¿Qué es una factura?

La definición corta

Una factura es una solicitud de pago por escrito. Enumera los productos o servicios que entregaste, el precio de cada uno, los impuestos si los hay, el total y la fecha en que vence el pago. La envías cuando terminas el trabajo o entregas la mercancía (o en una etapa acordada de un proyecto largo), y el cliente la usa para pagarte.

Para ti, la factura es el registro de una venta. Con ella controlas quién te debe dinero y, más adelante, es el respaldo documental de los ingresos que declaras en tus impuestos. Para tu cliente, es el registro de una compra: su asesor o contable la archiva y, si es una empresa, puede necesitarla para recuperar los impuestos que pagó.

Una factura no es lo mismo que un presupuesto o una cotización (un precio que ofreces antes del trabajo y que el cliente puede aceptar o rechazar), ni que un recibo (la prueba de que el pago ya llegó). El orden habitual es presupuesto, factura y recibo. Nuestra guía sobre facturas y recibos profundiza en este último paso.

Qué datos lleva una factura

Las normas exactas dependen de tu país y de si estás dado de alta en un impuesto sobre las ventas, como el IVA o el GST. Casi cualquier factura, en cualquier lugar, incluye estas partes:

• La palabra «Factura» en la parte superior, para que nadie la confunda con un presupuesto.
• Un número de factura único. Sirve para que tanto tú como tu cliente identifiquéis cada factura sin confusiones. Consulta cómo numerar las facturas.
• La fecha de la factura y, si es distinta, la fecha en que hiciste el trabajo o entregaste la mercancía.
• Tus datos: nombre del negocio (o tu propio nombre), dirección, correo o teléfono y cualquier número fiscal o de registro que debas mostrar.
• Los datos del cliente: su nombre o razón social y su dirección.
• Los conceptos: una descripción clara de cada producto o servicio, la cantidad, el precio unitario y el importe de cada línea.
• Los impuestos, en una línea aparte con su tipo, si los cobras.
• El total a pagar, en una moneda indicada.
• Las condiciones de pago: la fecha de vencimiento (o condiciones como Net 30) y cómo pagarte: datos bancarios, usuario de Zelle, dirección de PayPal.

Opcional pero útil: el número de orden de compra (PO) del cliente, una nota breve, las condiciones por retraso en el pago acordadas de antemano y tu logotipo.

El ejemplo, parte por parte

La factura que acompaña a este artículo es de un pequeño estudio de diseño a una clínica dental. Veamos por qué está ahí cada elemento.

1. INV-0218 es el número de factura. El estudio ha emitido 217 facturas antes que esta, y la siguiente será la INV-0219.
2. La fecha de emisión y la de vencimiento. El plazo es de 14 días, así que la fecha de vencimiento aparece impresa para el cliente. Poner una fecha concreta evita discusiones del tipo «¿14 días desde cuándo?».
3. PO 5531 es la referencia interna del cliente. Los clientes grandes suelen negarse a pagar una factura sin su número de orden de compra, porque su departamento de contabilidad cruza ambos documentos.
4. Los bloques «De» y «Para» identifican a ambas partes con su nombre completo y dirección. Si dentro de seis meses el asesor del cliente tiene dudas, sabrá a quién llamar.
5. Tres conceptos, todos concretos: «Diseño de folleto, 6 páginas» dice mucho más que «Trabajo de diseño». La línea de correcciones muestra 3 horas a $75, para que el cliente pueda comprobar las cuentas.
6. Sin línea de impuestos. Este ejemplo no lleva impuesto sobre las ventas porque el estudio no lo cobra por este servicio. En Estados Unidos, cobrar o no el sales tax depende del estado y de lo que vendas, así que conviene consultarlo con el departamento de impuestos de tu estado.
7. Total: $1,515.00, con las formas de pago y la petición de indicar el número de factura. Esa última línea te ahorra tener que adivinar a qué trabajo corresponde cada transferencia anónima.

Tipos de factura que te vas a encontrar

Factura ordinaria

La de todos los días: el trabajo está hecho o la mercancía entregada, así que toca pagar. Casi todo este artículo trata de ella.

Factura proforma

Un borrador de una factura futura que se envía antes de cerrar la venta. Los importadores la usan para gestionar la aduana o un pago bancario, y algunos clientes la necesitan para que les aprueben la compra internamente. Parece una factura, pero no es una exigencia de pago y normalmente no cuenta como factura a efectos fiscales. Cuando se concreta la venta, emites una factura normal. Duebolt puede generar una factura proforma con su propia serie de numeración.

Nota de crédito

Una nota de crédito (también llamada factura rectificativa en algunos países) reduce o anula una factura que ya enviaste, por ejemplo tras una devolución, un cobro de más o un trabajo cancelado. En lugar de borrar o modificar la factura original, emites una nota de crédito que hace referencia a su número, para que tus registros sigan cuadrando. Duebolt no tiene un documento específico de nota de crédito, así que pregunta a tu asesor cómo prefiere que se registren las correcciones.

Factura recurrente

La misma factura enviada de forma periódica: una iguala mensual, un contrato de limpieza semanal, un plan de mantenimiento anual. Cada una sigue siendo una factura independiente con su propio número y fecha; solo se repite el contenido.

Facturas parciales y factura final

En trabajos largos puedes facturar por etapas: un anticipo, una factura de avance a mitad del proyecto y una factura final por el saldo pendiente. Cada factura parcial debe indicar qué cubre y cuánto se ha pagado ya.

Cuándo y cómo enviar una factura

Envía la factura en cuanto termines el trabajo, o en la fase acordada. Cuanto más tardes en facturar, más tardarás en cobrar, y una factura tardía también le dice al cliente que no llevas tus cuentas muy al día.

En los pequeños negocios lo habitual es enviarla por correo electrónico con un PDF adjunto. El PDF conserva el diseño en cualquier dispositivo y no se puede modificar por accidente. Si trabajas a domicilio o atiendes en el local, puedes compartir el PDF desde el móvil antes de irte. Guarda una copia de cada factura que envíes, en orden, junto con una nota de cuándo te la pagaron.

Si nunca has hecho una, nuestra guía paso a paso sobre cómo hacer una factura te lo explica todo, y los ejemplos de facturas muestran versiones completas para distintos oficios y países.