Darmowy szablon i generator ofert

Kiedy wysłać ofertę zamiast kosztorysu

Oferta to konkretna propozycja: wykonam tę pracę za tę cenę, jeśli zaakceptujesz ją do wskazanej daty. Wyślij ją, gdy znasz cały zakres. Pakiet logo, wymiana wentylatora łazienkowego, ustalone menu na przyjęcie dla 40 osób czy strona z 6 podstronami: zakres jest jasny i możesz zagwarantować cenę.

Jeśli nieznanych elementów nie da się jeszcze wycenić, uczciwiej przygotować kosztorys. Stała cena za pracę, której zakresu nie da się sprawdzić, często oznacza, że mała firma pracuje za darmo.

Zakres i wyłączenia chronią twoją firmę

Stała cena ma sens tylko wtedy, gdy dokładnie określisz zakres. Wypisz każde zadanie w osobnym wierszu i podaj ilość, jeśli to pomaga. „Projekt 6 szablonów podstron” pozostawia mniej miejsca na spory niż „Projekt strony internetowej”.

Następnie wymień to, czego oferta nie obejmuje. Częste wyłączenia:

• Treści, które ma dostarczyć klient (teksty, zdjęcia, pomiary, dostęp).
• Koszty zewnętrzne: hosting, pozwolenia, licencje, zdjęcia stockowe.
• Dodatkowe rundy zmian ponad ustaloną liczbę.
• Prace poza określonym obszarem lub ponad podaną ilość.

Jeśli klient później poprosi o coś z listy wyłączeń, przygotuj nową ofertę zamiast robić to za darmo.

Termin ważności i akceptacja

Każda oferta powinna mieć datę wygaśnięcia. Czternaście dni sprawdza się przy usługach, gdy głównym ograniczeniem jest twoja dostępność. Przy stabilnych kosztach możesz podać do 30 dni. Po tym terminie możesz przygotować nową cenę. Duebolt drukuje datę jako Ważny do, obliczaną na podstawie wybranej liczby dni.

Poproś o akceptację na piśmie: podpisany egzemplarz, e-mail z potwierdzeniem albo, w planie Pro, kliknięcie Akceptuj w wysłanym linku. Zapisz datę akceptacji, bo od niej zależą harmonogram i zaliczka.

Dodatkowe opcje możesz umieścić w tej samej ofercie jako osobne pozycje z oznaczeniem „(opcjonalnie)”. Klient zobaczy wtedy cenę każdej z nich.

Jak przygotować ofertę w Duebolt

1. Dodaj dane firmy. Zostaną zapamiętane na tym urządzeniu.
2. Dodaj klienta i wpisz nazwę projektu lub numer PO w polu Numer referencyjny klienta.
3. Wpisz każdą usługę jako osobną pozycję. Często używane usługi pojawią się jako przyciski szybkiego dodawania.
4. Określ, przez ile dni oferta jest ważna, a warunki i wyłączenia wpisz w uwagach.
5. Pobierz PDF lub go udostępnij. Oferty mają własną numerację (QTE-0001…), niezależną od numerów faktur.

Gdy klient zaakceptuje ofertę, otwórz ją na swoim koncie i zamień w fakturę. Nie musisz ponownie wpisywać tych samych danych.

Jak wycenić zlecenie ze stałą ceną i nie stracić

Przy stałej cenie ryzyko przekroczenia budżetu spada na ciebie, dlatego uwzględnij niewielki zapas zamiast liczyć na idealny przebieg prac. Realnie oszacuj liczbę godzin, pomnóż ją przez swoją stawkę, dodaj materiały i koszty zewnętrzne, a następnie dolicz margines na poprawki i kontakt z klientem.

Podział oferty na etapy (rozpoznanie, projekt, wdrożenie, uruchomienie) ułatwia klientowi akceptację. Widać koszt każdej części, a przy ograniczonym budżecie można zrezygnować z jednego etapu zamiast prosić o obniżenie stawki. Powiąż płatności z etapami, aby nie wyprzedzać wpłat klienta.