Gratis proformafactuur maken

Wat is een proformafactuur?

Een proformafactuur is een voorproef van de factuur die je verstuurt zodra de verkoop doorgaat. De koper ziet precies wat die ontvangt, de aantallen en prijzen, eventuele belasting en verzendkosten en hoe er betaald moet worden. "Pro forma" is Latijn voor "als vorm".

Het is geen betalingsverzoek in boekhoudkundige zin en hoort niet in je verkoopboek. Je boekt er geen omzet mee en je klant kan er geen belasting mee terugvragen. Zodra de goederen zijn verzonden of de dienst is geleverd, maak je een echte factuur.

Wanneer heb je een proformafactuur nodig?

• Vooruitbetaling. De financiële afdeling van de koper heeft een document nodig voordat die een voorschot of aanbetaling vrijgeeft.
• Import- en exportpapieren. Kopers gebruiken een proforma vaak voor een importvergunning, een kredietbrief of een schatting van de douanewaarde vóór verzending. Voor de douaneafhandeling is meestal de definitieve handelsfactuur nodig.
• Interne goedkeuring. Een groter bedrijf kan een document met prijzen nodig hebben als bijlage bij een inkooporder voordat die wordt ondertekend.
• Afspraken vastleggen. Incoterms, leverdata en verpakking kunnen op papier worden gecontroleerd voordat er iets wordt gemaakt.

Wat zet je erop?

• Bovenaan de woorden Proforma invoice (Duebolt drukt dit automatisch af) en een proformanummer (PRO-0001…).
• Je bedrijfsgegevens en registratienummers, plus die van de koper.
• Een volledige omschrijving van de goederen of diensten: aantal, prijs per eenheid en bij goederen de HS- of HSN-codes, het gewicht en land van herkomst als de koper die voor de douane nodig heeft.
• Belasting apart vermeld, het totaal en de valuta.
• Betaalgegevens en voorwaarden: hoeveel vooraf en hoeveel bij levering.
• Leveringsvoorwaarden en de datum tot wanneer de prijzen geldig zijn.

Proformafactuur, handelsfactuur en factuur

Een proforma lijkt meer op een offerte dan op een factuur. Veranderen de afspraken, stuur dan een nieuwe proforma.

Proformafacturen in India

In India wordt veel gezocht naar proformafacturen, omdat leveranciers en exporteurs ze dagelijks gebruiken. Onder GST is een proforma geen belastingfactuur: je neemt die niet op in je GST-aangifte en de koper kan er geen voorbelasting mee terugvragen.

Betaalt de koper een voorschot op basis van je proforma, dan verwachten de GST-regels dat je daarvoor een ontvangstbewijs voor vooruitbetaling (receipt voucher) uitreikt, en een belastingfactuur zodra je daadwerkelijk levert. Buitenlandse kopers vragen bij export vaak om een proforma om een kredietbrief of overboeking te regelen. Bij verzending maak je de exportfactuur. Duebolt ondersteunt INR, GSTIN, UPI en bankgegevens voor India. Voor gewone GST-facturen zie de factuurgenerator voor India.