Mikä on lasku?

Lyhyt määritelmä

Lasku on kirjallinen maksupyyntö. Siinä luetellaan toimitetut tavarat tai palvelut, kunkin hinta, mahdollinen vero, loppusumma ja päivä, johon mennessä raha on maksettava. Lasku lähetetään, kun työ on tehty tai tavarat toimitettu (tai pidemmässä toimeksiannossa sovitussa vaiheessa), ja asiakas maksaa sen perusteella.

Sinulle lasku on myynnin tosite. Sen avulla pysyt kärryillä siitä, kuka on sinulle velkaa, ja myöhemmin se on tosite veroilmoituksessa ilmoittamillesi tuloille. Asiakkaallesi se on oston tosite: hänen kirjanpitäjänsä arkistoi sen, ja yritysasiakas voi tarvita sitä saadakseen maksamansa veron takaisin.

Lasku ei ole sama asia kuin tarjous tai kustannusarvio (ennen työtä annettu hinta, jonka asiakas voi hyväksyä tai hylätä) eikä sama kuin kuitti (todiste siitä, että maksu on jo saapunut). Järjestys on yleensä tarjous, sitten lasku, sitten kuitti. Viimeistä vaihetta käsitellään tarkemmin oppaassa lasku vai kuitti.

Mitä laskuun merkitään

Tarkat säännöt riippuvat maastasi ja siitä, oletko rekisteröitynyt myyntiveron, kuten arvonlisäveron (VAT) tai GST:n, maksajaksi. Maasta riippumatta lähes jokaisesta laskusta löytyvät kuitenkin nämä osat:

• Sana ”Lasku” ylälaidassa, jotta kukaan ei luule sitä tarjoukseksi.
• Yksilöllinen laskunumero. Sen avulla sinä ja asiakas voitte puhua samasta laskusta ilman sekaannusta. Katso miten laskut numeroidaan.
• Laskun päivämäärä ja, jos se on eri, päivä, jolloin työ tehtiin tai tavarat toimitettiin.
• Omat tietosi: yrityksen nimi (tai oma nimesi), osoite, sähköposti tai puhelin sekä vero- tai rekisteröintinumero, jos se on laskussa oltava.
• Asiakkaan tiedot: nimi tai yrityksen nimi ja osoite.
• Laskurivit: selkeä kuvaus jokaisesta tuotteesta tai palvelusta, määrä, yksikköhinta ja rivin summa.
• Vero omana rivinään verokantoineen, jos veloitat sitä.
• Maksettava loppusumma ilmoitetussa valuutassa.
• Maksuehdot: eräpäivä (tai ehto, kuten Net 30) ja maksutapa: pankkitiedot, Zelle-tunnus, PayPal-osoite.

Ei pakollisia mutta hyödyllisiä: asiakkaan ostotilausnumero (PO), lyhyt viesti, etukäteen sovitut viivästysehdot ja logosi.

Esimerkki osa osalta

Artikkelin vieressä oleva lasku on pienen suunnittelustudion lasku hammaslääkärin vastaanotolle. Käydään läpi, miksi kukin osa on mukana.

