ใบแจ้งหนี้ (Invoice) คืออะไร?

นิยามแบบสั้น ๆ

ใบแจ้งหนี้คือคำขอให้ชำระเงินเป็นลายลักษณ์อักษร ในเอกสารจะระบุสินค้าหรือบริการที่คุณส่งมอบ ราคาของแต่ละรายการ ภาษี (ถ้ามี) ยอดรวม และวันที่ต้องชำระเงิน คุณส่งใบแจ้งหนี้หลังทำงานเสร็จหรือส่งมอบสินค้าแล้ว (หรือตามงวดที่ตกลงกันไว้สำหรับงานที่ใช้เวลานาน) แล้วลูกค้าก็ชำระเงินตามนั้น

สำหรับคุณ ใบแจ้งหนี้คือหลักฐานการขาย ช่วยให้รู้ว่าใครยังค้างชำระอยู่ และต่อไปก็เป็นหลักฐานรองรับรายได้ในการยื่นภาษีของคุณ สำหรับลูกค้า ใบแจ้งหนี้คือหลักฐานการซื้อ ฝ่ายบัญชีของลูกค้าจะเก็บไว้ และลูกค้าที่เป็นธุรกิจอาจต้องใช้เพื่อขอคืนภาษีที่จ่ายไป

ใบแจ้งหนี้ไม่ใช่ ใบเสนอราคา หรือ ใบประเมินราคา (ราคาที่เสนอก่อนเริ่มงาน ซึ่งลูกค้าจะตอบรับหรือปฏิเสธก็ได้) และไม่ใช่ ใบเสร็จรับเงิน (หลักฐานว่าได้รับเงินแล้ว) ลำดับโดยทั่วไปคือ ใบเสนอราคา ตามด้วยใบแจ้งหนี้ แล้วจึงเป็นใบเสร็จ คู่มือเรื่อง ใบแจ้งหนี้กับใบเสร็จ ของเราอธิบายขั้นตอนสุดท้ายนี้อย่างละเอียด

ใบแจ้งหนี้ต้องมีอะไรบ้าง

กฎที่แน่ชัดขึ้นอยู่กับประเทศของคุณ และขึ้นอยู่กับว่าคุณจดทะเบียนภาษีการขายอย่าง VAT หรือ GST หรือไม่ แต่ใบแจ้งหนี้แทบทุกใบ ไม่ว่าที่ไหน จะมีส่วนต่อไปนี้

• คำว่า "ใบแจ้งหนี้" อยู่ด้านบน เพื่อไม่ให้ใครเข้าใจผิดว่าเป็นใบเสนอราคา
• เลขที่ใบแจ้งหนี้ที่ไม่ซ้ำกัน ช่วยให้คุณและลูกค้าอ้างถึงบิลใบเดียวกันได้โดยไม่สับสน ดู วิธีตั้งเลขที่ใบแจ้งหนี้
• วันที่ออกใบแจ้งหนี้ และวันที่ทำงานหรือส่งมอบสินค้า หากเป็นคนละวันกัน
• ข้อมูลของคุณ: ชื่อธุรกิจ (หรือชื่อของคุณเอง) ที่อยู่ อีเมลหรือเบอร์โทรศัพท์ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีหรือเลขทะเบียนที่กำหนดให้ต้องแสดง
• ข้อมูลของลูกค้า: ชื่อบุคคลหรือชื่อบริษัท และที่อยู่
• รายการสินค้าหรือบริการ: คำอธิบายที่ชัดเจนของแต่ละรายการ จำนวน ราคาต่อหน่วย และยอดรวมของรายการนั้น
• ภาษี แยกไว้เป็นบรรทัดของตัวเองพร้อมอัตรา หากคุณเรียกเก็บ
• ยอดที่ต้องชำระ โดยระบุสกุลเงิน
• เงื่อนไขการชำระเงิน: วันครบกำหนดชำระ (หรือเงื่อนไขอย่าง Net 30) และวิธีชำระเงินให้คุณ เช่น ข้อมูลบัญชีธนาคาร บัญชี Zelle หรืออีเมล PayPal

ไม่บังคับแต่มีประโยชน์: เลขที่ใบสั่งซื้อ (PO) ของลูกค้า หมายเหตุสั้น ๆ เงื่อนไขกรณีชำระล่าช้าที่ตกลงกันไว้ล่วงหน้า และโลโก้ของคุณ

อ่านตัวอย่างทีละส่วน

ใบแจ้งหนี้ข้างบทความนี้เป็นของสตูดิโอออกแบบเล็ก ๆ ที่ส่งให้คลินิกทันตกรรมแห่งหนึ่ง ต่อไปนี้คือเหตุผลที่แต่ละส่วนต้องมี

