Sebelum bermula: apa yang anda perlukan
Kumpulkan maklumat ini sekali dan simpan di tempat yang mudah disalin:
- Nama perniagaan, alamat, e-mel dan telefon anda. Tambah logo jika ada.
- Apa-apa nombor cukai atau pendaftaran yang wajib dicetak. Di Kanada, ia nombor GST/HST jika anda berdaftar; di Australia, ABN anda; di UK, nombor VAT jika anda berdaftar VAT.
- Cara anda mahu dibayar: butiran bank, e-mel e-Transfer, PayPal, Zelle.
- Terma pembayaran biasa anda (contohnya 14 hari, atau Net 30).
- Nama penuh atau nama syarikat pelanggan, alamat mereka, dan nombor pesanan belian jika diberikan.
- Kerja yang anda lakukan: tarikh, jam atau kuantiti, harga, bahan.
Dengan maklumat ini di tangan, membuat invois hanyalah soal mengisi ruangan.
Langkah demi langkah: 7 langkah yang sama, apa jua alat yang digunakan
- Letakkan tajuk "Invois" dan berikan nombor seterusnya dalam siri anda. Jangan sekali-kali guna semula nombor. Jika ini invois pertama anda, mulakan dengan 0001 atau sesuatu seperti 2026-001 dan kira naik dari situ. Baca lebih lanjut dalam cara menomborkan invois.
- Letakkan tarikh hari ini, dan catatkan tarikh kerja jika ia lebih awal.
- Masukkan butiran anda dan pelanggan. Gunakan nama sah atau nama syarikat pelanggan, bukan nama panggilan atau nama orang yang dihubungi sahaja.
- Senaraikan kerja baris demi baris. Satu baris bagi setiap perkhidmatan atau produk, dengan kuantiti, harga seunit dan jumlah baris. "Pembersihan pejabat mingguan (4 lawatan) pada kadar $185" lebih jelas daripada "Pembersihan Oktober: $740".
- Tambah cukai, jika anda mengenakannya, sebagai baris berasingan yang menunjukkan kadarnya. Tolak apa-apa diskaun sebelum cukai, bukan selepasnya.
- Tulis jumlah dan tarikh akhir bayaran. Letakkan tarikh sebenar ("Perlu dibayar pada 6 November 2026") dan bukan sekadar "14 hari".
- Nyatakan cara membayar dan minta pelanggan menyebut nombor invois. Kemudian simpan sebagai PDF dan hantar.
Itu sahaja prosesnya. Perbezaan antara tiga kaedah di bawah ialah berapa banyak yang perlu anda taip semula setiap kali.
Tiga cara membuat invois
Secara manual (kertas atau buku invois berkarbon)
Sesuai untuk gerai pasar atau kerja sekali sahaja tanpa internet. Beli buku pendua bernombor supaya anda menyimpan salinan dan nombornya berturutan. Tulis dengan jelas, kira cukai dan jumlah dengan kalkulator, dan ambil gambar salinan anda supaya tidak hilang. Kelemahannya: tiada PDF yang kemas untuk pelanggan perniagaan, dan anda perlu menyalin semuanya ke dalam rekod kemudian.
Dalam Word, Google Docs, Excel atau Google Sheets
Buat templat sekali dengan butiran anda di bahagian atas dan jadual item yang kosong. Dalam hamparan, gunakan formula: kuantiti darab harga bagi setiap baris, SUM untuk subjumlah, kemudian baris cukai dan jumlah. Setiap kali, gunakan "Save as" atau "Make a copy" dahulu supaya invois bulan lepas tidak tertindih, kemas kini nombor dan tarikh secara manual, dan eksport ke PDF.
Perangkap biasa: terlupa menukar nombor invois, nama pelanggan lama tertinggal dalam sel, dan formula yang tidak meliputi baris yang anda tambah di bawah.
Dengan penjana invois
Penjana invois mengira, menomborkan dan menyusun atur untuk anda. Dalam Duebolt, anda taip butiran perniagaan sekali sahaja (ia diingati pada peranti anda), pilih atau tambah pelanggan, ketik item biasa anda, dan muat turun PDF. Nombornya naik dengan sendiri, dan nama cukai, mata wang serta saiz kertas mengikut negara yang anda pilih. Ia percuma dan tidak perlu mendaftar, jadi sesuai untuk sesiapa yang membuat invois beberapa kali sebulan dan tidak mahu menggunakan hamparan.
Senarai semak sebelum menekan butang hantar
| Semak | Mengapa penting |
|---|---|
| Nombor invois baharu dan mengikut urutan | Nombor berganda mengelirukan rekod kedua-dua pihak |
| Nama dan alamat pelanggan betul | Pasukan akaun pelanggan mungkin menolak invois yang salah alamat |
| Nombor PO atau rujukan disertakan | Banyak syarikat tidak akan membayar tanpanya |
| Setiap baris ada kuantiti dan harga | Pelanggan boleh menyemak kiraan dalam beberapa saat |
| Kadar cukai dan nombor cukai anda betul | Pelanggan perniagaan selalunya memerlukannya untuk menuntut semula cukai |
| Jumlah sepadan dengan sebut harga atau perjanjian | Kejutan menimbulkan pertanyaan, dan pertanyaan melambatkan bayaran |
| Tarikh akhir ialah tarikh sebenar | "Net 30" mudah disalah baca; tarikh tidak |
| Butiran pembayaran lengkap | Satu digit hilang dalam nombor akaun boleh melambatkan bayaran seminggu |
Kemudian buka PDF itu sekali di telefon anda. Jika ia mudah dibaca di situ, ia mudah dibaca di mana-mana.
Kesilapan yang melambatkan bayaran
- Menghantar lewat. Hantar invois pada hari kerja siap. Setiap hari anda menunggu biasanya menambah sehari sebelum anda dibayar.
- Keterangan yang kabur. "Perkhidmatan diberikan" mengundang soalan. "Paip dapur diganti, 1.5 jam upah serta alat ganti" tidak.
- Menghantar kepada orang yang salah. Dalam syarikat, orang yang mengupah anda selalunya bukan orang yang membuat bayaran. Tanya siapa yang patut menerima invois.
- Tiada terma pembayaran. Jika anda tidak menyatakan bila, ramai pelanggan akan membayar bila-bila masa yang sesuai bagi mereka.
- Menyunting invois yang sudah dihantar. Jika ada yang salah, hantar dokumen pembetulan dan simpan rekod dokumen lama, bukan mengubahnya secara senyap.
- Tiada susulan. Masukkan tarikh akhir dalam kalendar anda. Jika ia berlalu, hantar peringatan yang sopan keesokan harinya. Panduan e-mel invois tertunggak kami ada templatnya.
Untuk susun atur sedia guna mengikut bidang kerja, lihat halaman templat invois, atau templat invois pembersihan yang digunakan untuk contoh di halaman ini.
Disemak pada 23 Oktober 2026.
Baca dalam:EnglishEspañolFrançaisDeutschPortuguêsItalianoNederlandsSvenskaPolskiDanskNorskSuomiРусскийУкраїнськаČeštinaSlovenčinaRomânăMagyarΕλληνικάTürkçeالعربيةעבריתहिन्दीBahasa IndonesiaTiếng Việtไทย日本語한국어简体中文Hrvatski