E-Mail-Vorlagen für überfällige Rechnungen

Vor der Fälligkeit: Rechnung leicht bezahlbar machen

Am besten kümmern Sie sich um den Zahlungseingang, bevor die Rechnung fällig ist:

• Vereinbaren Sie die Zahlungsbedingungen schriftlich vor Auftragsbeginn, einschließlich möglicher Mahngebühren. Bedingungen, die erstmals auf der Rechnung auftauchen, lassen sich schwer durchsetzen.
• Schicken Sie die Rechnung an die zahlende Person, nicht nur an die Person, die Sie beauftragt hat. Fragen Sie in größeren Unternehmen nach der Adresse der Buchhaltung und einer eventuellen PO-Nummer.
• Geben Sie ein konkretes Fälligkeitsdatum und alle Zahlungswege auf der Rechnung an.
• Prüfen Sie die Rechnung noch einmal: Ein falscher Kundenname oder eine fehlende PO-Nummer ist der häufigste Grund für ausbleibende Zahlungen.

Wenn Sie gängige Zahlungsziele wie Net 30 verwenden, erklärt unser Ratgeber zu Net 30, wie Sie sie formulieren.

Zeitplan zum Mahnen überfälliger Rechnungen

Halten Sie den Zeitplan ein. Lange Pausen zwischen den Erinnerungen vermitteln dem Kunden, dass die Rechnung warten kann. Halten Sie jede Nachricht kurz, nennen Sie die Rechnungsnummer im Betreff und hängen Sie die Rechnung jedes Mal erneut an, damit niemand danach suchen muss.

Vier E-Mail-Vorlagen zum Kopieren

Ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern.

1. Freundliche Erinnerung (einige Tage vor Fälligkeit)

Betreff: Rechnung [INV-0146], fällig am [November 7]

Hallo [Name], kurze Erinnerung: Die Rechnung [INV-0146] über [$3,050.00] ist am [November 7] fällig. Zur Sicherheit habe ich sie noch einmal angehängt. Die Zahlungsdaten finden Sie auf der Rechnung. Vielen Dank. Melden Sie sich gern, falls Sie noch etwas von mir brauchen.

2. Höfliche Erinnerung (1 Tag überfällig)

Betreff: Erinnerung: Rechnung [INV-0146] war gestern fällig

Hallo [Name], für die Rechnung [INV-0146] über [$3,050.00], die am [November 7] fällig war, ist bei mir noch keine Zahlung eingegangen. Vielleicht hat sich Ihre Zahlung gerade mit dieser E-Mail überschnitten. In dem Fall können Sie diese Nachricht ignorieren. Andernfalls geben Sie mir bitte kurz Bescheid, wann ich mit der Zahlung rechnen kann. Eine Kopie der Rechnung hängt an.

3. Bestimmte Nachfrage (7–14 Tage überfällig)

Betreff: Überfällig: Rechnung [INV-0146], seit [14] Tagen offen

Hallo [Name], die Rechnung [INV-0146] über [$3,050.00] ist inzwischen [14] Tage überfällig. Auf meine Erinnerung vom [November 8] habe ich noch keine Antwort erhalten. Bitte bestätigen Sie mir, wann Sie zahlen, oder teilen Sie mir mit, falls es ein Problem mit der Rechnung gibt, damit ich es beheben kann. Wie in [unserem Vertrag] vereinbart, fallen nach [30] Tagen Mahngebühren von [1.5% pro Monat] an.

4. Letzte Mahnung (21–30 Tage überfällig)

Betreff: Letzte Mahnung: Rechnung [INV-0146]

Hallo [Name], trotz meiner Erinnerungen vom [November 8] und [November 15] ist die Rechnung [INV-0146] über [$3,050.00] noch offen. Bitte begleichen Sie den Gesamtbetrag bis zum [December 5]. Wenn bis dahin weder eine Zahlung noch eine Rückmeldung eingegangen ist, werde ich [die vereinbarte Mahngebühr berechnen / ein Inkassounternehmen beauftragen / ein Verfahren vor dem Small Claims Court einleiten]. Ich würde die Sache lieber direkt klären. Rufen Sie mich unter [number] an, falls es ein Problem gibt.

Kündigen Sie nur Konsequenzen an, die Sie auch wirklich umsetzen wollen.

Leitfaden für den Anruf nach 14 Tagen

Ein Anruf bringt oft eine Antwort, die drei E-Mails nicht bekommen haben. Bei einem Unternehmen fragen Sie nach der Buchhaltung.