1. INV-0218 คือเลขที่ใบแจ้งหนี้ สตูดิโอนี้ส่งใบแจ้งหนี้ไปแล้ว 217 ใบก่อนหน้านี้ และใบถัดไปจะเป็น INV-0219
2. วันที่ออกและวันครบกำหนดชำระ เงื่อนไขคือ 14 วัน จึงพิมพ์วันครบกำหนดไว้ให้ลูกค้าเห็นชัด การเขียนวันที่จริงช่วยตัดปัญหาถกเถียงว่า "14 วันนับจากเมื่อไร?"
3. PO 5531 คือเลขอ้างอิงของลูกค้าเอง ลูกค้ารายใหญ่มักไม่ยอมจ่ายใบแจ้งหนี้ที่ไม่มีเลข PO เพราะฝ่ายบัญชีต้องจับคู่เอกสารทั้งสองเข้าด้วยกัน
4. ช่องผู้ส่งและผู้รับ ระบุชื่อเต็มของทั้งสองฝ่ายพร้อมที่อยู่ ถ้าอีกหกเดือนนักบัญชีของลูกค้ามีคำถาม ก็จะรู้ว่าต้องติดต่อใคร
5. รายการสามบรรทัด ที่ระบุชัดทุกบรรทัด "ออกแบบโบรชัวร์ 6 หน้า" บอกอะไรได้มากกว่า "งานออกแบบ" เยอะ บรรทัดค่าแก้ไขงานแสดง 3 ชั่วโมง ชั่วโมงละ $75 ลูกค้าจึงตรวจการคำนวณได้เอง
6. ไม่มีบรรทัดภาษี ตัวอย่างนี้ไม่มีภาษีการขาย เพราะสตูดิโอไม่ได้เรียกเก็บสำหรับบริการนี้ ในสหรัฐฯ การจะต้องเก็บภาษีการขายหรือไม่ขึ้นอยู่กับรัฐของคุณและสิ่งที่คุณขาย จึงควรสอบถามหน่วยงานจัดเก็บรายได้ของรัฐ
7. ยอดรวม: $1,515.00 พร้อมวิธีชำระเงินและคำขอให้ระบุเลขที่ใบแจ้งหนี้ บรรทัดสุดท้ายนี้ช่วยให้คุณไม่ต้องมานั่งเดาว่ายอดโอนที่ไม่มีข้อมูลอ้างอิงเป็นค่างานไหน

ประเภทของใบแจ้งหนี้ที่คุณจะได้เจอ

ใบแจ้งหนี้ทั่วไป

แบบที่ใช้กันเป็นประจำ คือทำงานเสร็จหรือส่งของแล้ว กรุณาชำระเงิน เนื้อหาส่วนใหญ่ของบทความนี้พูดถึงแบบนี้

ใบแจ้งหนี้ล่วงหน้า (Proforma)

ตัวอย่างของใบแจ้งหนี้ที่จะออกในอนาคต ส่งก่อนที่การขายจะสรุป ผู้นำเข้าใช้เพื่อดำเนินการศุลกากรหรือการชำระเงินผ่านธนาคาร และลูกค้าบางรายต้องใช้เพื่อขออนุมัติการจัดซื้อภายในองค์กร หน้าตาเหมือนใบแจ้งหนี้ แต่ไม่ใช่การเรียกเก็บเงิน และโดยทั่วไปไม่นับเป็นใบกำกับภาษี เมื่อการขายเกิดขึ้นจริง คุณจึงออกใบแจ้งหนี้ปกติ Duebolt สร้าง ใบแจ้งหนี้ล่วงหน้า ได้ โดยมีชุดเลขที่แยกต่างหาก

ใบลดหนี้

ใบลดหนี้ใช้ลดยอดหรือยกเลิกใบแจ้งหนี้ที่ส่งไปแล้ว เช่น หลังลูกค้าคืนสินค้า เรียกเก็บเกิน หรืองานถูกยกเลิก แทนที่จะลบหรือแก้ใบแจ้งหนี้เดิม คุณออกใบลดหนี้ที่อ้างอิงเลขที่ใบเดิม เพื่อให้บัญชียังตรงกัน Duebolt ไม่มีเอกสารใบลดหนี้แยกต่างหาก จึงควรถามนักบัญชีของคุณว่าต้องการให้บันทึกการแก้ไขอย่างไร

ใบแจ้งหนี้แบบเรียกเก็บประจำ

บิลเดิมที่ส่งตามรอบเวลา เช่น ค่าบริการรายเดือน สัญญาทำความสะอาดรายสัปดาห์ หรือแผนบำรุงรักษารายปี แต่ละใบยังคงเป็นใบแจ้งหนี้แยกกัน มีเลขที่และวันที่ของตัวเอง เพียงแต่เนื้อหาซ้ำกัน

ใบแจ้งหนี้ระหว่างงวดและงวดสุดท้าย

สำหรับงานที่ใช้เวลานาน คุณอาจเรียกเก็บเป็นงวด ได้แก่ เงินมัดจำ ใบแจ้งหนี้ตามความคืบหน้าเมื่องานเสร็จครึ่งทาง และใบแจ้งหนี้งวดสุดท้ายสำหรับยอดคงเหลือ ใบแจ้งหนี้แต่ละงวดควรระบุว่าครอบคลุมงานส่วนไหนและชำระไปแล้วเท่าไร

ควรส่งใบแจ้งหนี้เมื่อไรและอย่างไร

ส่งใบแจ้งหนี้ทันทีที่งานเสร็จ หรือตามงวดที่ตกลงกันไว้ ยิ่งคุณรอนานเท่าไร ก็ยิ่งได้เงินช้าเท่านั้น และใบแจ้งหนี้ที่ส่งช้ายังทำให้ลูกค้ารู้สึกว่าคุณไม่ได้ดูแลบัญชีอย่างใกล้ชิด

สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก การส่งอีเมลแนบไฟล์ PDF เป็นเรื่องปกติ PDF รักษาหน้าตาเอกสารไว้ได้บนทุกอุปกรณ์และไม่ถูกแก้ไขโดยไม่ตั้งใจ ถ้าเป็นงานหน้างาน คุณแชร์ PDF จากมือถือได้ก่อนออกจากพื้นที่ เก็บสำเนาใบแจ้งหนี้ทุกใบที่ส่งไว้ตามลำดับ พร้อมบันทึกว่าได้รับชำระเมื่อไร

ถ้าคุณไม่เคยทำใบแจ้งหนี้มาก่อน คู่มือทีละขั้นตอนเรื่อง วิธีทำใบแจ้งหนี้ จะพาคุณทำไปทีละขั้น และ ตัวอย่างใบแจ้งหนี้ แสดงฉบับที่กรอกข้อมูลแล้วสำหรับอาชีพและประเทศต่าง ๆ