Plantillas de correo para reclamar facturas vencidas

Antes del vencimiento: facilita el pago

Lo mejor para cobrar empieza antes de la fecha de vencimiento:

• Acuerda las condiciones por escrito antes de empezar, incluido cualquier recargo por demora. Es difícil exigir condiciones que aparecen por primera vez en la factura.
• Envía la factura a quien realiza los pagos, no solo a quien te contrató. En empresas grandes, pide la dirección del departamento de cuentas por pagar y el número de orden de compra (PO), si hace falta.
• Indica una fecha de vencimiento concreta y todos los medios de pago disponibles.
• Vuelve a revisar la factura: un nombre de cliente incorrecto o la falta del número PO son motivos habituales para que no se pague.

Si usas condiciones habituales como Net 30, nuestra guía de Net 30 explica cómo indicarlas.

Calendario para reclamar pagos atrasados

Mantén el ritmo. Si dejas pasar mucho tiempo entre recordatorios, el cliente entenderá que la factura puede esperar. Escribe mensajes breves, pon el número de factura en el asunto y adjunta de nuevo la factura cada vez para que nadie tenga que buscarla.

Cuatro plantillas de correo listas para copiar

Sustituye el texto entre corchetes.

1. Recordatorio amable (unos días antes del vencimiento)

Asunto: La factura [INV-0146] vence el [November 7]

Hola, [Name]. Solo quería recordarte que la factura [INV-0146] por [$3,050.00] vence el [November 7]. La adjunto de nuevo para que te resulte más fácil encontrarla. Los datos de pago están en la factura. Gracias. Avísame si necesitas algo.

2. Recordatorio cordial (1 día de retraso)

Asunto: Recordatorio: la factura [INV-0146] venció ayer

Hola, [Name]. Todavía no he recibido el pago de la factura [INV-0146] ([$3,050.00]), que vencía el [November 7]. Puede que este correo se haya cruzado con el pago; si es así, puedes ignorarlo. Si no, ¿me puedes decir cuándo puedo esperarlo? Adjunto una copia.

3. Seguimiento firme (entre 7 y 14 días de retraso)

Asunto: Vencida: factura [INV-0146], lleva [14] días de retraso

Hola, [Name]. La factura [INV-0146] por [$3,050.00] lleva ya [14] días vencida y no he recibido respuesta a mi recordatorio del [November 8]. Confírmame, por favor, qué día pagarás o avísame si hay algún problema con la factura para que pueda corregirlo. Según acordamos en [nuestro contrato], se aplica un recargo del [1.5% mensual] después de [30] días.

4. Aviso final (entre 21 y 30 días de retraso)

Asunto: Aviso final: factura [INV-0146]

Hola, [Name]. A pesar de mis recordatorios del [November 8] y el [November 15], la factura [INV-0146] por [$3,050.00] sigue pendiente. Paga el importe íntegro antes del [December 5]. Si para entonces no he recibido el pago ni noticias tuyas, [añadiré el recargo acordado / enviaré el caso a una agencia de cobro / iniciaré una reclamación de menor cuantía]. Preferiría resolverlo directamente. Llámame al [number] si ha surgido algún problema.

Menciona solo las medidas que realmente estés dispuesto a tomar.

Guion para la llamada del día 14

A veces una llamada consigue una respuesta después de tres correos. Si se trata de una empresa, pide hablar con cuentas por pagar.

1. «Hola, soy [your name], de [business]. Llamo por la factura [INV-0146] de [$3,050], que venció el [November 7]».
2. «¿Puedes comprobar si la recibisteis y si está aprobada para el pago?».
3. Si hay un problema: «¿Qué necesitas de mi parte para poder pagarla?». Resuélvelo ese mismo día.
4. Si está aprobada: «¿En qué fecha de pagos se incluirá y qué día puedo esperar el pago?».
5. Si no pueden pagar todo de una vez: «¿Podemos acordar una fecha para pagar una parte ahora y el resto antes del [date]?».
6. Para terminar: «Gracias. Te enviaré un breve resumen por correo de lo acordado».

Después, envía ese resumen. Dejar por escrito la fecha prometida facilita el aviso final, si hace falta.

Recargos e intereses por demora

Solo puedes cobrar lo que permitan el acuerdo o la ley. Lo más seguro es indicar el recargo por demora en el presupuesto o contrato antes de empezar el trabajo y repetirlo en la factura, como en el ejemplo de esta guía. En Estados Unidos, los límites de los recargos y los intereses varían según el estado. Comprueba las normas de tu estado antes de fijar un tipo.

En el Reino Unido, la ley sobre pagos atrasados permite que una empresa reclame a otra empresa (no a consumidores):

• Intereses legales del 8% más el tipo básico del Bank of England, salvo que el contrato establezca otro tipo.
• Una cantidad fija para gastos de cobro, una vez por factura: £40 para deudas de hasta £999.99, £70 para importes entre £1,000 y £9,999.99, y £100 para importes de £10,000 o más.

Si no se acordó una fecha de pago, se considera que el pago está atrasado 30 días después de que el cliente reciba la factura o los productos o servicios, lo que ocurra más tarde. Si añades intereses, gov.uk indica que debes enviar una nueva factura para cobrarlos.

Duebolt Pro te permite enviar la factura por correo como un enlace, mandar recordatorios con un toque y ver cuándo la abrió el cliente. Es útil si alguien dice que no la recibió.

Qué hacer si los recordatorios no funcionan

Si pasa la fecha límite final, tus opciones dependen del importe y del país:

• Deja de aceptar nuevos trabajos de ese cliente hasta que salde la cuenta.
• Propón un plan de pagos por escrito si realmente no puede pagar de una vez.
• Recurre a una agencia de cobro, que se quedará con una parte de lo que consiga recuperar.
• Acude al juzgado de reclamaciones de menor cuantía. La mayoría de los países tienen un procedimiento judicial más sencillo para deudas pequeñas. En el Reino Unido, gov.uk también explica la opción de enviar un requerimiento legal de pago para reclamar formalmente una deuda pendiente.

Elijas lo que elijas, guarda copias de la factura, cada recordatorio y las notas de todas las llamadas. Para la próxima vez, puedes pedir un anticipo o fijar plazos más cortos con ese cliente. Consulta cómo hacer una factura para revisar los detalles antes de enviarla y evitar muchos de estos retrasos.