečné datum | „Net 30“ se snadno vyloží špatně, datum ne |
| Platební údaje jsou úplné | Chybějící číslice v čísle účtu stojí týden |
Pak si PDF jednou otevřete v telefonu. Když se dobře čte tam, bude se dobře číst všude.
Chyby, které zdržují platbu
- Pozdní odeslání. Fakturujte v den dokončení zakázky. Každý den čekání obvykle přidá den k tomu, kdy dostanete zaplaceno.
- Vágní popisy. „Poskytnuté služby“ vyvolávají dotazy. „Výměna kuchyňské baterie, 1,5 h práce plus materiál“ ne.
- Faktura dorazí k nesprávné osobě. Ve firmě často ten, kdo vám zakázku zadal, není ten, kdo platí. Zeptejte se, komu faktury posílat.
- Chybějící platební podmínky. Když neuvedete kdy, mnoho klientů zaplatí, až se jim to bude hodit.
- Úpravy odeslané faktury. Pokud bylo něco špatně, pošlete opravený doklad a ten původní si ponechte v evidenci, místo abyste ho potichu měnili.
- Nehlídáte splatnost. Zapište si datum splatnosti do kalendáře. Když uplyne, pošlete hned další den zdvořilou upomínku. Šablony najdete v průvodci e-mail k neuhrazené faktuře.
Hotové rozvržení pro různé obory najdete na stránce šablona faktury nebo v šabloně faktury za úklid, ze které vychází příklad na této stránce.
Ověřeno 23. října 2026.
Číst v jazyce:EnglishEspañolFrançaisDeutschPortuguêsItalianoNederlandsSvenskaPolskiDanskNorskSuomiРусскийУкраїнськаSlovenčinaRomânăMagyarΕλληνικάTürkçeالعربيةעבריתहिन्दीBahasa IndonesiaBahasa MelayuTiếng Việtไทย日本語한국어简体中文Hrvatski