1. „Hallo, hier ist [Ihr Name] von [Unternehmen]. Ich rufe wegen der Rechnung [INV-0146] über [$3,050] an. Sie war am [November 7] fällig.“
2. „Können Sie prüfen, ob die Rechnung angekommen ist und zur Zahlung freigegeben wurde?“
3. Bei einem Problem: „Was brauchen Sie von mir, damit die Rechnung bezahlt werden kann?“ Kümmern Sie sich noch am selben Tag darum.
4. Wenn die Zahlung freigegeben ist: „Bei welchem Zahlungslauf wird sie berücksichtigt, und an welchem Tag kann ich mit dem Geld rechnen?“
5. Falls der Kunde nicht vollständig zahlen kann: „Können wir einen Termin für eine Teilzahlung vereinbaren und den Rest bis [date] begleichen?“
6. Zum Abschluss: „Vielen Dank. Ich schicke Ihnen gleich eine kurze Zusammenfassung unserer Vereinbarung per E-Mail.“

Schicken Sie diese Zusammenfassung anschließend ab. Eine schriftliche Bestätigung des zugesagten Zahlungstermins erleichtert die letzte Mahnung, falls es so weit kommt.

Mahngebühren und Zinsen

Sie dürfen nur berechnen, was Ihre Vereinbarung oder das Gesetz erlaubt. Am sichersten ist es, eine Mahngebühr vor Arbeitsbeginn im Angebot oder Vertrag zu nennen und auf der Rechnung erneut aufzuführen, wie im Beispiel neben diesem Ratgeber. In den USA unterscheiden sich die zulässigen Mahngebühren und Zinsen je nach Bundesstaat. Prüfen Sie die dortigen Regeln, bevor Sie einen Satz festlegen.

Im Vereinigten Königreich erlaubt das Gesetz zu Zahlungsverzug Unternehmen, von anderen Unternehmen (nicht von Verbrauchern) Folgendes zu verlangen:

• Gesetzliche Zinsen in Höhe von 8% zuzüglich des Basiszinssatzes der Bank of England, sofern Ihr Vertrag keinen anderen Satz festlegt.
• Eine Pauschale für Beitreibungskosten, einmal pro Rechnung: £40 bei Schulden bis £999.99, £70 bei £1,000 bis £9,999.99 und £100 ab £10,000.

Wurde kein Zahlungstermin vereinbart, gilt eine Zahlung 30 Tage nach Erhalt der Rechnung oder der Ware beziehungsweise Leistung durch den Kunden als verspätet, je nachdem, was später eintritt. Wenn Sie Zinsen berechnen, empfiehlt gov.uk, dafür eine neue Rechnung auszustellen.

Mit Duebolt Pro können Sie Rechnungen als Link per E-Mail versenden, Zahlungserinnerungen mit einem Tipp verschicken und sehen, wann der Kunde den Link geöffnet hat. Das hilft, wenn jemand behauptet, die Rechnung nie erhalten zu haben.

Wenn Erinnerungen nichts bewirken

Ist die letzte Frist abgelaufen, hängen Ihre Möglichkeiten vom Betrag und Ihrem Land ab:

• Führen Sie keine weiteren Arbeiten aus, bis der Kunde seine Rechnung bezahlt hat.
• Bieten Sie schriftlich einen Zahlungsplan an, wenn der Kunde wirklich nicht auf einmal zahlen kann.
• Beauftragen Sie ein Inkassounternehmen, das einen Anteil der eingetriebenen Summe einbehält.
• Wenden Sie sich an den Small Claims Court. In den meisten Ländern gibt es für kleinere Forderungen ein vereinfachtes Gerichtsverfahren. In UK beschreibt gov.uk außerdem die Möglichkeit einer gesetzlichen Zahlungsaufforderung (statutory demand), mit der eine offene Forderung formell geltend gemacht wird.

Bewahren Sie unabhängig von Ihrer Entscheidung Kopien der Rechnung, aller Erinnerungen und Notizen zu jedem Telefonat auf. Für den nächsten Auftrag können Sie eine Anzahlung oder kürzere Zahlungsziele für diesen Kunden vereinbaren. Die Anleitung zum Schreiben einer Rechnung enthält eine Prüfliste vor dem Versand, mit der sich viele dieser Verzögerungen vermeiden lassen.