Gratis offertesjabloon en offerte maken

Wanneer stuur je een offerte in plaats van een raming?

Een offerte is een concreet aanbod: voer dit werk uit voor deze prijs als de klant vóór deze datum akkoord gaat. Stuur er een wanneer je de hele klus kunt overzien. Een logo-pakket, een badkamerventilator vervangen, een vast menu voor een evenement met 40 personen of een website van 6 pagina's: de omvang ligt vast en je kunt achter het bedrag staan.

Zijn er nog onbekenden die je niet kunt prijzen, dan is een kostenraming eerlijker. Een vaste prijs noemen voor werk waarvan je niet weet wat je aantreft, kan ertoe leiden dat je als kleine ondernemer gratis werkt.

Werkzaamheden en uitsluitingen beschermen je

Een vaste prijs werkt alleen als duidelijk is wat de klus inhoudt. Zet elk resultaat op een eigen regel, met een aantal waar dat helpt: "Ontwerp van 6 paginasjablonen" laat minder ruimte voor discussie dan "Websiteontwerp".

Vermeld daarna wat niet is inbegrepen. Veelvoorkomende uitsluitingen:

• Inhoud die de klant zelf aanlevert (teksten, foto's, maten, toegang).
• Kosten van derden: hosting, vergunningen, licenties en stockfoto's.
• Extra correctierondes boven het inbegrepen aantal.
• Werk buiten het genoemde gebied of aantal.

Vraagt de klant later om iets van de uitsluitingen, dan is dat een nieuwe offerte en geen gratis extraatje.

Geldigheid en akkoord

Elke offerte heeft een vervaldatum nodig. Veertien dagen past bij diensten waarbij vooral je beschikbaarheid beperkt is; bij stabiele kosten kan de offerte tot 30 dagen gelden. Daarna mag je een nieuwe prijs bepalen. Duebolt drukt de datum af als Geldig tot, berekend op basis van het aantal dagen dat je kiest.

Vraag schriftelijk akkoord: met een ondertekend exemplaar, een antwoordmail met "akkoord" of, met Pro, een tik op Accepteren in de link die je hebt gemaild. Noteer de datum van akkoord, want vanaf dan lopen je planning en aanbetaling.

Optionele extra's kunnen als aparte regels op dezelfde offerte staan met de vermelding "(optioneel)". Zo ziet de klant de prijs van elke keuze.

Zo maak je een offerte in Duebolt

1. Vul eenmalig je bedrijfsgegevens in; ze worden op dit apparaat onthouden.
2. Voeg de klant toe en zet de projectnaam of het PO-nummer bij Hun referentie.
3. Zet elk resultaat op een aparte regel. Je vaste diensten verschijnen daarna als snelle toevoegingen.
4. Stel in hoeveel dagen de offerte geldig is en zet voorwaarden en uitsluitingen in de notities.
5. Download of deel de PDF. Offertes hebben een eigen nummerreeks (QTE-0001…), los van facturen.

Gaat de klant akkoord, open dan de offerte in je account en zet die om in een factuur. Zo hoef je niets dubbel in te voeren.

Een klus met vaste prijs begroten zonder verlies

Met een vaste prijs ligt het risico van uitloop bij jou. Neem daarom wat ruimte op in het bedrag in plaats van te hopen dat alles perfect verloopt. Schat je uren eerlijk in, vermenigvuldig ze met je tarief, tel materiaal en kosten van derden erbij op en neem marge voor het overleg en de aanpassingen die elke klant met zich meebrengt.

Verdeel de offerte in fases, zoals oriëntatie, ontwerp, bouw en lancering. De klant ziet dan wat elk onderdeel kost. Is het budget krap, dan kan die een fase laten vervallen in plaats van om een lager uurtarief te vragen. Koppel betalingen aan de fases, zodat je nooit ver op je geld vooruitloopt.