Cách lập hóa đơn

Trước khi bắt đầu: bạn cần chuẩn bị gì

Hãy gom các thông tin này một lần và lưu ở chỗ dễ sao chép:

• Tên doanh nghiệp, địa chỉ, email và số điện thoại của bạn. Thêm logo nếu có.
• Mã số thuế hoặc số đăng ký mà bạn bắt buộc phải in. Ở Canada đó là số GST/HST nếu bạn đã đăng ký; ở Úc là ABN; ở Anh là số VAT nếu bạn đã đăng ký VAT.
• Cách bạn muốn nhận tiền: thông tin ngân hàng, email e-Transfer, PayPal, Zelle.
• Điều khoản thanh toán thường dùng (ví dụ 14 ngày, hoặc Net 30).
• Họ tên đầy đủ hoặc tên công ty của khách, địa chỉ và số đơn đặt hàng nếu họ có đưa.
• Những việc bạn đã làm: ngày, số giờ hoặc số lượng, giá, vật tư.

Có đủ những thứ này rồi thì lập hóa đơn chỉ còn là điền vào các ô.

Từng bước: cùng 7 bước, dù bạn dùng công cụ nào

1. Đặt tiêu đề "Hóa đơn" và đánh số tiếp theo trong dãy số của bạn. Không bao giờ dùng lại một số. Nếu đây là hóa đơn đầu tiên, hãy bắt đầu từ 0001 hoặc kiểu như 2026-001 rồi tăng dần từ đó. Xem thêm ở cách đánh số hóa đơn.
2. Ghi ngày là ngày hôm nay, và ghi thêm ngày làm việc nếu việc đó diễn ra trước.
3. Điền thông tin của bạn và của khách. Dùng tên pháp lý hoặc tên công ty của khách, không chỉ ghi biệt danh hay tên người liên hệ.
4. Liệt kê công việc theo từng dòng. Mỗi dịch vụ hoặc sản phẩm một dòng, kèm số lượng, đơn giá và thành tiền. "Dọn văn phòng hằng tuần (4 lần) giá $185" rõ ràng hơn "Dọn dẹp tháng 10: $740".
5. Thêm thuế, nếu bạn có thu, thành một dòng riêng ghi rõ thuế suất. Trừ chiết khấu trước khi tính thuế, không phải sau.
6. Ghi tổng tiền và hạn thanh toán. Ghi một ngày cụ thể ("Hạn thanh toán: 6/11/2026") thay vì chỉ ghi "14 ngày".
7. Ghi rõ cách thanh toán và đề nghị khách ghi số hóa đơn khi chuyển tiền. Sau đó lưu thành PDF và gửi đi.

Toàn bộ quy trình chỉ có vậy. Ba cách làm dưới đây chỉ khác nhau ở chỗ mỗi lần bạn phải gõ lại bao nhiêu thứ.

Ba cách lập hóa đơn

Viết tay (giấy hoặc sổ hóa đơn có giấy than)

Phù hợp với sạp chợ hoặc một việc lẻ ở nơi không có internet. Hãy mua sổ hóa đơn hai liên có đánh số sẵn để bạn giữ được bản sao và số chạy theo thứ tự. Viết rõ ràng, tính thuế và tổng tiền bằng máy tính, rồi chụp ảnh liên lưu để không bị thất lạc. Nhược điểm: không có file PDF gọn gàng cho khách doanh nghiệp, và sau này phải chép lại mọi thứ vào sổ sách.

Bằng Word, Google Docs, Excel hoặc Google Sheets

Tạo một mẫu một lần, với thông tin của bạn ở đầu trang và một bảng trống cho các dòng hàng. Trong bảng tính, hãy dùng công thức: số lượng nhân đơn giá cho mỗi dòng, hàm SUM cho tạm tính, rồi dòng thuế và tổng cộng. Mỗi lần dùng, hãy "Save as" hoặc "Make a copy" trước để không ghi đè lên hóa đơn tháng trước, tự cập nhật số và ngày, rồi xuất ra PDF.

Những cái bẫy thường gặp: quên đổi số hóa đơn, tên khách cũ còn sót trong một ô, và công thức không tính dòng bạn mới thêm ở cuối.

Bằng công cụ tạo hóa đơn

Công cụ tạo hóa đơn tự tính toán, tự đánh số và tự dàn trang cho bạn. Trong Duebolt, bạn chỉ gõ thông tin doanh nghiệp một lần (được ghi nhớ trên thiết bị của bạn), chọn hoặc thêm khách hàng, chạm vào các mục quen dùng và tải PDF về. Số hóa đơn tự tăng, còn tên thuế, loại tiền tệ và khổ giấy sẽ theo quốc gia bạn chọn. Công cụ miễn phí và không cần đăng ký, nên hợp với những ai lập hóa đơn vài lần mỗi tháng và không muốn dùng bảng tính.

Danh sách kiểm tra trước khi bấm gửi

Sau đó mở file PDF trên điện thoại một lần. Nếu đọc dễ trên đó thì ở đâu cũng đọc dễ.

Những lỗi làm chậm việc thanh toán

• Gửi muộn. Hãy gửi hóa đơn ngay trong ngày làm xong việc. Mỗi ngày bạn chần chừ thường là thêm một ngày phải chờ tiền.
• Mô tả mơ hồ. "Dịch vụ đã thực hiện" dễ khiến khách thắc mắc. "Thay vòi nước bếp, 1,5 giờ công, cộng tiền phụ tùng" thì không.
• Gửi nhầm người. Ở công ty, người thuê bạn thường không phải là người trả tiền. Hãy hỏi ai là người nhận hóa đơn.
• Không ghi điều khoản thanh toán. Nếu bạn không nói khi nào, nhiều khách sẽ trả lúc nào tiện cho họ.
• Sửa hóa đơn đã gửi. Nếu có sai sót, hãy gửi chứng từ điều chỉnh và giữ lại bản cũ, thay vì lặng lẽ sửa đi.
• Không nhắc nợ. Ghi hạn thanh toán vào lịch. Nếu quá hạn, hãy gửi một lời nhắc lịch sự vào ngày hôm sau. Bài hướng dẫn email nhắc hóa đơn quá hạn có sẵn các mẫu thư.

Để có bố cục làm sẵn theo ngành nghề, hãy xem trang mẫu hóa đơn, hoặc mẫu hóa đơn dọn dẹp được dùng cho ví dụ trên trang này.