Rechnungen als Sole Trader im Vereinigten Königreich

Diese Angaben gehören auf jede Rechnung in UK

Der Leitfaden zur Rechnungsstellung auf gov.uk nennt folgende Pflichtangaben:

• eine eindeutige Rechnungsnummer
• Firmenname, Anschrift und Kontaktdaten
• Name und Anschrift des Kunden, an den die Rechnung geht
• eine klare Beschreibung der berechneten Leistung oder Ware
• das Datum der Leistung oder Lieferung (Leistungsdatum)
• das Rechnungsdatum
• die berechneten Beträge
• gegebenenfalls den VAT-Betrag
• den insgesamt geschuldeten Betrag

Für Sole Trader nennt gov.uk zwei weitere Angaben: Ihren Namen und jeden verwendeten Firmennamen sowie, falls Sie unter einem Firmennamen auftreten, eine Anschrift, an die Ihnen rechtliche Dokumente zugestellt werden können.

Wenn Sie also unter dem Namen „Ellison Joinery“ arbeiten, muss Ihre Rechnung zusätzlich Ihren eigenen Namen nennen, wie im Beispiel neben diesem Ratgeber („Jake Ellison, tätig als Ellison Joinery“), und eine Anschrift enthalten.

Wenn Sie nicht für VAT registriert sind

Die meisten neuen Sole Trader liegen zunächst unter der VAT-Schwelle. Falls das auf Sie zutrifft:

• Berechnen Sie keine VAT und weisen Sie weder eine VAT-Zeile noch eine VAT-Nummer aus. Laut gov.uk müssen Sie sich für VAT registrieren, bevor Sie VAT berechnen dürfen.
• Als Rechnungsbetrag steht einfach der Preis Ihrer Arbeit auf der Rechnung.
• Ein kurzer Hinweis wie „Nicht für VAT registriert“ ist freiwillig. Er erspart aber Rückfragen von Geschäftskunden, die eine VAT-Angabe erwarten.

Sie müssen sich für VAT registrieren, wenn Ihr VAT-pflichtiger Umsatz der letzten 12 Monate £90,000 übersteigt oder Sie erwarten, dass er allein in den kommenden 30 Tagen darüber liegt. Sie können sich auch freiwillig unterhalb dieser Grenze registrieren. Das machen manche Sole Trader, wenn die meisten Kunden VAT-registrierte Unternehmen sind, die VAT zurückfordern können.

Behalten Sie den gleitenden 12-Monats-Zeitraum im Blick, nicht das Steuerjahr. Maßgeblich sind die jeweils letzten 12 Monate.

Im Beispiel neben diesem Ratgeber stellt ein nicht registrierter Schreiner einer Ferienvermietung £548.50 für zwei Türen, drei Stunden Arbeit an einem Schiebefenster und die Beschläge in Rechnung. Es gibt weder eine VAT-Zeile noch eine VAT-Nummer. Der Gesamtbetrag entspricht dem Preis. Registriert sich derselbe Schreiner später, würden bei demselben Auftrag die einzelnen Positionen ohne VAT, der VAT-Satz, der VAT-Betrag und seine VAT-Nummer ausgewiesen.

Wenn Sie für VAT registriert sind

Nach der Registrierung müssen Rechnungen an VAT-registrierte Kunden VAT-Rechnungen sein und weitere Angaben enthalten. Im VAT-Leitfaden von HMRC (Notice 700) steht, dass eine vollständige VAT-Rechnung Folgendes ausweisen muss:

• eine fortlaufende Nummer aus einem oder mehreren Nummernkreisen, die das Dokument eindeutig kennzeichnet
• den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (tax point) und, falls abweichend, das Ausstellungsdatum
• Ihren Namen, Ihre Anschrift und Ihre VAT-Registrierungsnummer
• Name und Anschrift des Kunden
• eine Beschreibung der Waren oder Leistungen sowie deren jeweilige Menge oder Umfang
• für jede Position: den VAT-Satz und den Betrag ohne VAT
• den Gesamtbetrag ohne VAT, den Satz eines etwaigen Skontos und die gesamte VAT in Pfund Sterling

