Gratis kwitantiegenerator

Waarvoor dient een kwitantie?

Een kwitantie bewijst dat er geld is betaald. Met een factuur vraag je om betaling, met een kwitantie bevestig je dat het geld binnen is. Je klant bewaart de kwitantie voor de administratie, de boekhouder of een onkostendeclaratie. Zelf houd je ook een kopie bij.

Daarom staat op een kwitantie betaald en niet ‘te betalen’: de datum waarop je bent betaald, hoe dat is gebeurd (met pinpas, contant, via bankoverschrijving of cheque) en het ontvangen bedrag. Heb je voor de klus al een factuur gestuurd, dan kan het factuurnummer op de kwitantie staan, zodat beide documenten bij elkaar horen.

Wat zet je op een kwitantie?

• Een kwitantienummer, oplopend genummerd (RCT-0001, RCT-0002…). Duebolt nummert kwitanties apart van facturen.
• Je bedrijfsnaam en contactgegevens, en eventueel je belasting- of registratienummer.
• Wie heeft betaald: de naam van de klant of het bedrijf. Voeg het adres toe als dat nodig is voor de administratie.
• Betaaldatum en betaalmethode. Bij een kaartbetaling zijn de laatste vier cijfers genoeg. Noteer nooit het volledige kaartnummer.
• Waarvoor is betaald, per regel met aantallen en prijzen.
• Belasting apart vermeld als je die rekent, en het ontvangen totaalbedrag.
• Optioneel: het factuurnummer dat ermee is betaald en een kort bedankje.

Zo maak je een kwitantie in Duebolt

1. Voeg je bedrijf eenmalig toe. De gegevens worden op dit apparaat onthouden voor de volgende kwitantie.
2. Tik op de klant of voer een nieuwe klant in.
3. Voeg toe waarvoor is betaald. Je vaste items kun je daarna met één tik toevoegen.
4. Open de gegevens van de kwitantie om de betaaldatum en betaalmethode in te stellen.
5. Download, deel of print de PDF. Bovenaan staat BETAALD, zonder watermerk.

Wil je eerst factureren en de betaling later bevestigen? Maak nu een factuur. Zodra het geld binnen is, open je die in je account en tik je op Kwitantie maken. Alle gegevens worden overgenomen.

Kwitantie of factuur: wat heb je nodig?

Veel kleine klussen worden ter plekke betaald. Je kunt de factuur dan overslaan en meteen een kwitantie geven. Vraagt een klant om een ‘betaalde factuur’, dan bedoelt die meestal een kwitantie.

Kwitanties in andere landen

Duebolt stelt de belastingnaam, valuta en het papierformaat in voor jouw land: sales tax en Letter-papier in de VS, VAT en A4 in het VK en Europa, GST met je ABN in Australië. Je kunt ook de documenttaal aanpassen. Zo krijgt een klant in Zweden een kvitto en een klant in Duitsland een Quittung.

Ben je geregistreerd voor VAT, dan verwachten sommige landen voor zakelijke klanten een volledige VAT-factuur in plaats van een eenvoudige kwitantie. Twijfel je? Maak dan een factuur en markeer die als betaald.