Så fakturerar du som sole trader i Storbritannien

Det här måste finnas på alla fakturor i Storbritannien

gov.uk:s fakturaguide listar uppgifterna som måste finnas på fakturan:

• ett unikt identifikationsnummer
• ditt företagsnamn, din adress och dina kontaktuppgifter
• företagsnamnet och adressen till kunden du fakturerar
• en tydlig beskrivning av vad du tar betalt för
• datumet då varorna levererades eller tjänsten utfördes (leveransdatum)
• fakturadatum
• beloppet eller beloppen du tar betalt
• VAT-belopp, om tillämpligt
• det totala beloppet att betala

För sole traders lägger gov.uk till två uppgifter: ditt namn och eventuellt företagsnamn som du använder, och, om du använder ett företagsnamn, en adress dit juridiska dokument kan skickas till dig.

Om du till exempel driver verksamhet under namnet ”Ellison Joinery” ska fakturan fortfarande visa ditt eget namn, som i exemplet bredvid guiden (”Jake Ellison, verksam under namnet Ellison Joinery”), tillsammans med en adress.

Om du inte är VAT-registrerad

De flesta nya sole traders börjar under VAT-gränsen. Om det gäller dig:

• Ta inte ut VAT och visa varken en VAT-rad eller ett VAT-nummer. gov.uk är tydliga med att du måste VAT-registrera dig innan du börjar ta ut VAT.
• Fakturans totalsumma är helt enkelt priset för arbetet.
• En kort notering som ”Ej VAT-registrerad” är frivillig, men kan förebygga frågor från företagskunder som förväntar sig att se VAT.

Du måste registrera dig för VAT om din VAT-pliktiga omsättning under de senaste 12 månaderna överstiger £90,000, eller om du räknar med att den ska överstiga £90,000 under de kommande 30 dagarna. Du kan också registrera dig frivilligt under gränsen. En del sole traders gör det när de flesta kunderna är VAT-registrerade företag som kan dra av VAT.

Håll koll på omsättningen under en rullande 12-månadersperiod, inte bara räkenskapsåret. Gränsen gäller de senaste 12 månaderna vid varje given tidpunkt.

I exemplet bredvid guiden fakturerar en snickare som inte är registrerad ett företag som hyr ut semesterboenden £548.50 för två dörrar, tre timmars arbete på ett spröjsfönster och beslagen. Fakturan har ingen VAT-rad eller VAT-nummer. Totalen är priset. Om samma snickare registrerar sig senare skulle samma jobb visa varje rad exklusive VAT, VAT-satsen, VAT-beloppet och hans VAT-nummer.

Om du är VAT-registrerad

När du är registrerad måste fakturor till VAT-registrerade kunder vara VAT-fakturor och innehålla fler uppgifter. HMRC:s VAT-guide (Notice 700) säger att en fullständig VAT-faktura måste visa:

• ett löpnummer från en eller flera nummerserier som gör dokumentet unikt
• tidpunkten för leveransen (skattetidpunkten) och, om den skiljer sig, datumet då fakturan utfärdades
• ditt namn, din adress och ditt VAT-registreringsnummer
• kundens namn och adress
• en beskrivning av varorna eller tjänsterna, inklusive antal eller omfattning för varje post
• för varje rad: VAT-satsen och beloppet exklusive VAT
• totalsumman exklusive VAT, eventuell kassarabatt och total VAT i pund sterling

Några regler som är lätta att missa:

• Tidsgräns. Vanligtvis måste du utfärda en VAT-faktura inom 30 dagar från skattetidpunkten.
• Förenklade fakturor. För en leverans på högst £250 kan du utfärda en förenklad VAT-faktura om kunden går med på det. Över £250, eller om kunden ber om det, måste du utfärda en fullständig faktura.
• Kunder som inte är VAT-registrerade. Du behöver inte utfärda en VAT-faktura till dem, men HMRC rekommenderar att du gör det om kunden ber om det, eftersom du vanligtvis inte kan veta om kunden är registrerad.

I Duebolt lägger du till ditt VAT-nummer under företagsuppgifterna och väljer satsen 20%, 5% eller 0% (eller anger en sats för varje rad). VAT-numret och VAT-beloppet för varje sats skrivs då ut på fakturan. Se fakturamallen för Storbritannien eller fakturageneratorn för Storbritannien.

Numrering, datum och betalningsvillkor

Numrera fakturorna i en löpande serie, till exempel INV-0001, INV-0002 eller 2026-001 om du vill ha året först. Återanvänd aldrig ett nummer. Om du gör ett misstag ska du utfärda en rättelse i stället för att ändra originalet. Vår guide om fakturanummer förklarar luckor och makulerade nummer.

Visa både fakturadatumet och datumet då arbetet utfördes om de skiljer sig åt. Det är extra viktigt för VAT-registrerade företag, eftersom en fullständig VAT-faktura måste visa tidpunkten för leveransen (skattetidpunkten).

Du kan själv välja betalningsvillkor, till exempel 14 dagar. Enligt gov.uk måste kunden i allmänhet betala inom 30 dagar från att ha fått fakturan eller varorna eller tjänsten, om inget betalningsdatum har avtalats. Läs vår guide om mejl om försenade fakturor för råd om sena betalningar, inklusive den lagstadgade ränta som företag kan kräva av andra företag.

Spara bokföringsunderlagen

Som sole trader måste du spara underlag för all försäljning och alla inkomster, alla företagsutgifter och även VAT-underlag om du är registrerad. Varje faktura du skickar ingår i försäljningsunderlaget. Spara därför en kopia av varje faktura i nummerordning och notera när den betalades.

gov.uk säger att du måste spara underlagen i minst 5 år efter inlämningsfristen den 31 januari för det aktuella skatteåret. Exempel: om du lämnade in deklarationen för 2022 till 2023 online senast den 31 januari 2024 ska du spara underlagen åtminstone till slutet av januari 2029.

Några enkla vanor gör Self Assessment lättare:

• Spara varje faktura som PDF i en mapp för respektive skatteår (6 April till 5 April).
• Markera fakturan som betald så snart pengarna kommer in.
• Spara kvitton för företagsutgifter tillsammans med fakturorna.

Duebolt sparar dina uppgifter, kunder och poster på din enhet. Ett kostnadsfritt konto sparar dina tre senaste dokument i molnet. Det är inte ett bokföringsprogram, så spara även dina PDF-filer eller skicka dem till din revisor.