Modèles d’e-mails pour relancer une facture impayée

Avant l’échéance : facilitez le paiement

Le meilleur moyen d’obtenir un paiement commence avant la date d’échéance :

• Convenez des conditions par écrit avant le travail, y compris les éventuelles pénalités de retard. Des conditions ajoutées pour la première fois sur la facture sont difficiles à faire appliquer.
• Envoyez la facture à la personne qui effectue les paiements, pas seulement à celle qui vous a engagé. Dans une grande entreprise, demandez l’adresse du service des comptes fournisseurs et le numéro de bon de commande.
• Indiquez une vraie date d’échéance et tous les moyens de paiement sur la facture.
• Relisez-la une dernière fois : un nom de client erroné ou un numéro de bon de commande manquant est une cause fréquente de retard.

Si vous utilisez des conditions courantes comme Net 30, notre guide Net 30 explique comment les formuler.

Calendrier de relance d’un paiement en retard

Respectez le calendrier. De longs intervalles entre les relances indiquent au client que la facture peut attendre. Faites court, indiquez le numéro de facture dans l’objet et joignez-la de nouveau à chaque message pour que personne n’ait à la chercher.

Quatre modèles d’e-mails à copier

Remplacez les éléments entre crochets.

1. Rappel amical (quelques jours avant l’échéance)

Objet : Facture [INV-0146] à régler le [November 7]

Bonjour [Name], petit rappel : la facture [INV-0146] de [$3,050.00] arrive à échéance le [November 7]. Je l’ai jointe à nouveau pour vous faciliter la tâche. Vous trouverez les informations de paiement sur la facture. Merci, et dites-moi si vous avez besoin d’autre chose.

2. Relance courtoise (1 jour de retard)

Objet : Rappel : la facture [INV-0146] était à régler hier

Bonjour [Name], je n’ai pas encore reçu le paiement de la facture [INV-0146] ([$3,050.00]), qui était à régler le [November 7]. Ce message a peut-être croisé votre paiement, auquel cas vous pouvez l’ignorer. Sinon, pourriez-vous m’indiquer quand je peux l’attendre ? Vous trouverez une copie en pièce jointe.

3. Relance ferme (7 à 14 jours de retard)

Objet : En retard : facture [INV-0146], [14] jours de retard

Bonjour [Name], la facture [INV-0146] de [$3,050.00] accuse maintenant [14] jours de retard et je n’ai pas eu de réponse à ma relance du [November 8]. Merci de confirmer la date à laquelle vous réglerez la facture, ou de m’indiquer s’il y a un problème afin que je puisse le résoudre. Comme convenu dans [notre contrat], des pénalités de retard de [1.5% par mois] s’appliquent après [30] jours.

4. Dernier avis (21 à 30 jours de retard)

Objet : Dernier avis : facture [INV-0146]

Bonjour [Name], malgré mes relances des [November 8] et [November 15], la facture [INV-0146] de [$3,050.00] reste impayée. Merci de la régler intégralement avant le [December 5]. Sans paiement ni réponse de votre part d’ici là, je vais [appliquer les pénalités convenues / transmettre le dossier à une agence de recouvrement / engager une procédure devant le tribunal des petites créances]. Je préférerais régler cela directement. En cas de problème, appelez-moi au [number].

Ne mentionnez que des démarches que vous êtes réellement prêt à entreprendre.

Script pour l’appel après 14 jours

Un appel obtient souvent une réponse que trois e-mails n’ont pas donnée. Si vous appelez une entreprise, demandez le service des comptes fournisseurs.

1. « Bonjour, [your name] à l’appareil, de [business]. J’appelle au sujet de la facture [INV-0146] de [$3,050], arrivée à échéance le [November 7]. »
2. « Pouvez-vous vérifier que vous l’avez reçue et qu’elle a été approuvée pour paiement ? »
3. En cas de problème : « De quoi avez-vous besoin pour pouvoir la régler ? » Réglez le problème le jour même.
4. Si elle est approuvée : « Lors de quelle session de paiement sera-t-elle réglée, et à quelle date puis-je m’attendre au virement ? »
5. Si le client ne peut pas tout payer : « Peut-on convenir d’une date pour régler une partie maintenant, puis le solde avant le [date] ? »
6. Pour conclure : « Merci. Je vous envoie un bref récapitulatif de notre accord par e-mail. »

Envoyez ensuite ce récapitulatif. Une trace écrite de la date promise vous sera utile si vous devez envoyer un dernier avis.

Pénalités de retard et intérêts

Vous ne pouvez réclamer que ce que prévoit votre accord ou la loi. Le plus sûr est d’indiquer les pénalités de retard dans votre devis ou contrat avant de commencer, puis de les rappeler sur la facture, comme dans l’exemple de ce guide. Aux États-Unis, les limites applicables aux pénalités et aux intérêts varient selon l’État. Vérifiez la réglementation de votre État avant de fixer un taux.

Au Royaume-Uni, la loi sur les retards de paiement permet à une entreprise de réclamer à une autre entreprise (pas à un particulier) :

• Des intérêts légaux de 8 % auxquels s’ajoute le taux de base de la Bank of England, sauf si votre contrat prévoit un autre taux.
• Une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, une seule fois par facture : £40 pour les dettes jusqu’à £999.99, £70 pour celles comprises entre £1,000 et £9,999.99, et £100 à partir de £10,000.

Si aucune date de paiement n’a été convenue, le paiement est considéré en retard 30 jours après réception de la facture ou des biens ou services par le client, selon la date la plus tardive. Si vous ajoutez des intérêts, gov.uk indique qu’il faut envoyer une nouvelle facture.

Duebolt Pro vous permet d’envoyer la facture par e-mail sous forme de lien, de transmettre des rappels en un geste et de voir quand le client l’a ouverte. C’est utile si quelqu’un affirme ne pas l’avoir reçue.

Si les relances restent sans réponse

Si la date limite finale est dépassée, les démarches possibles dépendent du montant et de votre pays :

• Suspendez tout nouveau travail pour ce client jusqu’au règlement de son compte.
• Proposez un échéancier écrit s’il ne peut vraiment pas tout payer d’un coup.
• Faites appel à une agence de recouvrement, qui prélèvera une part des sommes récupérées.
• Saisissez le tribunal des petites créances. La plupart des pays ont une procédure simplifiée pour les petites dettes. Au Royaume-Uni, gov.uk décrit aussi la possibilité d’envoyer une mise en demeure officielle pour réclamer une dette impayée.

Quelle que soit votre décision, gardez une copie de la facture, de chaque relance et des notes de chaque appel. Pour la prochaine mission, envisagez de demander un acompte ou de raccourcir les délais de paiement de ce client. Consultez comment faire une facture pour une liste de vérifications avant l’envoi qui évite bien des retards.