Gratis factuursjabloon voor Google Docs

Waarom facturen bewaren in Google Docs

Google Docs is gratis, werkt in elke browser en bewaart alles op Google Drive. Als je daar al klantnotities, contracten en prijslijsten bewaart, is het handig om je facturen erbij te zetten, een kopie met een partner te delen of er tussen klussen door je telefoon bij te pakken.

Het nadeel is hetzelfde als bij elk documentsjabloon: Docs is een tekstverwerker. Het telt regels niet op, past geen belasting toe en weet niet dat de factuur van vorige maand nummer 22 had. Een oude factuur kopiëren en aanpassen leidt er vaak toe dat twee facturen hetzelfde nummer krijgen.

Laat de nummering daarom hier regelen en open de afgeronde factuur daarna in Docs. Zo gebruik je het gemak van Drive zonder zelf te rekenen.

Zo open je je factuur in Google Docs

Er is geen knop om de factuur rechtstreeks in Google Docs te openen. Je downloadt een Word-bestand en opent dat via Google Drive. De eerste keer duurt dit ongeveer een minuut:

1. Vul de factuur hierboven in en rond die af.
2. Tik op het afgeronde scherm onder Ook als Word · Excel op Word. Je downloadt een .docx-bestand.
3. Ga naar Google Drive, tik op Nieuw, daarna op Bestand uploaden en kies de .docx.
4. Klik met de rechtermuisknop op het geüploade bestand en kies Openen met, daarna Google Docs.
5. Kies Bestand en Opslaan als Google Docs om er een Google-document van te maken. Drive bewaart de oorspronkelijke .docx ook.

Gebruik op je telefoon de Google Drive-app: tik op het plusteken, kies Uploaden, open het bestand en kies Google Docs.

Bewerk de factuur in Docs zonder de indeling te verstoren

De factuur bestaat uit eenvoudige tabellen, die Docs goed verwerkt. Na het omzetten kan de ruimte iets verschuiven. Let hierop:

• Lettertypen. Het bestand gebruikt Arial, dat ook in Docs beschikbaar is, dus de tekst hoort er hetzelfde uit te zien.
• Kolombreedte. Komt de prijs door een lange omschrijving op een nieuwe regel? Kort de tekst in, in plaats van de kolom te verslepen.
• Bedragen worden niet bijgewerkt. Docs rekent het totaal niet opnieuw uit als je een prijs wijzigt. Pas de factuur hier aan en upload een nieuwe kopie.
• Delen. Kies Bestand, daarna Downloaden en PDF-document om de factuur te versturen. Met een Docs-link kan de klant latere wijzigingen zien, wat bij een factuur meestal niet wenselijk is.

Wat een klant op de factuur wil zien

Particuliere klanten, zoals de ouders in het voorbeeld hierboven, willen vooral drie dingen weten: waarvoor ze betalen, hoeveel het kost en hoe ze kunnen betalen. Maak dat duidelijk:

• Omschrijf het werk en de periode, bijvoorbeeld ‘Bijles SAT-wiskunde, oktober’. Een lijst met lesdata in de notities kan helpen als ze de kosten ergens willen declareren.
• Vermeld het tarief en het aantal lessen, niet alleen het totaal.
• Geef de betaaldatum aan. Voor maandelijkse lessen is een week gebruikelijk.
• Noem de betaalmethode die ze echt gebruiken, zoals Zelle of Venmo, en schrijf de gebruikersnaam erbij.
• Geef elke factuur een nummer, ook voor familie. Zo houd je je administratie op orde voor de belastingaangifte.

Nieuw met factureren? In zo maak je een factuur leggen we elk veld uit.