Gratis fakturamal for Word (.docx)

Derfor velger mange faktura i Word

Word er et program de fleste allerede har, og en .docx-fil føles trygg: Du kan åpne den om flere år, endre teksten og legge den ved en e-post uten at mottakeren trenger en egen app. Noen kunder ber også om en redigerbar kopi, slik at kontoret deres kan arkivere den eller overføre opplysningene til sitt eget system.

Ulempen er at en tom Word-mal bare er en side med en tabell. Word summerer ikke linjene, beregner ikke avgiften og husker ikke hvilket fakturanummer som kommer etter det forrige. Du må skrive inn alt selv, og en feil i totalen kan forsinke betalingen.

Derfor gjør du det i motsatt rekkefølge her. Fyll ut fakturaen på siden, så ordner den utregning og nummerering, og last deretter ned Word-filen. Du får en ferdig faktura som fortsatt kan redigeres fullt ut.

Slik laster du ned Word-filen

1. Fyll inn bedriftsopplysningene øverst. De huskes på denne enheten, så neste gang trenger du bare å legge til kunden og fakturalinjene.
2. Legg inn kunden og det du fakturerer for. Antall, avgift og total oppdateres mens du skriver.
3. Velg mal og farge, og legg til logo hvis du har en.
4. Trykk på knappen for å fullføre. På neste skjerm ser du Download PDF, Share PDF og Print, og under dem Also as Word · Excel.
5. Trykk på Word. En .docx-fil lastes ned med logoen din, feltnavn på dokumentspråket ditt og Letter-papir i USA og Canada eller A4 ellers.

Nedlastingene er gratis, uten vannmerke og uten at du trenger en konto.

Slik redigerer du fakturaen i Word

Filen åpnes i Word som vanlig tekst og tabeller, så du kan endre alt. Her er noen tips som sparer tid:

• Endre teksten, ikke oppsettet. Fakturaen er bygd opp av enkle tabeller med skjulte kantlinjer. Klikk i en celle og skriv. Unngå å dra i kolonnekanter, ellers kan beløpene gå over to linjer.
• Vis tabellrutenettet (Table Layout, deretter View Gridlines) hvis du er usikker på hvor en celle slutter og den neste begynner.
• Endrer du en pris, må du også endre totalen. Word regner ikke på nytt. Hvis beløpet skal endres, går det som regel raskere å redigere fakturaen her og laste ned en ny .docx.
• Lagre som PDF før du sender (File, Save As, PDF). En PDF ser lik ut på alle telefoner og kan ikke endres ved et uhell.
• Bruk et unikt fakturanummer. Hvis du kopierer filen til en ny kunde, må du først endre nummer og dato.

Dette bør stå på en faktura du skal redigere senere

Når en fil kan endres, er opplysningene som viser hva dere avtalte, ekstra viktige. Sjekk dette før du sender:

• Et unikt fakturanummer og fakturadato. Duebolt teller opp for deg (INV-0058, INV-0059…).
• Bedriftsnavn, kontaktopplysninger og skattenummer, hvis du har et. I Canada er dette GST/HST-nummeret ditt.
• Kundens navn og, hvis kunden er en bedrift, adressen deres.
• Hver jobb på sin egen linje, med antall og pris, slik at ingen trenger å gjette hva et samlet beløp dekker.
• Avgiften vist for seg, med navn og sats.
• Forfallsdato og betalingsmåte, for eksempel Interac e-Transfer eller bankopplysninger.

Se hele sjekklisten i guiden slik lager du en faktura.

Word-fil eller fakturagenerator på nett?

Hvis du alltid sender PDF, trenger du ikke Word-filen. Den er nyttig når du eller kunden vil ha en kopi som kan endres.