इनवॉइस क्या है?

छोटी-सी परिभाषा

इनवॉइस भुगतान का लिखित अनुरोध है। इसमें आपके दिए गए सामान या सेवाएँ, हर एक की कीमत, कोई टैक्स, कुल राशि और भुगतान की अंतिम तारीख लिखी होती है। आप इसे काम पूरा होने या सामान पहुँचने के बाद भेजते हैं (या लंबे काम में तय किए गए किसी चरण पर), और ग्राहक इसी के आधार पर भुगतान करता है।

आपके लिए इनवॉइस एक बिक्री का रिकॉर्ड है। इसी से आप पता रखते हैं कि किस पर आपका कितना पैसा बाकी है, और आगे चलकर यही आपके टैक्स रिटर्न में दिखाई गई आमदनी का सबूत बनता है। ग्राहक के लिए यह खरीद का रिकॉर्ड है: उनका बुककीपर इसे फ़ाइल करता है, और किसी बिज़नेस ग्राहक को चुकाया हुआ टैक्स वापस क्लेम करने के लिए इसकी ज़रूरत पड़ सकती है।

इनवॉइस कोटेशन या एस्टिमेट जैसा नहीं है (काम से पहले बताई गई कीमत, जिसे ग्राहक मान भी सकता है और ठुकरा भी सकता है), और न ही यह रसीद है (इस बात का सबूत कि भुगतान मिल चुका है)। आम तौर पर क्रम यह होता है: पहले कोटेशन, फिर इनवॉइस, फिर रसीद। आख़िरी चरण के बारे में ज़्यादा जानने के लिए हमारी गाइड इनवॉइस और रसीद में अंतर पढ़ें।

इनवॉइस में क्या-क्या लिखा जाता है

सटीक नियम आपके देश पर और इस पर निर्भर करते हैं कि आप VAT या GST जैसे किसी सेल्स टैक्स के लिए रजिस्टर्ड हैं या नहीं। फिर भी लगभग हर जगह, हर इनवॉइस में ये हिस्से होते हैं:

• सबसे ऊपर “Invoice” (इनवॉइस) शब्द, ताकि कोई इसे कोटेशन न समझ ले।
• एक यूनिक इनवॉइस नंबर। इससे आप और क्लाइंट बिना किसी उलझन के एक ही बिल की बात कर पाते हैं। देखें इनवॉइस नंबर कैसे दें।
• इनवॉइस की तारीख और, अगर अलग हो, तो काम करने या सामान डिलीवर करने की तारीख।
• आपका विवरण: बिज़नेस का नाम (या आपका अपना नाम), पता, ईमेल या फ़ोन, और कोई भी टैक्स या रजिस्ट्रेशन नंबर जिसे दिखाना आपके लिए ज़रूरी हो।
• ग्राहक का विवरण: उनका नाम या कंपनी का नाम और पता।
• लाइन आइटम: हर प्रोडक्ट या सेवा का साफ़ विवरण, मात्रा, यूनिट कीमत और उस लाइन की कुल राशि।
• टैक्स, अगर आप लेते हैं, तो दर के साथ अलग लाइन में।
• कुल देय राशि, स्पष्ट करेंसी के साथ।
• भुगतान की शर्तें: देय तारीख (या Net 30 जैसी शर्त, यानी 30 दिन के भीतर भुगतान) और भुगतान का तरीका: बैंक विवरण, Zelle हैंडल, PayPal पता।

ज़रूरी नहीं, पर काम के: क्लाइंट का परचेज़ ऑर्डर (PO) नंबर, एक छोटा नोट, देर से भुगतान की वे शर्तें जो आपने पहले से तय की हों, और आपका लोगो।

उदाहरण को हिस्सा-दर-हिस्सा समझें

इस लेख के साथ दिखाया गया इनवॉइस एक छोटे डिज़ाइन स्टूडियो ने एक डेंटल क्लिनिक को भेजा है। हर हिस्सा वहाँ क्यों है, यह देखिए।

1. INV-0218 इनवॉइस नंबर है। स्टूडियो इससे पहले 217 इनवॉइस भेज चुका है, और अगला INV-0219 होगा।
2. जारी करने की तारीख और देय तारीख। शर्त 14 दिनों की है, इसलिए क्लाइंट के लिए देय तारीख छापी गई है। असली तारीख लिखने से “14 दिन किस दिन से?” वाली बहस नहीं होती।
3. PO 5531 क्लाइंट का अपना रेफ़रेंस है। बड़े क्लाइंट अक्सर अपने PO नंबर के बिना इनवॉइस का भुगतान नहीं करते, क्योंकि उनकी अकाउंट्स टीम दोनों का मिलान करती है।
4. From और To वाले हिस्सों में दोनों पक्षों का पूरा नाम और पता है। अगर छह महीने बाद क्लाइंट के अकाउंटेंट को कुछ पूछना हो, तो उन्हें पता होगा कि किसे फ़ोन करना है।
5. तीन लाइन आइटम, हर एक स्पष्ट: “ब्रोशर डिज़ाइन, 6 पेज” से “डिज़ाइन का काम” की तुलना में कहीं ज़्यादा पता चलता है। रिविज़न वाली लाइन में $75 की दर से 3 घंटे दिखाए गए हैं, ताकि क्लाइंट हिसाब जाँच सके।
6. कोई टैक्स लाइन नहीं। इस उदाहरण में सेल्स टैक्स नहीं है, क्योंकि स्टूडियो इस सेवा पर टैक्स नहीं लेता। अमेरिका में सेल्स टैक्स लगेगा या नहीं, यह आपके राज्य पर और आप क्या बेचते हैं इस पर निर्भर करता है, इसलिए अपने राज्य के रेवेन्यू विभाग से पुष्टि करें।
7. कुल: $1,515.00, भुगतान के तरीकों और इनवॉइस नंबर लिखने के अनुरोध के साथ। यह आख़िरी लाइन आपको बिना नाम वाले बैंक ट्रांसफ़र को सही काम से मिलाने की झंझट से बचाती है।

