E-mails om ubetalte fakturaer og rykker for betaling

Gør fakturaen nem at betale, inden fristen udløber

Det bedste arbejde med at få betaling begynder, før fakturaen forfalder:

• Aftal vilkårene skriftligt, inden arbejdet går i gang, herunder eventuelle gebyrer ved forsinket betaling. Vilkår, der først står på fakturaen, kan være svære at håndhæve.
• Send fakturaen til den, der betaler, ikke kun den person, der hyrede dig. I større virksomheder bør du spørge efter adressen til kreditorbogholderiet og et eventuelt PO-nummer.
• Skriv en tydelig forfaldsdato og alle betalingsmuligheder på fakturaen.
• Tjek fakturaen en ekstra gang: Forkert kundenavn eller manglende PO-nummer er den mest almindelige grund til, at fakturaer ikke bliver betalt.

Hvis du bruger almindelige betalingsvilkår som Net 30, forklarer vores Net 30-guide, hvordan du formulerer dem.

Tidsplan for rykkere ved forsinket betaling

Følg tidsplanen. Lange pauser mellem rykkere signalerer til kunden, at fakturaen godt kan vente. Skriv kort, sæt fakturanummeret i emnefeltet, og vedhæft fakturaen igen hver gang, så kunden ikke skal lede efter den.

Fire e-mailskabeloner, du kan kopiere

Erstat teksten i kantede parenteser.

1. Venlig påmindelse (et par dage før forfaldsdatoen)

Emne: Faktura [INV-0146] forfalder [November 7]

Hej [Name], en kort påmindelse om, at faktura [INV-0146] på [$3,050.00] forfalder [November 7]. Jeg har vedhæftet den igen, så du nemt kan finde den. Betalingsoplysningerne står på fakturaen. Tak, og sig endelig til, hvis du mangler noget fra mig.

2. Høflig rykker (1 dag efter forfald)

Emne: Påmindelse: Faktura [INV-0146] forfaldt i går

Hej [Name], jeg kan ikke se en betaling for faktura [INV-0146] ([$3,050.00]), som forfaldt [November 7]. Det kan være, at betalingen og denne e-mail har krydset hinanden. I så fald kan du se bort fra beskeden. Ellers må du gerne fortælle mig, hvornår jeg kan forvente betalingen. Jeg har vedhæftet en kopi.

3. Bestemt opfølgning (7–14 dage efter forfald)

Emne: Ubetalt: Faktura [INV-0146] er nu [14] dage forsinket

Hej [Name], faktura [INV-0146] på [$3,050.00] er nu [14] dage for sent betalt, og jeg har ikke fået svar på min påmindelse fra [November 8]. Bekræft venligst, hvornår I betaler, eller fortæl mig, hvis der er et problem med fakturaen, så jeg kan rette det. Som aftalt i [vores kontrakt] gælder et gebyr på [1.5% pr. måned] efter [30] dage.

4. Sidste varsel (21–30 dage efter forfald)

Emne: Sidste varsel: Faktura [INV-0146]

Hej [Name], trods mine påmindelser fra [November 8] og [November 15] er faktura [INV-0146] på [$3,050.00] stadig ikke betalt. Betal venligst det fulde beløb senest [December 5]. Hvis jeg ikke har modtaget betalingen eller hørt fra dig inden da, vil jeg [tilføje det aftalte gebyr / sende sagen til inkasso / anlægge en småsag]. Jeg vil helst løse det direkte, så ring til mig på [number], hvis der er et problem.

Skriv kun om konsekvenser, du faktisk er parat til at gennemføre.

Telefonmanuskript til opkaldet efter 14 dage

Et opkald giver ofte svar, når tre e-mails ikke har gjort det. Hvis kunden er en virksomhed, så spørg efter kreditorbogholderiet.

1. »Hej, det er [dit navn] fra [virksomhed]. Jeg ringer om faktura [INV-0146] på [$3,050], som forfaldt [November 7].«
2. »Kan du tjekke, om I har modtaget fakturaen, og om den er godkendt til betaling?«
3. Hvis der er et problem: »Hvad skal du bruge fra mig, for at betalingen kan gennemføres?« Løs det samme dag.
4. Hvis den er godkendt: »Hvilken betalingskørsel kommer den med i, og hvilken dato kan jeg regne med?«
5. Hvis kunden ikke kan betale hele beløbet: »Kan vi aftale en dato for en delbetaling nu og resten senest [dato]?«
6. Afslut: »Tak. Jeg sender en kort e-mail med en opsummering af det, vi har aftalt.«

Send derefter opsummeringen. En skriftlig aftale om betalingsdato gør det lettere at sende sidste varsel, hvis det bliver nødvendigt.

Gebyrer og renter ved forsinket betaling

Du må kun opkræve det, som aftalen eller loven tillader. Den sikreste løsning er at skrive et eventuelt rykkergebyr i dit tilbud eller din kontrakt, inden arbejdet går i gang, og gentage det på fakturaen, som i eksemplet ved siden af guiden. I USA varierer grænserne for gebyrer og renter fra delstat til delstat, så tjek reglerne dér, før du fastsætter en sats.

I UK giver lovgivningen om forsinket betaling virksomheder ret til at kræve følgende af andre virksomheder (ikke forbrugere):

• Lovbestemte renter på 8% plus Bank of Englands basisrente, medmindre kontrakten fastsætter en anden sats.
• Et fast beløb til inddrivelsesomkostninger, én gang pr. faktura: £40 for gæld på op til £999.99, £70 for £1,000 til £9,999.99 og £100 for £10,000 eller mere.

Hvis I ikke har aftalt en betalingsdato, regnes betalingen som forsinket 30 dage efter, at kunden modtog fakturaen eller varen eller ydelsen, alt efter hvad der skete sidst. Hvis du tilføjer renter, siger gov.uk, at du skal sende en ny faktura på rentebeløbet.

Med Duebolt Pro kan du sende fakturaen som et link på e-mail, sende rykkere med ét tryk og se, hvornår kunden åbnede den. Det er nyttigt, hvis nogen siger, at fakturaen aldrig kom frem.

Når rykkere ikke hjælper

Når den sidste frist udløber, afhænger dine muligheder af beløbet og landet:

• Sæt mere arbejde på pause for kunden, indtil det udestående er betalt.
• Tilbyd en afdragsordning skriftligt, hvis kunden reelt ikke kan betale på én gang.
• Brug et inkassofirma, som beholder en del af det beløb, det inddriver.
• Anlæg en småsag. De fleste lande har en enklere retssag for mindre gæld. I UK beskriver gov.uk også muligheden for et formelt betalingskrav (statutory demand) for at kræve en ubetalt gæld.

Uanset hvad du vælger, skal du gemme kopier af fakturaen, alle rykkere og noter fra hvert opkald. Næste gang kan du overveje et depositum på forhånd eller en kortere betalingsfrist for kunden. Se sådan laver du en faktura for en tjekliste før afsendelse, der kan forebygge mange forsinkelser.