Jak wystawić fakturę jako samozatrudniony w UK

Co musi zawierać każda faktura w UK

W poradniku gov.uk dotyczącym faktur wymieniono wymagane dane:

• unikalny numer identyfikacyjny
• nazwa firmy, adres i dane kontaktowe
• nazwa i adres firmy klienta, któremu wystawiasz fakturę
• jasny opis tego, za co pobierasz opłatę
• data dostarczenia towaru lub wykonania usługi (data dostawy)
• data wystawienia faktury
• naliczona kwota lub kwoty
• kwota VAT, jeśli dotyczy
• łączna kwota do zapłaty

W przypadku osób samozatrudnionych gov.uk dodaje dwa elementy: twoje imię i nazwisko oraz używaną nazwę firmy, a jeśli używasz nazwy firmy, także adres, na który można dostarczać dokumenty prawne.

Jeśli działasz pod nazwą „Ellison Joinery”, faktura nadal powinna zawierać twoje imię i nazwisko, tak jak w przykładzie obok poradnika („Jake Ellison, działający pod nazwą Ellison Joinery”), oraz adres.

Jeśli nie jesteś zarejestrowany jako płatnik VAT

Większość osób rozpoczynających działalność na własny rachunek nie przekracza progu VAT. Jeśli dotyczy to ciebie:

• Nie doliczaj VAT i nie pokazuj stawki ani numeru VAT. Według gov.uk, aby zacząć naliczać VAT, musisz się do niego zarejestrować.
• Suma faktury to po prostu cena twojej pracy.
• Krótka informacja, na przykład „Nie jestem zarejestrowany jako płatnik VAT”, jest opcjonalna, ale może oszczędzić pytań od klientów firmowych, którzy spodziewają się VAT.

Musisz zarejestrować się do VAT, jeśli twój obrót podlegający VAT z ostatnich 12 miesięcy przekroczy £90,000 albo jeśli spodziewasz się przekroczyć tę kwotę w ciągu samych kolejnych 30 dni. Możesz też zarejestrować się dobrowolnie poniżej tego progu. Niektóre osoby samozatrudnione tak robią, gdy większość ich klientów to firmy zarejestrowane do VAT, które mogą go odliczyć.

Kontroluj bieżący okres 12 miesięcy, a nie rok podatkowy. Próg sprawdza się dla ostatnich 12 miesięcy w dowolnym momencie.

W przykładzie obok poradnika stolarz niezarejestrowany do VAT wystawia firmie wynajmującej domy wakacyjne fakturę na £548.50 za dwoje drzwi, trzy godziny pracy przy oknie sash oraz okucia. Nie ma na niej pozycji VAT ani numeru VAT, a suma odpowiada cenie. Gdyby ten sam stolarz zarejestrował się później, na fakturze za tę samą pracę wykazałby każdą pozycję bez VAT, stawkę VAT, kwotę VAT i swój numer VAT.

Jeśli jesteś zarejestrowany jako płatnik VAT

Po rejestracji faktury wystawiane klientom zarejestrowanym do VAT muszą być fakturami VAT i zawierać więcej szczegółów. Zgodnie z przewodnikiem VAT HMRC (Notice 700) pełna faktura VAT musi zawierać:

• kolejny numer z jednej lub kilku serii, jednoznacznie identyfikujący dokument
• datę dostawy (moment podatkowy), a jeśli jest inna, także datę wystawienia
• twoje imię i nazwisko lub nazwę, adres i numer rejestracyjny VAT
• nazwę i adres klienta
• opis towarów lub usług oraz ich ilość lub zakres
• dla każdej pozycji: stawkę VAT i kwotę bez VAT
• sumę bez VAT, stawkę ewentualnego rabatu za zapłatę gotówką i łączną kwotę VAT w funtach szterlingach

Kilka zasad, o których łatwo zapomnieć:

• Termin wystawienia. Zwykle musisz wystawić fakturę VAT w ciągu 30 dni od momentu podatkowego.
• Faktury uproszczone. Przy dostawie o wartości £250 lub niższej możesz wystawić uproszczoną fakturę VAT, jeśli klient się zgodzi. Powyżej £250 albo na prośbę klienta musi to być pełna faktura.
• Klienci niezarejestrowani do VAT. Nie musisz wystawiać im faktury VAT, ale HMRC zaleca wystawić ją każdemu klientowi, który o nią poprosi, ponieważ zwykle nie wiesz, czy jest zarejestrowany.

W Duebolt dodaj numer VAT w danych firmy i wybierz stawkę 20%, 5% lub 0% (możesz też ustawić stawkę dla każdej pozycji). Numer VAT i kwoty podatku według stawek zostaną wydrukowane na fakturze. Zobacz szablon faktury UK lub generator faktur UK.

Numeracja, daty i warunki płatności

Numeruj faktury kolejno w jednej serii, na przykład INV-0001, INV-0002 albo 2026-001, jeśli chcesz umieścić rok na początku. Nigdy nie używaj ponownie tego samego numeru. Jeśli popełnisz błąd, wystaw korektę zamiast zmieniać oryginał. W poradniku o numerach faktur wyjaśniamy, co zrobić z lukami i anulowanymi dokumentami.

Podaj zarówno datę faktury, jak i datę wykonania pracy, jeśli są różne. W przypadku osób zarejestrowanych do VAT jest to szczególnie ważne, bo pełna faktura VAT musi zawierać datę dostawy (moment podatkowy).

Warunki płatności możesz ustalić samodzielnie, na przykład 14 dni. Gov.uk podaje, że jeśli nie uzgodniono terminu płatności, klient zasadniczo powinien zapłacić w ciągu 30 dni od otrzymania faktury, towaru lub usługi. Informacje o ponagleniach i odsetkach ustawowych, których firmy mogą dochodzić od innych firm, znajdziesz w poradniku e-mail w sprawie zaległej faktury.

Przechowywanie dokumentacji

Jako osoba samozatrudniona musisz prowadzić dokumentację całej sprzedaży i przychodów oraz wszystkich wydatków firmowych. Jeśli jesteś zarejestrowany do VAT, przechowuj też dokumentację VAT. Każda wysłana faktura należy do ewidencji sprzedaży, więc zachowuj jej kopię w kolejności numerów wraz z datą zapłaty.

Według gov.uk dokumentację trzeba przechowywać przez co najmniej 5 lat od terminu złożenia zeznania przypadającego 31 stycznia za dany rok podatkowy. Przykład: jeśli zeznanie za rok podatkowy 2022–2023 zostało wysłane online do 31 stycznia 2024, dokumenty zachowaj co najmniej do końca stycznia 2029.

Praktyczne nawyki ułatwiające rozliczenie Self Assessment:

• Zapisuj każdą fakturę jako PDF w folderze dla danego roku podatkowego (od 6 kwietnia do 5 kwietnia).
• Oznaczaj fakturę jako opłaconą zaraz po otrzymaniu pieniędzy.
• Przechowuj razem z nimi paragony za wydatki firmowe.

Duebolt zapamiętuje twoje dane, klientów i pozycje na urządzeniu, a bezpłatne konto przechowuje w chmurze trzy ostatnie dokumenty. To nie jest program księgowy, dlatego zachowuj też pliki PDF lub przekazuj je księgowemu.