Einige Regeln, die leicht übersehen werden:

• Frist. Normalerweise müssen Sie die VAT-Rechnung innerhalb von 30 Tagen nach dem tax point ausstellen.
• Vereinfachte Rechnungen. Für Lieferungen oder Leistungen bis £250 können Sie mit Zustimmung des Kunden eine vereinfachte VAT-Rechnung ausstellen. Bei mehr als £250 oder auf Wunsch des Kunden muss es eine vollständige Rechnung sein.
• Nicht für VAT registrierte Kunden. Sie müssen ihnen keine VAT-Rechnung ausstellen. HMRC empfiehlt jedoch, sie jedem Kunden auszustellen, der darum bittet, da Sie meist nicht wissen können, ob der Kunde registriert ist.

In Duebolt tragen Sie Ihre VAT-Nummer in den Unternehmensangaben ein und wählen den Satz 20%, 5% oder 0% (oder legen für jede Position einen Satz fest). Die VAT-Nummer und die Beträge je VAT-Satz werden dann auf der Rechnung gedruckt. Nutzen Sie die UK-Rechnungsvorlage oder den UK-Rechnungsgenerator.

Nummerierung, Daten und Zahlungsbedingungen

Nummerieren Sie Rechnungen fortlaufend, zum Beispiel INV-0001, INV-0002 oder, wenn Sie das Jahr voranstellen möchten, 2026-001. Verwenden Sie keine Nummer erneut. Bei einem Fehler stellen Sie eine Korrektur aus, statt das Original zu bearbeiten. Unser Ratgeber zu Rechnungsnummern erklärt Nummernlücken und ungültige Rechnungen.

Geben Sie sowohl das Rechnungsdatum als auch das Datum der ausgeführten Arbeit an, falls sie voneinander abweichen. Für VAT-registrierte Unternehmen ist das besonders wichtig, denn eine vollständige VAT-Rechnung muss den Zeitpunkt der Leistung (tax point) enthalten.

Die Zahlungsbedingungen können Sie selbst festlegen, zum Beispiel 14 Tage. Laut gov.uk muss der Kunde grundsätzlich innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Rechnung oder der Ware beziehungsweise Leistung zahlen, wenn kein Zahlungstermin vereinbart wurde. Wie Sie säumige Kunden mahnen und welche gesetzlichen Zinsen Unternehmen von anderen Unternehmen verlangen können, erfahren Sie im Ratgeber zu überfälligen Rechnungen.

Unterlagen aufbewahren

Als Sole Trader müssen Sie Aufzeichnungen über alle Verkäufe und Einnahmen sowie alle Betriebsausgaben führen. Wenn Sie registriert sind, kommen VAT-Unterlagen hinzu. Jede verschickte Rechnung gehört zu Ihren Verkaufsunterlagen. Bewahren Sie daher eine Kopie jeder Rechnung in Nummernfolge zusammen mit dem Zahlungsdatum auf.

gov.uk zufolge müssen Sie Ihre Unterlagen mindestens 5 Jahre nach dem Abgabetermin am 31 January des jeweiligen Steuerjahres aufbewahren. Das Beispiel dort: Wenn Sie Ihre Steuererklärung für 2022 bis 2023 online bis zum 31 January 2024 eingereicht haben, müssen Sie die Unterlagen mindestens bis Ende Januar 2029 behalten.

Diese einfachen Gewohnheiten erleichtern die Self Assessment-Steuererklärung:

• Speichern Sie jede Rechnung als PDF in einem Ordner für das jeweilige Steuerjahr (6 April bis 5 April).
• Markieren Sie jede Rechnung als bezahlt, sobald das Geld eingegangen ist.
• Bewahren Sie Belege für Betriebsausgaben zusammen mit den Rechnungen auf.

Duebolt speichert Ihre Angaben, Kunden und Positionen auf Ihrem Gerät. Mit einem kostenlosen Konto bleiben Ihre drei neuesten Dokumente in der Cloud. Duebolt ist keine Buchhaltungssoftware. Speichern Sie Ihre PDFs daher zusätzlich oder geben Sie sie an Ihre Steuerberatung weiter.