Plantilla de factura para Google Docs

Por qué guardar las facturas en Google Docs

Google Docs es gratis, funciona en cualquier navegador y guarda todo en Google Drive. Si ya tienes allí las notas de tus clientes, los contratos y las listas de precios, tiene sentido guardar las facturas junto a ellos, compartir una copia con un socio o abrirla en el teléfono entre trabajos.

El punto débil es el mismo que en cualquier plantilla de documento: Docs es un procesador de texto. No suma las líneas, aplica impuestos ni sabe que la factura del mes pasado tenía el número 22. Copiar una factura antigua y editarla es la forma más habitual de acabar enviando dos con el mismo número.

Haz aquí la parte de los cálculos y pasa después la factura terminada a Docs. Aprovechas la comodidad de Drive sin hacer las cuentas a mano.

Cómo abrir la factura en Google Docs

No hay un botón directo para abrirla en Google Docs. Descarga un archivo de Word y ábrelo desde Google Drive. La primera vez te llevará alrededor de un minuto:

1. Rellena y termina la factura de arriba.
2. En la pantalla de confirmación, pulsa Word debajo de También en Word · Excel. Se descargará un archivo .docx.
3. Abre Google Drive, pulsa Nuevo, después Subir archivo y selecciona el .docx.
4. Haz clic derecho en el archivo y elige Abrir con, después Google Docs.
5. Para convertirlo en un documento nativo de Google, elige Archivo y después Guardar como Documentos de Google. Drive conservará también el .docx original.

En el teléfono, usa la aplicación Google Drive: pulsa el botón más, Subir, abre el archivo y elige Google Docs.

Editar en Docs sin estropear el diseño

La factura está hecha con tablas sencillas, que Docs gestiona bien. El espaciado puede cambiar un poco al convertir el archivo, así que revisa lo siguiente:

• Fuentes. El archivo usa Arial, que también está en Docs, así que el texto debería verse igual.
• Ancho de las columnas. Si una descripción larga hace que el precio pase a otra línea, acorta el texto en vez de arrastrar la columna.
• Los números no se actualizan. Docs no recalcula el total si cambias un precio. Edita la factura aquí y sube una copia nueva.
• Compartir. Para enviarla, elige Archivo, después Descargar y Documento PDF. Si compartes un enlace de Docs, el cliente podrá ver los cambios posteriores, algo que normalmente no conviene en una factura.

Qué espera ver un cliente

Los clientes particulares, como los padres del ejemplo, quieren saber sobre todo tres cosas: qué están pagando, cuánto cuesta y cómo pagar. Déjalas claras:

• Indica el trabajo y el período, por ejemplo, «Clases de matemáticas SAT, octubre». Una lista de fechas en las notas ayuda si necesitan declarar el gasto.
• Muestra la tarifa y el número de clases, no solo el total.
• Indica cuándo vence el pago. Para clases mensuales, una semana es habitual.
• Incluye el método de pago que usan, como Zelle o Venmo, y escribe bien el usuario o número.
• Numera todas las facturas, incluso las de clientes particulares. Así tendrás los registros en orden al hacer la declaración de impuestos.

Si estás empezando, nuestra guía cómo hacer una factura explica cada campo.