Modelos de email para cobrar faturas vencidas

Antes do vencimento: facilite o pagamento

A melhor forma de evitar dívidas começa antes da data de vencimento:

• Acorde as condições por escrito antes do trabalho, incluindo qualquer taxa por atraso. É difícil exigir condições que só aparecem na fatura.
• Envie a fatura a quem efetua os pagamentos, não apenas a quem o contratou. Nas empresas maiores, peça o contacto de contas a pagar e o número da PO, se existir.
• Indique uma data de vencimento concreta e todas as formas de pagamento na fatura.
• Volte a verificar tudo: um nome de cliente incorreto ou a falta do número da PO são motivos frequentes para uma fatura ficar por pagar.

Se usar condições habituais, como Net 30, consulte o nosso guia Net 30 para saber como as indicar.

Calendário para cobrar pagamentos em atraso

Cumpra o calendário. Intervalos longos entre lembretes dão a entender que a fatura pode esperar. Mantenha as mensagens curtas, inclua o número da fatura no assunto e volte a anexá-la em cada contacto para que ninguém tenha de a procurar.

Quatro modelos de email prontos a usar

Substitua o texto entre parênteses retos.

1. Lembrete simpático (alguns dias antes do vencimento)

Assunto: Fatura [INV-0146] com vencimento a [November 7]

Olá, [Nome]. Só uma nota rápida: a fatura [INV-0146], no valor de [$3,050.00], vence a [November 7]. Voltei a anexá-la para facilitar. Os dados de pagamento estão na fatura. Obrigado e diga-me se precisar de alguma coisa.

2. Lembrete cordial (1 dia de atraso)

Assunto: Lembrete: a fatura [INV-0146] venceu ontem

Olá, [Nome]. Ainda não recebi o pagamento da fatura [INV-0146] ([$3,050.00]), com vencimento a [November 7]. Pode ter havido um cruzamento com este email. Nesse caso, ignore esta mensagem, por favor. Caso contrário, pode dizer-me quando prevê fazer o pagamento? Segue uma cópia em anexo.

3. Seguimento firme (7–14 dias de atraso)

Assunto: Fatura vencida: [INV-0146], em atraso há [14] dias

Olá, [Nome]. A fatura [INV-0146], no valor de [$3,050.00], está agora em atraso há [14] dias. Ainda não recebi resposta ao meu lembrete de [November 8]. Confirme, por favor, a data em que vai pagar ou diga-me se há algum problema com a fatura para eu o resolver. Conforme acordado em [o nosso contrato], aplica-se uma taxa de atraso de [1.5% por mês] após [30] dias.

4. Aviso final (21–30 dias de atraso)

Assunto: Aviso final: fatura [INV-0146]

Olá, [Nome]. Apesar dos meus lembretes de [November 8] e [November 15], a fatura [INV-0146], no valor de [$3,050.00], continua por pagar. Peço que pague o valor total até [December 5]. Se até essa data não receber o pagamento nem tiver notícias suas, vou [acrescentar a taxa de atraso acordada / encaminhar o caso para uma agência de cobrança / iniciar um processo no tribunal de pequenas causas]. Preferia resolver a situação diretamente. Se houver algum problema, ligue-me para [número].

Indique apenas medidas que esteja realmente disposto a tomar.

Guião para a chamada ao fim de 14 dias

Uma chamada costuma obter uma resposta que não chegou após três emails. Se for uma empresa, peça para falar com o departamento de contas a pagar.

1. «Olá, fala [o seu nome] da [empresa]. Estou a ligar por causa da fatura [INV-0146], no valor de [$3,050], que venceu a [November 7].»
2. «Pode confirmar se a recebeu e se foi aprovada para pagamento?»
3. Se houver um problema: «O que precisa da minha parte para poder pagar?» Resolva-o nesse mesmo dia.
4. Se estiver aprovada: «Em que lote de pagamentos será incluída e em que data devo contar com o pagamento?»
5. Se não puderem pagar tudo: «Podemos combinar uma data para pagar uma parte agora e o restante até [data]?»
6. Para terminar: «Obrigado. Vou enviar-lhe por email um breve resumo do que acordámos.»

Depois, envie esse resumo. Um registo escrito da data prometida facilita o envio do aviso final, se for necessário.

Taxas por atraso e juros

Só pode cobrar o que estiver previsto no acordo ou permitido por lei. A opção mais segura é indicar a taxa por atraso no orçamento ou contrato antes de começar o trabalho e repeti-la na fatura, como no exemplo junto a este guia. Nos EUA, os limites das taxas por atraso e dos juros variam de estado para estado. Consulte as regras do seu estado antes de definir uma taxa.

No Reino Unido, a legislação sobre atrasos de pagamento permite que uma empresa reclame a outra empresa (não a consumidores):

• Juros legais de 8% mais a taxa de referência do Bank of England, salvo se o contrato definir outra taxa.
• Um valor fixo para custos de recuperação, uma vez por fatura: £40 para dívidas até £999.99, £70 para £1,000 a £9,999.99 e £100 para £10,000 ou mais.

Se não tiver sido acordada uma data de pagamento, o pagamento é considerado em atraso 30 dias após o cliente receber a fatura ou os bens ou serviços, consoante o que ocorrer mais tarde. Se acrescentar juros, o gov.uk indica que deve enviar uma nova fatura para os cobrar.

Com o Duebolt Pro, pode enviar a fatura por email como link, enviar lembretes com um toque e ver quando o cliente a abriu. É útil quando alguém diz que nunca recebeu a fatura.

Quando os lembretes não resultam

Se o prazo do aviso final passar, as opções dependem do valor e do país:

• Suspenda novos trabalhos para o cliente até a conta ficar regularizada.
• Proponha um plano de pagamentos por escrito se o cliente não puder pagar tudo de uma vez.
• Recorra a uma agência de cobrança, que fica com uma parte do valor recuperado.
• Recorra ao tribunal de pequenas causas. A maioria dos países tem um processo judicial simplificado para dívidas menores. No Reino Unido, o gov.uk também descreve a opção de uma notificação legal de cobrança para exigir formalmente uma dívida por pagar.

Qualquer que seja a opção, guarde cópias da fatura, de cada lembrete e notas de todas as chamadas. Para o próximo trabalho, considere pedir um adiantamento ou definir um prazo de pagamento mais curto para esse cliente. Consulte como criar uma fatura para uma lista de verificação antes do envio que ajuda a evitar muitos destes atrasos.