Wzory e-maili o zaległej fakturze i ponaglenia

Zanim faktura się przeterminuje, ułatw klientowi zapłatę

Najlepsze działania pomagające odzyskać należność zaczynają się przed terminem płatności:

• Uzgodnij warunki na piśmie przed rozpoczęciem pracy, w tym ewentualną opłatę za zwłokę. Trudno egzekwować warunki, które pojawiły się dopiero na fakturze.
• Wyślij fakturę osobie odpowiedzialnej za płatności, a nie tylko osobie, która zamówiła usługę. W większych firmach poproś o adres działu zobowiązań i numer zamówienia (PO).
• Wydrukuj konkretną datę płatności i wszystkie dostępne sposoby zapłaty na fakturze.
• Sprawdź fakturę jeszcze raz: błędna nazwa klienta lub brak numeru PO to częste powody opóźnień.

Jeśli stosujesz popularny termin Net 30, w poradniku Net 30 znajdziesz wskazówki, jak go zapisać.

Harmonogram przypominania o zaległej płatności

Trzymaj się harmonogramu. Długie przerwy między przypomnieniami pokazują klientowi, że faktura może poczekać. Pisz krótko, umieszczaj numer faktury w temacie i za każdym razem ponownie załączaj fakturę, aby klient nie musiał jej szukać.

Cztery gotowe wzory e-maili

Zastąp teksty w nawiasach kwadratowych właściwymi danymi.

1. Przyjazne przypomnienie (kilka dni przed terminem)

Temat: Faktura [INV-0146], termin płatności [November 7]

Cześć [Name], przypominam, że termin płatności faktury [INV-0146] na kwotę [$3,050.00] upływa [November 7]. Dla wygody załączam ją ponownie. Dane do płatności znajdziesz na fakturze. Dziękuję i daj znać, jeśli czegoś potrzebujesz.

2. Uprzejme przypomnienie (1 dzień po terminie)

Temat: Przypomnienie: termin faktury [INV-0146] minął wczoraj

Cześć [Name], nie widzę jeszcze płatności za fakturę [INV-0146] ([$3,050.00]), której termin przypadał [November 7]. Być może ta wiadomość minęła się z płatnością. Jeśli tak, zignoruj ją proszę. Jeśli nie, daj znać, kiedy mogę spodziewać się przelewu. W załączniku przesyłam kopię faktury.

3. Stanowcze ponaglenie (7–14 dni po terminie)

Temat: Zaległa faktura [INV-0146], [14] dni po terminie

Cześć [Name], faktura [INV-0146] na kwotę [$3,050.00] jest już [14] dni po terminie. Nie otrzymałem odpowiedzi na przypomnienie z [November 8]. Proszę o potwierdzenie, kiedy zapłacisz, albo informację, czy na fakturze jest problem, który mogę poprawić. Zgodnie z ustaleniami w [naszej umowie] po [30] dniach naliczana jest opłata za zwłokę w wysokości [1.5% miesięcznie].

4. Ostateczne wezwanie (21–30 dni po terminie)

Temat: Ostateczne wezwanie: faktura [INV-0146]

Cześć [Name], mimo przypomnień z [November 8] i [November 15] faktura [INV-0146] na kwotę [$3,050.00] nadal nie została opłacona. Proszę o zapłatę całości do [December 5]. Jeśli do tego czasu nie otrzymam płatności ani wiadomości od ciebie, [naliczę uzgodnioną opłatę za zwłokę / przekażę sprawę firmie windykacyjnej / złożę pozew w sądzie ds. drobnych roszczeń]. Wolałbym rozwiązać tę sprawę bezpośrednio. Jeśli pojawił się problem, zadzwoń proszę pod numer [number].

Pisz tylko o działaniach, które rzeczywiście zamierzasz podjąć.

Skrypt rozmowy telefonicznej po 14 dniach

Rozmowa często przynosi odpowiedź, której nie udało się uzyskać w trzech e-mailach. Jeśli dzwonisz do firmy, poproś o dział zobowiązań.

1. „Dzień dobry, nazywam się [your name], dzwonię z firmy [business] w sprawie faktury [INV-0146] na kwotę [$3,050], której termin płatności przypadał [November 7].”
2. „Czy możesz sprawdzić, czy faktura dotarła i czy została zatwierdzona do zapłaty?”
3. Jeśli pojawił się problem: „Czego potrzebujesz ode mnie, żeby można było opłacić fakturę?” Rozwiąż go tego samego dnia.
4. Jeśli płatność została zatwierdzona: „W której paczce przelewów zostanie uwzględniona i kiedy mogę się jej spodziewać?”
5. Jeśli klient nie może zapłacić całości: „Czy możemy ustalić termin zapłaty części teraz, a reszty do [date]?”
6. Na koniec: „Dziękuję. Wyślę krótkie podsumowanie naszych ustaleń.”

Potem wyślij to podsumowanie. Pisemne potwierdzenie obiecanej daty ułatwia wystosowanie ostatecznego wezwania, jeśli będzie potrzebne.

Opłaty za zwłokę i odsetki

Możesz naliczyć tylko taką opłatę, na jaką pozwala umowa lub prawo. Najbezpieczniej zapisać opłatę za zwłokę w ofercie lub umowie przed rozpoczęciem pracy i powtórzyć ją na fakturze, tak jak w przykładzie obok. W USA limity opłat za zwłokę i odsetek różnią się w zależności od stanu, dlatego przed ustaleniem stawki sprawdź obowiązujące tam zasady.

W UK przepisy o opóźnionych płatnościach pozwalają firmie dochodzić od innej firmy (nie od konsumenta):

• Odsetek ustawowych w wysokości 8% powiększonych o bazową stopę Bank of England, chyba że umowa określa inną stawkę.
• Stałej kwoty kosztów odzyskania należności, raz za każdą fakturę: £40 dla długu do £999.99, £70 dla kwoty od £1,000 do £9,999.99 oraz £100 dla kwoty £10,000 lub wyższej.

Jeśli nie uzgodniono terminu płatności, płatność uznaje się za opóźnioną po 30 dniach od otrzymania przez klienta faktury, towaru lub usługi, zależnie od tego, co nastąpiło później. Według gov.uk, jeśli naliczasz odsetki, wyślij na nie nową fakturę.

Duebolt Pro umożliwia wysłanie faktury e-mailem jako linku, wysłanie przypomnienia jednym kliknięciem i sprawdzenie, kiedy klient ją otworzył. Przydaje się to, gdy ktoś twierdzi, że faktura do niego nie dotarła.

Co zrobić, jeśli przypomnienia nie pomagają

Jeśli minął ostateczny termin, dalsze możliwości zależą od kwoty i kraju:

• Wstrzymaj dalszą pracę dla klienta do czasu uregulowania należności.
• Zaproponuj plan spłaty na piśmie, jeśli klient naprawdę nie może zapłacić od razu.
• Skorzystaj z firmy windykacyjnej, która zatrzymuje część odzyskanej kwoty.
• Złóż pozew w sądzie ds. drobnych roszczeń. W większości krajów mniejsze długi można dochodzić w uproszczonym postępowaniu. Gov.uk opisuje też możliwość wysłania formalnego wezwania do zapłaty długu (statutory demand) w UK.

Niezależnie od wybranej drogi zachowaj kopie faktury, wszystkich przypomnień i notatki z każdej rozmowy. Przy kolejnym zleceniu rozważ pobranie zaliczki z góry albo krótszy termin dla tego klienta. Poradnik jak wystawić fakturę zawiera listę kontrolną przed wysyłką, która pomaga zapobiegać wielu takim opóźnieniom.