Rechnungsvorlage für Berater

Was auf einer Beraterrechnung stehen sollte

Ihr Ansprechpartner beim Kunden hat Sie beauftragt. Bezahlt werden Sie aber von der Kreditorenbuchhaltung, deren Mitarbeitende Sie nicht kennen. Schreiben Sie also für sie:

• Den vollständigen Firmennamen des Kunden und die E-Mail-Adresse der Kreditorenbuchhaltung, nicht nur den Namen Ihres Kontakts.
• PO-Nummer oder Referenz der Leistungsbeschreibung. Viele Unternehmen bezahlen Rechnungen ohne diese Angabe nicht. Fragen Sie vor der ersten Rechnung danach.
• Den abgerechneten Zeitraum: „1.–31. Oktober“ oder „Woche ab 13. Okt.“
• Ihre Leistung: Honorar, Stunden, Tage oder Meilenstein, jeweils als eigene Position mit Satz.
• Eine kurze Arbeitsbeschreibung, damit Ihr Kontakt sie ohne Rückfrage freigeben kann.
• Auslagen als separate Positionen, mit Belegen, wenn Ihre Vereinbarung das verlangt.
• Zahlungsziel (Net 15, Net 30) und Ihre Bankverbindung. Ergänzen Sie Ihre EIN, wenn der Kunde danach fragt. Vor der ersten Zahlung möchte er außerdem ein ausgefülltes W-9 vorliegen haben.

Stunden-, Tages- oder Monatshonorar und Festpreis

Monatshonorare werden meist im Voraus am 1. für den jeweiligen Monat berechnet. Sind eine bestimmte Stundenzahl enthalten, rechnen Sie zusätzliche Stunden am Monatsende mit der nächsten Rechnung zum vereinbarten Satz ab.

Projekte zum Festpreis werden oft in Teilbeträgen abgerechnet, zum Beispiel 40 % zum Start, 40 % beim Entwurf und 20 % mit dem Abschlussbericht. Schicken Sie die Startrechnung vor Arbeitsbeginn. Benötigt der Kunde ein Dokument für eine PO-Nummer, können Sie eine Proformarechnung senden.

Übliche Positionen für Beratungsleistungen

Die Sätze hängen von Fachgebiet und Erfahrung ab. Übliche Spannen für selbstständige Unternehmensberater in den USA:

• Strategie- oder Prozessberatung: $125–$300 pro Stunde
• Tagessatz vor Ort: $1,000–$2,500
• Monatliches Beratungshonorar: $1,500–$6,000
• Workshop-Leitung, halber Tag: $1,500–$3,500
• Analyse oder Audit zum Festpreis: $2,500–$10,000
• Bericht oder Präsentation: nach Stunden oder im Projektpreis enthalten
• Reisezeit: oft zum halben Satz, sofern vereinbart
• Flug und Hotel: zum Selbstkostenpreis
• Kilometer: pro Meile zum vereinbarten Satz
• Für den Kunden gekaufte Software oder Daten: zum Selbstkostenpreis oder mit vereinbartem Aufschlag

In den meisten Bundesstaaten sind Beratungsleistungen von der Umsatzsteuer ausgenommen. Einige besteuern bestimmte professionelle Dienstleistungen. Prüfen Sie die Vorschriften, bevor Sie die Steuerposition auf null setzen.

So kommt die Rechnung schneller durch die Buchhaltung

1. Legen Sie zuerst den Lieferantenstamm an: W-9, Bankverbindung und PO-Nummer. Fehlt etwas, kann sich Ihre erste Zahlung um Wochen verzögern.
2. Senden Sie die Rechnung an die Kreditorenbuchhaltung und setzen Sie Ihren Kontakt in Kopie. Die Buchhaltung zahlt, Ihr Kontakt gibt frei.
3. Eine Rechnung pro PO-Nummer. Zwei Bestellungen auf einer Rechnung führen oft dazu, dass sie zurückgeschickt wird.
4. Nummerieren Sie Rechnungen eindeutig. Ein Jahrespräfix wie INV-2026-031 passt. Verwenden Sie keine Nummer erneut. Mehr dazu im Ratgeber zu Rechnungsnummern.
5. Haken Sie am Fälligkeitstag nach, nicht erst eine Woche später. Eine freundliche Nachricht mit der Rechnung im Anhang genügt. Vorlagen finden Sie in unserem Ratgeber zur Zahlungserinnerung per E-Mail.