Gratis factuursjabloon voor Word (.docx)

Waarom een factuur in Word handig is

Word heeft bijna iedereen al. Een .docx-bestand voelt vertrouwd: je kunt het jaren later nog openen, elke tekst aanpassen en als bijlage mailen zonder speciale software. Sommige klanten vragen ook om een bewerkbare kopie voor hun administratie of om gegevens over te nemen in hun eigen systeem.

Een leeg Word-sjabloon is alleen een pagina met een tabel. Word telt de regels niet op, berekent de belasting niet en onthoudt niet welk factuurnummer aan de beurt is. Je typt alles zelf over en een fout in het totaal kan de betaling vertragen.

Daarom werkt deze pagina andersom. Je maakt de factuur hier, waar de berekeningen en nummering voor je worden gedaan, en downloadt daarna pas het Word-bestand. Zo heb je een complete factuur die je nog steeds helemaal kunt bewerken.

Zo download je het Word-bestand

1. Vul bovenaan je bedrijfsgegevens in. Die worden op dit apparaat bewaard, zodat je de volgende keer alleen de klant en factuurregels hoeft toe te voegen.
2. Voeg de klant en de werkzaamheden toe. Aantallen, belasting en totaal worden tijdens het typen bijgewerkt.
3. Kies een sjabloon en kleur en voeg eventueel je logo toe.
4. Rond de factuur af. Op het volgende scherm staan PDF downloaden, PDF delen en Afdrukken, met daaronder Ook als Word · Excel.
5. Tik op Word. Je downloadt een .docx met je logo, de veldnamen in de documenttaal en Letter-papier in de VS en Canada of A4 elders.

Downloaden is gratis, er staat geen watermerk op en je hebt geen account nodig.

De factuur bewerken in Word

Het bestand opent in Word als gewone tekst en tabellen, dus je kunt alles aanpassen. Deze tips besparen tijd:

• Pas de tekst aan, niet de indeling. De factuur bestaat uit eenvoudige tabellen met verborgen randen. Klik in een cel en typ. Versleep de kolomranden liever niet, anders kunnen bedragen over twee regels lopen.
• Toon het tabelraster via Tabelindeling en Rasterlijnen weergeven als je niet ziet waar een cel eindigt.
• Pas ook het totaal aan als je een prijs wijzigt. Word rekent niets opnieuw uit. Een ander bedrag invullen gaat meestal sneller in de factuureditor, waarna je een nieuwe .docx downloadt.
• Sla op als PDF voordat je de factuur verstuurt via Bestand en Opslaan als PDF. Een PDF ziet er op elke telefoon hetzelfde uit en kan niet per ongeluk worden aangepast.
• Gebruik voor elke factuur een uniek nummer. Verander bij een kopie voor een nieuwe klant eerst het nummer en de datum.

Wat hoort op een factuur die je later bewerkt

Bij een bewerkbaar bestand zijn de gegevens die vastleggen wat is afgesproken extra belangrijk. Controleer dit voordat je de factuur verstuurt:

• Een uniek factuurnummer en de factuurdatum. Duebolt nummert automatisch door (INV-0058, INV-0059…).
• Je bedrijfsnaam, contactgegevens en belastingnummer, als je dat hebt. In Canada is dat je GST/HST-nummer.
• De naam van de klant en bij een bedrijf ook het adres.
• Elke werkzaamheid op een eigen regel, met aantal en prijs, zodat duidelijk is wat een totaalbedrag omvat.
• Belasting apart vermeld, met naam en tarief.
• De vervaldatum en betaalgegevens, bijvoorbeeld Interac e-Transfer of je bankgegevens.

Bekijk de volledige checklist in zo maak je een factuur.

Word-bestand of online factuurmaker?

Verstuur je altijd alleen een PDF, dan heb je het Word-bestand niet nodig. Het is handig wanneer jij of je klant een aanpasbare kopie wil.