Plantilla de factura para Word (.docx)

Por qué elegir una factura en Word

Word es un programa que mucha gente ya tiene, y un archivo .docx da tranquilidad: puedes abrirlo años después, cambiar cualquier palabra y adjuntarlo a un correo sin que nadie necesite una aplicación especial. Algunos clientes también piden una copia editable para archivarla o copiar los datos a su propio sistema.

El inconveniente es que una plantilla vacía de Word no es más que una página con una tabla. Word no suma las líneas, calcula los impuestos ni recuerda qué número de factura toca. Todo eso se escribe a mano, y un error en el total puede retrasar el pago.

Por eso aquí el proceso es al revés. Rellenas la factura aquí, donde los cálculos y la numeración se hacen por ti, y después descargas el archivo de Word. Así tienes una factura terminada que puedes seguir editando.

Cómo descargar el archivo de Word

1. Añade los datos de tu negocio arriba. Se guardan en este dispositivo, así que la próxima vez solo tendrás que añadir el cliente y las líneas.
2. Añade el cliente y el trabajo que vas a cobrar. Las cantidades, los impuestos y el total se actualizan mientras escribes.
3. Elige una plantilla y un color, y añade tu logo si tienes uno.
4. Pulsa el botón para terminar. En la pantalla siguiente verás Descargar PDF, Compartir PDF e Imprimir, y debajo También en Word · Excel.
5. Pulsa Word. Se descargará un archivo .docx con tu logo, las etiquetas en el idioma del documento y papel Letter en EE. UU. y Canadá o A4 en los demás países.

Las descargas son gratis, no llevan marca de agua y no necesitas una cuenta.

Editar la factura en Word

El archivo se abre en Word como texto y tablas normales, así que puedes cambiarlo todo. Estos consejos te ahorrarán tiempo:

• Cambia las palabras, no el diseño. La factura está hecha con tablas sencillas y bordes ocultos. Haz clic en una celda y escribe. Evita arrastrar los bordes de las columnas para que los importes no se partan en dos líneas.
• Muestra la cuadrícula de la tabla (Diseño de tabla y después Ver líneas de cuadrícula) si no sabes dónde termina una celda y empieza la siguiente.
• Si cambias un precio, actualiza también el total. Word no vuelve a calcularlo. Si cambia el importe, suele ser más rápido editar la factura aquí y descargar otro .docx.
• Guárdala como PDF antes de enviarla (Archivo, Guardar como, PDF). El PDF se ve igual en cualquier teléfono y no se puede modificar por accidente.
• Usa un número de factura único. Si duplicas el archivo para otro cliente, cambia primero el número y la fecha.

Qué incluir en una factura que editarás más adelante

Cuando un archivo se puede modificar, los datos que demuestran lo acordado son especialmente importantes. Comprueba estos puntos antes de enviarlo:

• Un número de factura único y la fecha de emisión. Duebolt los numera por ti (INV-0058, INV-0059…).
• El nombre de tu negocio, los datos de contacto y el número fiscal, si tienes uno. En Canadá es tu número GST/HST.
• El nombre del cliente y, si es una empresa, su dirección.
• Cada trabajo en su propia línea, con cantidad y precio, para que quede claro qué incluye el importe.
• Los impuestos por separado, con su nombre y porcentaje.
• La fecha de vencimiento y cómo pagarte, por ejemplo, mediante Interac e-Transfer o transferencia bancaria.

Consulta la lista completa en cómo hacer una factura.

¿Archivo de Word o generador online?

Si siempre envías un PDF, no necesitas el archivo de Word. Está disponible para cuando tú o tu cliente queráis una copia editable.