Sådan fakturerer du som sole trader i UK

Det skal alle fakturaer i UK indeholde

gov.uks fakturavejledning oplister oplysningerne, der skal stå på fakturaen:

• et unikt identifikationsnummer
• dit firmanavn, din adresse og dine kontaktoplysninger
• navn og adresse på den kunde, du fakturerer
• en tydelig beskrivelse af det, du tager betaling for
• datoen, hvor varen blev leveret eller ydelsen udført (leveringsdato)
• fakturadatoen
• det eller de opkrævede beløb
• VAT-beløb, hvis relevant
• det samlede beløb, kunden skylder

For sole traders tilføjer gov.uk to ting: dit navn og eventuelle virksomhedsnavn, og, hvis du bruger et virksomhedsnavn, en adresse, hvor juridiske dokumenter kan leveres til dig.

Hvis du for eksempel driver virksomhed som »Ellison Joinery«, skal fakturaen stadig vise dit eget navn, som i eksemplet ved siden af guiden (»Jake Ellison, der driver virksomhed som Ellison Joinery«), samt en adresse.

Hvis du ikke er VAT-registreret

De fleste nye sole traders starter under VAT-grænsen. Hvis det gælder dig:

• Opkræv ikke VAT, og skriv hverken VAT-linje eller VAT-nummer på fakturaen. gov.uk gør det klart, at du skal være VAT-registreret, før du må opkræve VAT.
• Fakturaens total er ganske enkelt prisen for dit arbejde.
• En kort note som »Ikke VAT-registreret« er valgfri, men kan spare spørgsmål fra erhvervskunder, der forventer at se VAT.

Du skal VAT-registreres, hvis din VAT-pligtige omsætning de seneste 12 måneder overstiger £90,000, eller hvis du forventer, at den overstiger £90,000 alene i de næste 30 dage. Du kan også vælge at blive registreret, selv om du ligger under grænsen. Nogle sole traders gør det, når de fleste kunder er VAT-registrerede virksomheder, der kan få VAT tilbage.

Hold øje med den løbende omsætning over de seneste 12 måneder, ikke skatteåret. Grænsen vurderes ud fra de seneste 12 måneder på ethvert tidspunkt.

I eksemplet ved siden af guiden fakturerer en tømrer, der ikke er registreret, et ferieudlejningsfirma £548.50 for to døre, tre timers arbejde på et skydesprossevindue og beslagene. Der er ingen VAT-linje eller VAT-nummer. Totalen er prisen. Hvis tømreren senere bliver registreret, vil samme opgave vise hver linje uden VAT, VAT-satsen, VAT-beløbet og hans VAT-nummer.

Hvis du er VAT-registreret

Når du er registreret, skal de fakturaer, du giver VAT-registrerede kunder, være VAT-fakturaer med flere oplysninger. HMRC's VAT-vejledning (Notice 700) siger, at en fuld VAT-faktura skal vise:

• et fortløbende nummer fra en eller flere nummerserier, der entydigt identificerer dokumentet
• leveringstidspunktet (skattetidspunktet) og, hvis det er en anden dato, udstedelsesdatoen
• dit navn, din adresse og dit VAT-registreringsnummer
• kundens navn og adresse
• en beskrivelse af varerne eller ydelserne samt antal eller omfang for hver
• VAT-satsen og beløbet uden VAT for hver linje
• totalen uden VAT, satsen for eventuel kontantrabat og den samlede VAT i pund sterling

Et par regler, der er lette at overse:

• Frist. Du skal normalt udstede en VAT-faktura inden for 30 dage efter skattetidspunktet.
• Forenklede fakturaer. Ved en levering på £250 eller derunder kan du udstede en forenklet VAT-faktura, hvis kunden accepterer det. Over £250, eller hvis kunden beder om det, skal den være fuld.
• Kunder, der ikke er VAT-registrerede. Du behøver ikke udstede en VAT-faktura til dem, men HMRC anbefaler at give en til alle, der beder om det, da du som regel ikke kan vide, om de er registreret.

I Duebolt tilføjer du dit VAT-nummer under virksomhedsoplysningerne og vælger satsen 20%, 5% eller 0% (eller angiver en sats for hver linje). VAT-nummeret og VAT-beløbet for hver sats kommer derefter med på fakturaen. Se fakturaskabelonen til UK eller fakturageneratoren til UK.

Numre, datoer og betalingsvilkår

Nummerér fakturaerne i én fortløbende serie, for eksempel INV-0001, INV-0002 eller 2026-001, hvis du vil have årstallet med først. Genbrug aldrig et nummer. Hvis du laver en fejl, skal du udstede en rettelse i stedet for at ændre originalen. Vores guide til fakturanumre forklarer huller og annulleringer.

Skriv både fakturadatoen og datoen for arbejdet, hvis de ikke er den samme. Det er især vigtigt for VAT-registrerede, fordi en fuld VAT-faktura skal vise leveringstidspunktet (skattetidspunktet).

Du kan selv fastsætte betalingsvilkårene (for eksempel 14 dage). gov.uk oplyser, at kunden normalt skal betale inden for 30 dage efter at have modtaget fakturaen eller varen eller ydelsen, hvis I ikke har aftalt en betalingsdato. Hvis du skal rykke for betaling, kan du læse vores guide om e-mail om forfalden faktura, som også forklarer de lovbestemte renter, virksomheder kan kræve af andre virksomheder.

Opbevaring af regnskabsmateriale

Som sole trader skal du gemme oplysninger om alt salg og alle indtægter og erhvervsudgifter samt VAT-regnskab, hvis du er registreret. Alle fakturaer, du sender, indgår i salgsregnskabet. Gem derfor en kopi af hver faktura i nummerrækkefølge sammen med betalingsdatoen.

gov.uk siger, at du skal gemme materialet i mindst 5 år efter indsendelsesfristen den 31 January for det relevante skatteår. Eksempel: Hvis du indsendte din selvangivelse for 2022 til 2023 online senest den 31 January 2024, skal du gemme regnskabsmaterialet til mindst udgangen af January 2029.

Gode vaner, der gør Self Assessment lettere:

• Gem hver faktura som PDF i en mappe for det relevante skatteår (6 April til 5 April).
• Markér fakturaen som betalt, så snart pengene kommer ind.
• Gem kvitteringer for erhvervsudgifter sammen med fakturaerne.

Duebolt husker dine oplysninger, kunder og varelinjer på din enhed. En gratis konto gemmer dine tre seneste dokumenter i skyen. Duebolt er ikke et bogføringsprogram, så gem også dine PDF'er, eller send dem til din revisor.