Faktura za usługi konsultingowe

Co powinna zawierać faktura konsultanta

Osoba kontaktowa klienta zgodziła się z tobą współpracować. Za płatność odpowiada jednak pracownik działu zobowiązań, który nigdy cię nie spotkał. Przygotuj fakturę z myślą o nim:

• Pełna nazwa prawna firmy klienta i podany przez nią adres e-mail działu AP, nie tylko nazwisko twojego kontaktu.
• Numer PO lub odwołanie do zakresu prac (SOW). Wiele firm nie zapłaci faktury bez takiego numeru. Zapytaj o niego przed pierwszym rozliczeniem.
• Okres rozliczeniowy: „1–31 października” albo „tydzień od 13 października”.
• Przedmiot rozliczenia: abonament, godziny, dni lub kamień milowy, każdy w osobnej pozycji ze stawką.
• Krótki opis wykonanej pracy, wystarczający, by kontakt mógł ją zaakceptować bez rozmowy telefonicznej.
• Wydatki wyszczególnione osobno, z dołączonymi paragonami, jeśli wymaga tego umowa.
• Warunki płatności (Net 15, Net 30) i dane bankowe. Dodaj EIN na życzenie klienta. Przed pierwszą płatnością będzie też potrzebował formularza W-9.

Stawka godzinowa, dzienna, abonament czy stała cena

Abonamenty zwykle rozlicza się z góry, 1. dnia miesiąca, którego dotyczą. Jeśli obejmują określoną liczbę godzin, nadwyżkę rozlicz na kolejnej fakturze pod koniec miesiąca, według stawki z umowy.

Projekty ze stałą ceną często rozlicza się etapami, na przykład 40% na początku, 40% po wersji roboczej i 20% po raporcie końcowym. Fakturę za rozpoczęcie projektu wyślij przed rozpoczęciem pracy. Jeśli klient potrzebuje dokumentu do uzyskania numeru PO, wystaw fakturę pro forma.

Typowe pozycje na fakturze konsultanta

Stawki zależą od specjalizacji i doświadczenia. Oto typowe przedziały cen niezależnych konsultantów biznesowych w USA:

• Konsulting strategiczny lub operacyjny: $125–$300 za godzinę
• Stawka dzienna, praca na miejscu: $1,000–$2,500
• Miesięczny abonament doradczy: $1,500–$6,000
• Prowadzenie warsztatu, pół dnia: $1,500–$3,500
• Analiza potrzeb lub audyt za stałą cenę: $2,500–$10,000
• Przygotowanie raportu lub prezentacji: rozliczenie godzinowe albo część ceny projektu
• Czas podróży: często połowa stawki, jeśli pozwala na to umowa
• Bilet lotniczy i hotel: po kosztach
• Przebieg: za milę, według stawki z umowy
• Oprogramowanie lub dane kupione dla klienta: po kosztach albo z uzgodnioną marżą

W większości stanów usługi konsultingowe nie podlegają podatkowi od sprzedaży, ale w kilku opodatkowane są niektóre usługi profesjonalne. Sprawdź przepisy, zanim ustawisz podatek na zero.

Jak szybciej przejść przez akceptację faktury

1. Najpierw skonfiguruj konto dostawcy: formularz W-9, dane bankowe, numer PO. Bez tych informacji pierwsza płatność może opóźnić się o kilka tygodni.
2. Wyślij fakturę na adres działu AP i dodaj do wiadomości swój kontakt. Dział AP płaci, a kontakt zatwierdza.
3. Wystawiaj osobną fakturę dla każdego numeru PO. Dwa zamówienia na jednej fakturze często oznaczają jej zwrot.
4. Stosuj przejrzystą numerację faktur. Prefiks z rokiem, taki jak INV-2026-031, jest dobrym rozwiązaniem. Nie używaj ponownie tego samego numeru. Więcej informacji znajdziesz w poradniku o numerach faktur.
5. Przypomnij o płatności w dniu terminu, nie tydzień później. Wystarczy uprzejma wiadomość z fakturą w załączniku. Zobacz wzory wiadomości z przypomnieniem o zaległej fakturze.