Facturer comme travailleur indépendant au Royaume-Uni

Mentions obligatoires sur toute facture britannique

Le guide de gov.uk sur la facturation précise que votre facture doit indiquer :

• un numéro d’identification unique
• le nom de votre entreprise, son adresse et ses coordonnées
• le nom et l’adresse de l’entreprise cliente à qui vous adressez la facture
• une description claire de ce que vous facturez
• la date de fourniture des biens ou services (date de livraison ou de prestation)
• la date de la facture
• le ou les montants facturés
• le montant de la TVA, le cas échéant
• le montant total dû

Pour les travailleurs indépendants, gov.uk ajoute deux mentions : votre nom et tout nom commercial utilisé, et, si vous utilisez un nom commercial, une adresse où vous pouvez recevoir des documents juridiques.

Ainsi, si vous exercez sous le nom « Ellison Joinery », la facture doit tout de même porter votre nom, comme dans l’exemple de ce guide (« Jake Ellison, exerçant sous le nom Ellison Joinery »), ainsi qu’une adresse.

Si vous n’êtes pas enregistré à la TVA

La plupart des nouveaux indépendants commencent avec un chiffre d’affaires inférieur au seuil de TVA. Si c’est votre cas :

• Ne facturez pas la TVA et n’ajoutez ni ligne de TVA ni numéro de TVA. gov.uk précise qu’il faut s’enregistrer à la TVA avant de la facturer.
• Le total de votre facture correspond simplement au prix de votre travail.
• Une courte mention comme « Non enregistré à la TVA » est facultative, mais évite les questions des clients professionnels qui s’attendent à voir la TVA.

Vous devez vous enregistrer à la TVA si votre chiffre d’affaires imposable à la TVA sur les 12 derniers mois dépasse £90,000, ou si vous prévoyez de dépasser £90,000 au cours des 30 prochains jours seulement. Vous pouvez aussi vous enregistrer volontairement en dessous de ce seuil. Certains indépendants le font lorsque la plupart de leurs clients sont des entreprises enregistrées qui peuvent récupérer la TVA.

Surveillez le total glissant des 12 derniers mois, et non l’année fiscale. Le calcul porte sur les 12 derniers mois à n’importe quelle date.

Dans l’exemple de ce guide, un menuisier non enregistré facture £548.50 à une entreprise de locations de vacances pour deux portes, trois heures de main-d’œuvre sur une fenêtre à guillotine et la quincaillerie. Il n’y a ni ligne ni numéro de TVA : le total correspond au prix. Si ce menuisier s’enregistre plus tard, la même facture indiquera chaque ligne hors TVA, le taux et le montant de TVA, ainsi que son numéro de TVA.

Si vous êtes enregistré à la TVA

Une fois enregistré, vous devez remettre des factures de TVA plus détaillées aux clients eux-mêmes enregistrés à la TVA. Le guide de HMRC sur la TVA (Notice 700) précise qu’une facture de TVA complète doit indiquer :

• un numéro séquentiel, basé sur une ou plusieurs séries, qui identifie le document de façon unique
• la date de livraison ou de prestation (fait générateur) et, si elle diffère, la date d’émission
• votre nom, votre adresse et votre numéro d’enregistrement à la TVA
• le nom et l’adresse du client
• une description des biens ou services, avec leur quantité ou leur étendue
• pour chaque ligne : le taux de TVA et le montant hors TVA
• le total hors TVA, le taux de toute remise au comptant et le montant total de TVA en livres sterling

Quelques règles à connaître :

• Délai. Vous devez généralement émettre la facture de TVA dans les 30 jours suivant le fait générateur.
• Factures simplifiées. Pour une fourniture de £250 ou moins, vous pouvez émettre une facture de TVA simplifiée si le client l’accepte. Au-delà de £250, ou si le client le demande, il faut une facture complète.
• Clients non enregistrés à la TVA. Vous n’êtes pas obligé de leur remettre une facture de TVA, mais HMRC conseille d’en fournir une à tout client qui la demande, car vous ne pouvez généralement pas savoir s’il est enregistré.

Dans Duebolt, ajoutez votre numéro de TVA dans les coordonnées de l’entreprise et choisissez le taux de 20 %, 5 % ou 0 % (ou définissez un taux pour chaque ligne). Le numéro de TVA et les montants par taux sont ensuite imprimés sur la facture. Consultez le modèle de facture britannique ou le générateur de factures britannique.

Numérotation, dates et conditions de paiement

Numérotez vos factures dans une seule séquence continue, par exemple INV-0001, INV-0002 ou 2026-001 si vous préférez commencer par l’année. Ne réutilisez jamais un numéro. En cas d’erreur, émettez une correction au lieu de modifier l’original. Notre guide sur les numéros de facture explique les numéros manquants et les factures annulées.

Indiquez la date de facture et celle du travail si elles diffèrent. C’est encore plus important pour les indépendants enregistrés à la TVA, car une facture complète doit indiquer la date de livraison ou de prestation (le fait générateur).

Vous pouvez choisir vos conditions de paiement (par exemple 14 jours). gov.uk précise que si aucune date n’a été convenue, le client doit généralement payer sous 30 jours après réception de la facture, des biens ou du service. Pour relancer les retards, notamment au sujet des intérêts légaux que les entreprises peuvent réclamer à d’autres entreprises, consultez notre guide sur les e-mails de relance de facture impayée.

Conservation des justificatifs

En tant que travailleur indépendant, vous devez conserver les justificatifs de toutes vos ventes et recettes, de vos dépenses professionnelles et, si vous êtes enregistré, de la TVA. Chaque facture envoyée fait partie de vos justificatifs de vente : gardez-en une copie, dans l’ordre des numéros, avec sa date de paiement.

gov.uk indique que vous devez conserver vos documents pendant au moins 5 ans après la date limite de déclaration du 31 janvier pour l’année fiscale concernée. Exemple : si vous avez envoyé en ligne votre déclaration pour 2022 à 2023 avant le 31 janvier 2024, conservez vos justificatifs jusqu’à la fin janvier 2029 au moins.

Quelques habitudes qui facilitent la déclaration Self Assessment :

• Enregistrez chaque facture en PDF dans un dossier par année fiscale (du 6 avril au 5 avril).
• Marquez chaque facture comme payée dès que l’argent arrive.
• Gardez les reçus de vos dépenses professionnelles avec ces documents.

Duebolt mémorise vos coordonnées, vos clients et vos prestations sur votre appareil. Un compte gratuit conserve dans le cloud vos trois documents les plus récents. Ce n’est pas un logiciel de comptabilité : archivez aussi vos PDF ou transmettez-les à votre comptable.