Darmowy szablon faktury Word (.docx)

Dlaczego warto wystawiać faktury w Wordzie

Word to program, który większość osób już ma, a plik .docx daje poczucie bezpieczeństwa: można go otworzyć nawet po latach, zmienić dowolny tekst i dołączyć do e-maila bez instalowania specjalnej aplikacji. Niektórzy klienci proszą też o edytowalną kopię, by zapisać ją w biurze albo skopiować dane do własnego systemu.

Jest jednak haczyk: pusty szablon Word to tylko strona z tabelą. Word nie sumuje pozycji, nie oblicza podatku ani nie pamięta, jaki numer faktury powinien być następny. Wszystko wpisujesz ręcznie, a pomyłka w sumie może opóźnić płatność.

Dlatego tutaj robisz to odwrotnie. Najpierw wypełniasz fakturę, a program oblicza kwoty i nadaje numer. Dopiero potem pobierasz plik Word. Dostajesz gotową fakturę, którą nadal możesz swobodnie edytować.

Jak pobrać plik Word

1. Wpisz u góry dane swojej firmy. Zostaną zapamiętane na tym urządzeniu, więc następnym razem dodasz już tylko klienta i pozycje.
2. Dodaj klienta oraz opis zafakturowanej pracy. Ilości, podatek i suma aktualizują się podczas wpisywania.
3. Wybierz szablon i kolor, a jeśli masz logo, dodaj je.
4. Zakończ wystawianie faktury. Na następnym ekranie zobaczysz Pobierz PDF, Udostępnij PDF i Drukuj, a pod nimi Także jako Word · Excel.
5. Wybierz Word. Pobierze się plik .docx z logo i etykietami w języku dokumentu. W USA i Kanadzie będzie miał format Letter, a w pozostałych krajach A4.

Pobieranie jest bezpłatne, bez znaku wodnego i bez zakładania konta.

Jak edytować fakturę w Wordzie

Plik otwiera się w Wordzie jako zwykły tekst i tabele, więc możesz zmienić dowolny element. Kilka wskazówek, które oszczędzą czas:

• Zmieniaj tekst, nie układ. Fakturę zbudowano z prostych tabel z ukrytymi obramowaniami. Kliknij komórkę i wpisz tekst. Nie przeciągaj krawędzi kolumn, bo kwoty mogą zawijać się do następnego wiersza.
• Pokaż siatkę tabeli (Układ tabeli, a potem Pokaż linie siatki), jeśli nie wiesz, gdzie kończy się jedna komórka, a zaczyna następna.
• Po zmianie ceny popraw też sumę. Word nie przelicza jej automatycznie. Jeśli kwota ma być inna, zwykle szybciej będzie zmienić fakturę tutaj i pobrać nowy plik .docx.
• Przed wysłaniem zapisz jako PDF (Plik, Zapisz jako, PDF). PDF wygląda tak samo na każdym telefonie i nie da się go przypadkiem edytować.
• Każda faktura powinna mieć inny numer. Jeśli kopiujesz plik dla nowego klienta, najpierw zmień numer i datę.

Co wpisać na fakturze, którą później edytujesz

Jeśli plik można zmienić, szczególnie ważne są dane potwierdzające ustalenia. Sprawdź je przed wysłaniem:

• Unikalny numer faktury i datę wystawienia. Duebolt nadaje kolejne numery (INV-0058, INV-0059…).
• Nazwę firmy, dane kontaktowe i numer podatkowy, jeśli go masz. W Kanadzie jest to numer GST/HST.
• Nazwę klienta, a jeśli jest to firma, także jej adres.
• Każdą wykonaną pracę w osobnym wierszu, z ilością i ceną, żeby było jasne, czego dotyczy łączna kwota.
• Podatek wykazany osobno, wraz z nazwą i stawką.
• Termin i sposób płatności, na przykład Interac e-Transfer lub przelew bankowy.

Pełną listę znajdziesz w poradniku jak wystawić fakturę.

Plik Word czy generator online?

Jeśli zawsze wysyłasz PDF, plik Word wcale nie jest potrzebny. Przydaje się, gdy ty lub klient chcecie edytować kopię.