Kako napraviti račun

Prije početka: što vam treba

Ovo prikupite jednom i spremite negdje odakle možete kopirati:

• Naziv obrta ili tvrtke, adresu, e-mail i telefon. Dodajte logotip ako ga imate.
• Svaki porezni ili registracijski broj koji morate otisnuti. U Kanadi je to vaš GST/HST broj ako ste registrirani; u Australiji ABN; u Ujedinjenom Kraljevstvu VAT broj ako ste u sustavu VAT-a.
• Kako želite primiti uplatu: bankovni podaci, e-mail za e-Transfer, PayPal, Zelle.
• Vaši uobičajeni uvjeti plaćanja (primjerice 14 dana ili Net 30).
• Puno ime ili naziv tvrtke klijenta, adresa i broj narudžbenice ako vam ga je dao.
• Što ste napravili: datumi, sati ili količine, cijene, materijal.

Kad sve to imate pri ruci, sam račun je samo popunjavanje polja.

Korak po korak: istih 7 koraka, koji god alat koristili

1. Naslovite ga „Račun” i dodijelite mu sljedeći broj u nizu. Nikada ne koristite isti broj dvaput. Ako vam je ovo prvi račun, počnite od 0001 ili nečeg poput 2026-001 i od tog broja nastavite redom. Više o tome u članku kako numerirati račune.
2. Stavite datum, današnji, i navedite datum obavljenog posla ako je bio ranije.
3. Dodajte svoje podatke i podatke klijenta. Koristite službeno ime ili naziv tvrtke klijenta, a ne nadimak ili samo ime kontakt-osobe.
4. Navedite posao redak po redak. Jedan redak za svaku uslugu ili proizvod, s količinom, jediničnom cijenom i iznosom. „Tjedno čišćenje ureda (4 dolaska) po $185” jasnije je od „Čišćenje za listopad: $740”.
5. Dodajte porez, ako ga obračunavate, u zasebnom retku sa stopom. Popust primijenite prije poreza, a ne nakon njega.
6. Upišite ukupan iznos i datum dospijeća. Navedite stvarni datum („Dospijeće: 6. studenoga 2026.”), a ne samo „14 dana”.
7. Napišite kako platiti i zamolite klijenta da navede broj računa. Zatim ga spremite kao PDF i pošaljite.

To je cijeli postupak. Tri načina u nastavku razlikuju se samo po tome koliko toga svaki put morate ponovno upisivati.

Tri načina da ga napravite

Ručno (na papiru ili u bloku računa s kopijom)

Dovoljno za štand na tržnici ili jednokratni posao bez interneta. Kupite numerirani blok s kopijama kako biste zadržali primjerak i kako bi brojevi išli redom. Pišite čitko, porez i ukupan iznos izračunajte kalkulatorom i fotografirajte svoj primjerak da se ne izgubi. Nedostatak: poslovnim klijentima ne možete poslati uredan PDF, a kasnije sve morate prepisivati u evidenciju.

U Wordu, Google Docsu, Excelu ili Google Sheetsu

Jednom napravite predložak sa svojim podacima na vrhu i praznom tablicom stavki. U proračunskoj tablici koristite formule: količina puta cijena za svaki redak, SUM za međuzbroj, zatim redak s porezom i ukupan iznos. Svaki put najprije odaberite „Spremi kao” ili „Napravi kopiju” da ne prebrišete račun od prošlog mjeseca, ručno promijenite broj i datum te izvezite u PDF.

Česte zamke: zaboravite promijeniti broj računa, u ćeliji ostane ime starog klijenta ili formula ne obuhvaća redak koji ste dodali na dnu.

U generatoru računa

Generator umjesto vas računa, numerira i slaže izgled. U Dueboltu podatke o svom poslovanju upišete jednom (pamte se na vašem uređaju), odaberete ili dodate klijenta, dodirnete svoje uobičajene stavke i preuzmete PDF. Broj raste sam, a naziv poreza, valuta i format papira prilagođavaju se državi koju odaberete. Besplatan je i ne traži registraciju, pa odgovara svima koji izdaju račune nekoliko puta mjesečno i ne žele se baviti tablicama.

Popis za provjeru prije slanja

Zatim jednom otvorite PDF na mobitelu. Ako se ondje dobro čita, čitat će se dobro svugdje.

Greške koje usporavaju plaćanje

• Kasno slanje. Izdajte račun na dan kad je posao završen. Svaki dan čekanja obično je dan više do uplate.
• Nejasni opisi. „Pružene usluge” izazivaju pitanja. „Zamjena kuhinjske slavine, 1,5 h rada plus dijelovi” ne izaziva.
• Slanje krivoj osobi. U tvrtki vas često ne plaća onaj tko vas je angažirao. Pitajte kome treba slati račune.
• Nema uvjeta plaćanja. Ako ne napišete do kada, mnogi će klijenti platiti kad im odgovara.
• Mijenjanje poslanog računa. Ako je nešto bilo pogrešno, pošaljite ispravljeni dokument i sačuvajte zapis o starom, umjesto da ga potiho izmijenite.
• Nema podsjetnika. Upišite datum dospijeća u kalendar. Ako prođe, sljedeći dan pošaljite pristojan podsjetnik. Predloške ima naš vodič e-mail za dospjeli račun.

Gotove predloške po djelatnostima potražite na stranici predložak računa ili u predlošku računa za čišćenje prema kojem je napravljen primjer na ovoj stranici.