1. INV-0218 on laskunumero. Studio on lähettänyt ennen tätä 217 laskua, ja seuraava on INV-0219.
2. Laskupäivä ja eräpäivä. Maksuaika on 14 päivää, joten eräpäivä on painettu laskuun asiakkaan nähtäväksi. Kun laskussa on oikea päivämäärä, kenenkään ei tarvitse kiistellä siitä, mistä ne 14 päivää lasketaan.
3. PO 5531 on asiakkaan oma viite. Isommat asiakkaat jättävät usein maksamatta laskun, josta niiden ostotilausnumero puuttuu, koska taloushallinto täsmäyttää nämä kaksi keskenään.
4. Lähettäjän ja vastaanottajan tiedot nimeävät molemmat osapuolet kokonaan osoitteineen. Jos asiakkaan kirjanpitäjällä on kysyttävää puolen vuoden päästä, hän tietää, kenelle soittaa.
5. Kolme laskuriviä, jokainen täsmällinen: ”Esitteen suunnittelu, 6 sivua” kertoo paljon enemmän kuin ”Suunnittelutyö”. Korjausrivillä on 3 tuntia à $75, joten asiakas voi tarkistaa laskutoimituksen.
6. Ei veroriviä. Tässä esimerkissä ei ole myyntiveroa, koska studio ei veloita sitä tästä palvelusta. Yhdysvalloissa myyntiveron veloittaminen riippuu osavaltiosta ja siitä, mitä myyt, joten tarkista asia oman osavaltiosi veroviranomaiselta.
7. Yhteensä: $1,515.00 sekä maksutavat ja pyyntö merkitä laskunumero maksuun. Tuo viimeinen rivi säästää sinut arvailemasta, mihin työhön nimetön tilisiirto liittyy.

Laskutyypit, joihin törmäät

Tavallinen lasku

Arkinen perustapaus: työ on tehty tai tavarat toimitettu, ja nyt on maksun aika. Suurin osa tästä artikkelista kuvaa juuri sitä.

Proformalasku

Ennakkoversio tulevasta laskusta, joka lähetetään ennen kuin kauppa on lopullinen. Maahantuojat käyttävät sitä tullausta tai pankkimaksua varten, ja osa asiakkaista tarvitsee sen saadakseen hankinnan hyväksyttyä sisäisesti. Se näyttää laskulta, mutta se ei ole maksuvaatimus eikä yleensä kelpaa verotukselliseksi laskuksi. Kun kauppa toteutuu, laadit tavallisen laskun. Dueboltilla voit tehdä proformalaskun omalla numerosarjallaan.

Hyvityslasku

Hyvityslasku pienentää tai mitätöi jo lähetetyn laskun esimerkiksi palautuksen, liian suuren veloituksen tai perutun työn jälkeen. Vanhaa laskua ei poisteta eikä muokata, vaan laaditaan hyvityslasku, joka viittaa sen numeroon, jolloin kirjanpito täsmää edelleen. Dueboltissa ei ole erillistä hyvityslaskua, joten kysy kirjanpitäjältäsi, miten hän haluaa korjaukset kirjattavan.

Toistuva lasku

Sama lasku lähtee aikataulun mukaan: kuukausittainen kiinteä palkkio, viikoittainen siivoussopimus, vuotuinen huoltosopimus. Jokainen on silti erillinen lasku omalla numerollaan ja päivämäärällään; vain sisältö toistuu.

Osa- ja loppulaskut

Pidemmissä töissä voit laskuttaa vaiheittain: ennakkomaksu, välilasku puolivälissä ja loppulasku jäljellä olevasta summasta. Jokaisessa vaihelaskussa pitää kertoa, mitä se kattaa ja mitä on jo maksettu.

Milloin ja miten lasku lähetetään

Lähetä lasku heti, kun työ on valmis, tai sovitussa vaiheessa. Mitä pidempään odotat, sitä pidempään odotat myös rahojasi, ja myöhässä tuleva lasku kertoo asiakkaalle, ettet seuraa raha-asioitasi kovin tarkasti.

Pienyrityksille vakiotapa on sähköposti, jonka liitteenä on PDF. PDF säilyttää ulkoasun millä tahansa laitteella, eikä sitä voi muokata vahingossa. Asiakkaan luona tehdyissä töissä voit jakaa PDF:n puhelimestasi ennen kuin lähdet. Säilytä kopio jokaisesta lähettämästäsi laskusta järjestyksessä ja merkitse, milloin se maksettiin.

Jos et ole koskaan tehnyt laskua, vaiheittainen oppaamme miten lasku tehdään käy prosessin läpi, ja laskuesimerkeistä näet täytettyjä laskuja eri aloilta ja eri maista.