Ilmainen Word-laskupohja (.docx)

Miksi lasku halutaan Word-muodossa

Word on ohjelma, joka useimmilla on jo valmiina. .docx-tiedosto tuntuu turvalliselta: voit avata sen vuosienkin päästä, muuttaa tekstiä ja liittää sähköpostiin ilman erillistä sovellusta. Jotkut asiakkaat pyytävät myös muokattavaa kopiota, jotta toimisto voi arkistoida sen tai siirtää tiedot omaan järjestelmäänsä.

Tyhjä Word-laskupohja on kuitenkin vain sivu ja taulukko. Word ei laske rivejä yhteen, laske veroa eikä muista, mikä laskunumero tulee seuraavaksi. Kaikki täytyy kirjoittaa käsin, ja summaankin lipsahtava virhe voi viivästyttää maksua.

Tällä sivulla homma tehdään päinvastaisessa järjestyksessä. Täytät laskun ensin täällä, missä laskutoimitukset ja numerointi hoituvat automaattisesti, ja lataat vasta sitten Word-tiedoston. Saat valmiin laskun, jota voi silti muokata vapaasti.

Näin lataat Word-tiedoston

1. Täytä yrityksesi tiedot yläreunaan. Ne tallentuvat tälle laitteelle, joten seuraavalla kerralla lisäät vain asiakkaan ja laskurivit.
2. Lisää asiakas ja laskutettava työ. Määrät, verot ja loppusumma päivittyvät kirjoittaessasi.
3. Valitse pohja ja väri sekä lisää halutessasi logo.
4. Viimeistele lasku napauttamalla painiketta. Seuraavalla sivulla näet vaihtoehdot Lataa PDF, Jaa PDF ja Tulosta sekä niiden alla kohdan Myös Word · Excel.
5. Napauta Word. Lataat .docx-tiedoston, jossa ovat logosi, asiakirjan kielen mukaiset tekstit sekä Letter-paperikoko Yhdysvalloissa ja Kanadassa tai A4 muualla.

Lataaminen on maksutonta, vesileimaa ei lisätä eikä tiliä tarvitse luoda.

Laskun muokkaaminen Wordissa

Tiedosto avautuu Wordissa tavallisena tekstinä ja taulukoina, joten voit muuttaa mitä tahansa. Näillä vinkeillä säästät aikaa:

• Muuta tekstiä, älä asettelua. Lasku koostuu yksinkertaisista taulukoista, joiden reunat on piilotettu. Napsauta solua ja kirjoita. Älä vedä sarakkeiden reunoja, sillä summat voivat silloin jakautua kahdelle riville.
• Näytä taulukon ruudukko valitsemalla Taulukon asettelu ja sitten Näytä ruudukko, jos et näe, missä yksi solu loppuu ja seuraava alkaa.
• Jos muutat hintaa, muuta myös loppusummaa. Word ei laske sitä uudelleen. Uusi summa syntyy yleensä nopeammin, kun muokkaat laskua täällä ja lataat uuden .docx-tiedoston.
• Tallenna PDF-muodossa ennen lähettämistä valitsemalla Tiedosto, Tallenna nimellä ja PDF. PDF näyttää samalta kaikissa puhelimissa eikä sitä voi muuttaa vahingossa.
• Pidä laskunumero yksilöllisenä. Kun kopioit tiedoston uudelle asiakkaalle, vaihda ensin numero ja päivämäärä.

Mitä myöhemmin muokattavaan laskuun merkitään

Kun tiedostoa voi muuttaa, sovitut asiat todistavat tiedot ovat erityisen tärkeitä. Tarkista nämä ennen lähettämistä:

• Yksilöllinen laskunumero ja päiväys. Duebolt kasvattaa numeroa puolestasi (INV-0058, INV-0059…).
• Yrityksen nimi, yhteystiedot ja veronumero, jos sellainen on. Kanadassa se on GST/HST-numero.
• Asiakkaan nimi ja yritysasiakkaan osoite.
• Jokainen työ omalla rivillään määrän ja hinnan kanssa, jotta kokonaissumman sisältö on selvä.
• Vero eriteltynä veron nimellä ja verokannalla.
• Eräpäivä ja maksutapa, esimerkiksi Interac e-Transfer tai pankkitiedot.

Katso koko tarkistuslista oppaasta miten lasku tehdään.

Word-tiedosto vai verkkolaskugeneraattori?

Jos lähetät aina PDF:n, et tarvitse Word-tiedostoa lainkaan. Siitä on hyötyä silloin, kun sinä tai asiakkaasi haluatte muokattavan kopion.