什么是发票（Invoice）？

简明定义

发票是一份书面的付款请求。它列出您提供的商品或服务、各项价格、税费、总额以及付款到期日。您在完成工作或交付商品后（或在较长项目的约定阶段）开具发票，客户据此付款。

对您来说，发票是一笔销售的记录。您靠它追踪谁还欠您钱，日后它也是报税时收入的凭证。对客户来说，它是一笔采购的记录：记账人员会将其归档，如果客户是企业，可能还需要用它来抵扣已缴纳的税款。

发票不同于报价单或估价单（在开工前提出的价格，客户可以接受或拒绝），也不同于收据（证明款项已经到账）。通常的顺序是：先报价，再开发票，最后出收据。关于最后一步，请参阅我们的发票与收据的区别指南。

发票上要写什么

具体规定取决于您所在的国家，以及您是否登记了增值税（VAT）或商品及服务税（GST）等销售税。不过，几乎所有地方的发票都包含以下内容：

• 顶部写明“发票”（Invoice）字样，以免被误认为报价单。
• 唯一的发票编号。 让您和客户都能准确指代某一张账单，不会混淆。参见如何给发票编号。
• 开票日期，如有不同，还要写上提供服务或交货的日期。
• 您的信息：商号（或您本人姓名）、地址、邮箱或电话，以及依规必须显示的税号或登记号。
• 客户信息：客户姓名或公司名称及地址。
• 明细行：每项商品或服务的清晰描述、数量、单价和小计。
• 税费：如果收取，单独列一行并注明税率。
• 应付总额，并注明币种。
• 付款条款：到期日（或Net 30之类的条款）以及付款方式：银行账户信息、Zelle账号、PayPal地址。

非必需但很实用的内容：客户的采购订单（PO）号、一句简短备注、事先约定的逾期付款条款，以及您的标志（Logo）。

逐项解读示例

本文旁边的发票是一家小型设计工作室开给一家牙科诊所的。下面说明每一部分为什么要这样写。

1. INV-0218是发票编号。这家工作室之前已经开过217张发票，下一张将是INV-0219。
2. 开票日期和到期日。 付款期限为14天，所以直接为客户印出了到期日。写明具体日期，就能避免“从哪天开始算14天？”的争执。
3. PO 5531是客户自己的参考编号。较大的客户往往拒绝支付没有PO号的发票，因为他们的财务部门要将两者对账。
4. 开票方和收票方栏完整写明双方名称和地址。即使半年后客户的会计有疑问，也知道该联系谁。
5. 三行明细都写得很具体：“宣传册设计，6页”比“设计工作”传达的信息多得多。修改那一行写明3小时、每小时$75，客户可以自己核对金额。
6. 没有税费行。 这个示例没有销售税，因为工作室对这项服务不收销售税。是否收取销售税取决于您所在的州和所售商品，请向本州税务部门确认。
7. 总额：$1,515.00，并附上付款方式和注明发票编号的请求。有了最后这一句，您就不必费劲去猜一笔不知来源的银行转账对应的是哪个项目。

常见的发票类型

标准发票

最日常的一种：工作已完成或商品已交付，现在请付款。本文大部分内容讲的就是它。

形式发票（Proforma Invoice）

在交易最终确定前发出的、未来发票的预览。进口商用它办理清关或银行付款，有些客户也需要它来走内部采购审批。它看起来像发票，但并不是付款要求，通常也不算税务发票。交易达成后，您再开具正式发票。Duebolt可以用单独的编号序列开具形式发票。

贷项通知单（Credit Note）

贷项通知单用于减少或取消一张已经发出的发票，例如发生退货、多收费用或项目取消时。不要删除或修改原发票，而是开具一张引用其编号的贷项通知单，这样您的账目仍然对得上。Duebolt没有单独的贷项通知单文档，因此更正该如何记录，请咨询您的会计师。

定期发票

按固定周期发送的相同账单：每月的服务费、每周的保洁合同、每年的维护计划。每一张仍然是独立的发票，有自己的编号和日期，只是内容重复。

阶段发票和最终发票

在较长的项目中，您可以分阶段收费：定金、项目进行到一半时的进度发票，以及结清余款的最终发票。每张阶段发票都应写明涵盖哪部分工作、已经支付了多少。

何时以及如何发送发票

工作一完成，或到了约定的阶段，就发送发票。拖得越久，等钱的时间就越长；迟到的发票还会让客户觉得您对账目不够上心。

对小企业来说，通过电子邮件发送PDF附件是常规做法。PDF在任何设备上都能保持版式不变，也不会被意外修改。如果是上门或现场服务，您可以在离开前直接用手机分享PDF。每张发出的发票都要按顺序保留一份副本，并记下何时收到了付款。

如果您从没开过发票，我们的如何开发票指南会一步步带您完成，发票示例则展示了不同行业和国家已填好的样本。