Plantilla de factura para consultores

Qué debe mostrar una factura de consultoría

Tu contacto en la empresa acordó contratarte. Quien tramita el pago es alguien de cuentas por pagar que no te conoce. Escribe pensando en esa persona:

• La razón social del cliente y el email de cuentas por pagar que te dieron, no solo el nombre de tu contacto.
• Número PO o referencia del SOW. Muchas empresas no pagan una factura sin uno. Pregunta antes de enviar la primera.
• El periodo facturado: «Del 1 al 31 de octubre» o «Semana del 13 de oct.».
• Lo que cobras: iguala, horas, jornadas o hitos, cada uno en su propia línea con la tarifa.
• Una breve descripción del trabajo, suficiente para que tu contacto lo apruebe sin tener que llamarte.
• Los gastos por separado, con los recibos adjuntos si lo exige el acuerdo.
• Las condiciones de pago (net 15, net 30) y tus datos bancarios. Añade tu EIN si el cliente lo pide; también querrá tener un W-9 antes del primer pago.

Por hora, por jornada, iguala o tarifa fija

Las igualas suelen cobrarse por adelantado, el día 1 de cada mes. Si incluyen un número fijo de horas, factura las adicionales a fin de mes en la siguiente factura, con la tarifa acordada.

Los proyectos a precio fijo suelen facturarse por partes, por ejemplo 40% al inicio, 40% con el borrador y 20% al entregar el informe final. Envía la factura inicial antes de empezar o como factura proforma si el cliente necesita un documento para solicitar un PO.

Conceptos habituales de consultoría

Las tarifas dependen del sector y de la experiencia. Estos son rangos habituales para consultores de empresa independientes en EE. UU.:

• Consultoría de estrategia u operaciones: $125–$300 por hora
• Tarifa por jornada presencial: $1,000–$2,500
• Iguala mensual de asesoría: $1,500–$6,000
• Facilitación de taller, media jornada: $1,500–$3,500
• Diagnóstico o auditoría, precio fijo: $2,500–$10,000
• Preparación de informe o presentación: por hora o como parte del proyecto
• Tiempo de viaje: a menudo se cobra a mitad de tarifa si lo permite el acuerdo
• Vuelos y hotel: a coste
• Kilometraje: por milla, según la tarifa del acuerdo
• Software o datos comprados para el cliente: a coste o con el margen acordado

En la mayoría de los estados los servicios de consultoría no están sujetos al sales tax, aunque algunos gravan ciertos servicios profesionales. Comprueba las normas de tu estado antes de dejar el impuesto a cero.

Cómo agilizar el pago de cuentas por pagar

1. Completa primero el alta como proveedor: W-9, datos bancarios y PO. Si falta algo, la primera factura puede quedarse semanas sin tramitar.
2. Envíala al correo de cuentas por pagar y copia a tu contacto. Cuentas por pagar realiza el pago; tu contacto lo aprueba.
3. Usa una factura por cada PO. Mezclar dos órdenes de compra suele hacer que te la devuelvan.
4. Numera las facturas de forma ordenada. Un prefijo con el año, como INV-2026-031, funciona. No reutilices números. Más información en la guía sobre números de factura.
5. Haz seguimiento el día del vencimiento, no una semana después. Basta con un mensaje amable y la factura adjunta. Consulta las plantillas de email para facturas vencidas.