Come emettere fattura da sole trader nel Regno Unito

Cosa deve contenere ogni fattura UK

La guida di gov.uk sulle fatture elenca i dati obbligatori:

• un numero identificativo univoco
• nome della tua impresa, indirizzo e recapiti
• nome e indirizzo dell'azienda del cliente a cui fatturi
• una descrizione chiara di ciò che stai addebitando
• la data in cui hai fornito i beni o il servizio (data di fornitura)
• la data della fattura
• l'importo o gli importi addebitati
• importo IVA, se applicabile
• totale dovuto

Per i sole trader, gov.uk aggiunge altri due dati: il tuo nome e l'eventuale nome commerciale, e, se usi un nome commerciale, un indirizzo al quale possano esserti consegnati documenti legali.

Se operi come «Ellison Joinery», la fattura deve comunque riportare il tuo nome, come nell'esempio accanto a questa guida («Jake Ellison, che opera come Ellison Joinery»), oltre a un indirizzo.

Se non sei registrato ai fini IVA

La maggior parte dei nuovi sole trader inizia sotto la soglia IVA. Se è il tuo caso:

• Non applicare l'IVA e non indicare una riga IVA o un numero IVA. gov.uk chiarisce che per addebitare l'IVA devi prima registrarti.
• Il totale della fattura è semplicemente il prezzo del tuo lavoro.
• Una nota breve come «Non registrato ai fini IVA» è facoltativa, ma evita domande dai clienti aziendali che si aspettano di vedere l'IVA.

Devi registrarti ai fini IVA se il fatturato imponibile IVA degli ultimi 12 mesi supera £90,000, oppure se prevedi che superi £90,000 nei soli 30 giorni successivi. Puoi anche registrarti volontariamente prima di raggiungere la soglia. Alcuni sole trader lo fanno se la maggior parte dei clienti sono imprese registrate ai fini IVA, che possono recuperare l'imposta.

Controlla il totale progressivo degli ultimi 12 mesi, non l'anno fiscale: la verifica riguarda i 12 mesi precedenti in qualsiasi momento.

Nell'esempio accanto a questa guida, un falegname non registrato fattura £548.50 a una società che gestisce case vacanza per due porte, tre ore di manodopera su una finestra a ghigliottina e la ferramenta. Non ci sono né una riga IVA né un numero IVA: il totale è il prezzo del lavoro. Se in seguito si registra, per lo stesso lavoro ogni voce riporterebbe l'importo al netto dell'IVA, l'aliquota, l'importo IVA e il suo numero IVA.

Se sei registrato ai fini IVA

Una volta registrato, le fatture che emetti ai clienti registrati ai fini IVA devono essere fatture IVA e contenere più dettagli. La guida IVA di HMRC (Notice 700) dice che una fattura IVA completa deve riportare:

• un numero progressivo basato su una o più serie che identifichi univocamente il documento
• il momento della fornitura (momento impositivo) e, se diverso, la data di emissione
• nome, indirizzo e numero di registrazione IVA
• nome e indirizzo del cliente
• descrizione dei beni o servizi, con quantità o entità di ciascuno
• per ogni riga: aliquota IVA e importo al netto dell'IVA
• totale al netto dell'IVA, aliquota di eventuali sconti in contanti e totale IVA in sterline

Alcune regole spesso trascurate:

• Scadenza. Di norma devi emettere la fattura IVA entro 30 giorni dal momento impositivo.
• Fatture semplificate. Per una fornitura di £250 o meno, puoi emettere una fattura IVA semplificata se il cliente è d'accordo. Sopra £250, o se il cliente la chiede, serve una fattura completa.
• Clienti non registrati ai fini IVA. Non sei tenuto a emettere una fattura IVA, ma HMRC consiglia di fornirla a chiunque la chieda, perché spesso non puoi sapere se è registrato.

In Duebolt, inserisci il numero IVA nei dati della tua attività e scegli l'aliquota del 20%, 5% o 0% (oppure imposta un'aliquota per ogni riga). La fattura stamperà il numero IVA e gli importi per ciascuna aliquota. Vedi il modello di fattura UK o il generatore di fatture UK.

Numerazione, date e termini di pagamento

Numera le fatture con una sequenza progressiva unica, per esempio INV-0001, INV-0002 oppure 2026-001 se vuoi anteporre l'anno. Non riutilizzare mai un numero. Se commetti un errore, emetti una rettifica invece di modificare l'originale. La guida ai numeri di fattura spiega come gestire salti e annullamenti.

Indica sia la data della fattura sia la data del lavoro, se sono diverse. Per chi è registrato ai fini IVA è ancora più importante, perché una fattura IVA completa deve riportare il momento della fornitura (momento impositivo).

Puoi scegliere i termini di pagamento, per esempio 14 giorni. gov.uk spiega che, se non è stata concordata una data, in genere il cliente deve pagare entro 30 giorni dalla ricezione della fattura o dei beni o servizi. Per sollecitare i ritardatari e conoscere gli interessi legali che le imprese possono chiedere ad altre imprese, leggi la guida alle email per fatture scadute.

Conservare i documenti

Come sole trader devi tenere traccia di tutte le vendite e gli incassi, delle spese aziendali e, se sei registrato, dei documenti IVA. Ogni fattura inviata fa parte dei registri delle vendite: conserva una copia di ciascuna in ordine numerico e annota la data del pagamento.

gov.uk dice che i documenti vanno conservati per almeno 5 anni dopo la scadenza del 31 gennaio per la presentazione della dichiarazione relativa all'anno fiscale. Per esempio, se hai inviato online la dichiarazione 2022-2023 entro il 31 gennaio 2024, conserva i documenti almeno fino alla fine di gennaio 2029.

Abitudini pratiche per semplificare la Self Assessment:

• Salva ogni fattura in PDF in una cartella per anno fiscale (dal 6 aprile al 5 aprile).
• Segna ogni fattura come pagata appena arriva il denaro.
• Conserva insieme le ricevute delle spese aziendali.

Duebolt memorizza sul tuo dispositivo i tuoi dati, i clienti e le voci; con un account gratuito, conserva nel cloud i tre documenti più recenti. Non è un software di contabilità: archivia anche i PDF o inviali al commercialista.