इनवॉइस के प्रकार जो आपको मिलेंगे

स्टैंडर्ड इनवॉइस

रोज़मर्रा वाला इनवॉइस: काम हो गया या सामान पहुँच गया, अब कृपया भुगतान करें। इस लेख का ज़्यादातर हिस्सा इसी के बारे में है।

प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस

आने वाले इनवॉइस की एक झलक, जो बिक्री पक्की होने से पहले भेजी जाती है। इम्पोर्टर इसका इस्तेमाल कस्टम्स या बैंक भुगतान की व्यवस्था के लिए करते हैं, और कुछ क्लाइंट्स को अपनी कंपनी में खरीद मंज़ूर कराने के लिए इसकी ज़रूरत होती है। यह दिखता इनवॉइस जैसा है, लेकिन यह भुगतान की माँग नहीं है और आम तौर पर टैक्स इनवॉइस नहीं माना जाता। बिक्री होने पर आप सामान्य इनवॉइस जारी करते हैं। Duebolt अलग नंबर सीरीज़ के साथ प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस बना सकता है।

क्रेडिट नोट

क्रेडिट नोट पहले भेजे गए इनवॉइस की राशि घटाता है या उसे रद्द करता है, जैसे सामान लौटाने, ज़्यादा चार्ज करने या काम रद्द होने के बाद। पुराने इनवॉइस को मिटाने या बदलने के बजाय आप ऐसा क्रेडिट नोट जारी करते हैं जिसमें उसका नंबर लिखा हो, ताकि आपके रिकॉर्ड का हिसाब सही बना रहे। Duebolt में अलग क्रेडिट नोट दस्तावेज़ नहीं है, इसलिए अपने अकाउंटेंट से पूछ लें कि वे सुधार किस तरह दर्ज करवाना चाहते हैं।

रेकरिंग (बार-बार आने वाला) इनवॉइस

एक ही बिल जो तय समय पर भेजा जाता है: मासिक रिटेनर, साप्ताहिक सफ़ाई का कॉन्ट्रैक्ट, सालाना मेंटेनेंस प्लान। हर बिल फिर भी एक अलग इनवॉइस होता है, जिसका अपना नंबर और तारीख होती है; बस उसकी सामग्री दोहराई जाती है।

अंतरिम और फ़ाइनल इनवॉइस

लंबे कामों में आप चरणों में बिल कर सकते हैं: एडवांस, आधा काम होने पर एक प्रोग्रेस इनवॉइस, और बाकी राशि के लिए फ़ाइनल इनवॉइस। हर चरण के इनवॉइस में लिखा होना चाहिए कि वह किस काम का है और कितना भुगतान पहले ही हो चुका है।

इनवॉइस कब और कैसे भेजें

काम पूरा होते ही, या तय किए गए चरण पर, इनवॉइस भेज दें। आप जितनी देर करेंगे, पैसे के लिए उतना ही लंबा इंतज़ार करना पड़ेगा। देर से भेजा गया इनवॉइस क्लाइंट को यह भी बताता है कि आप अपने हिसाब-किताब पर ठीक से नज़र नहीं रख रहे।

छोटे बिज़नेस के लिए PDF अटैच करके ईमेल भेजना आम तरीका है। PDF हर डिवाइस पर आपका लेआउट जस का तस रखता है और गलती से एडिट नहीं होता। साइट पर जाकर किए गए काम के लिए आप वहाँ से निकलने से पहले ही फ़ोन से PDF शेयर कर सकते हैं। भेजे गए हर इनवॉइस की कॉपी क्रम से रखें, साथ में यह भी नोट करें कि उसका भुगतान कब हुआ।

अगर आपने पहले कभी इनवॉइस नहीं बनाया है, तो हमारी स्टेप-बाय-स्टेप गाइड इनवॉइस कैसे बनाएँ आपको पूरा तरीका बताएगी, और इनवॉइस के उदाहरण में अलग-अलग कामों और देशों के भरे हुए इनवॉइस दिखाए गए हैं।