Zo factureer je als sole trader in het VK

Wat elke factuur in het VK moet bevatten

De factuurrichtlijn van gov.uk noemt deze verplichte gegevens:

• een uniek identificatienummer
• je bedrijfsnaam, adres en contactgegevens
• de bedrijfsnaam en het adres van de klant die je factureert
• een duidelijke omschrijving van waarvoor je kosten rekent
• de datum waarop de goederen of dienst zijn geleverd (leverdatum)
• de factuurdatum
• het bedrag of de bedragen
• het VAT-bedrag, indien van toepassing
• het totaalbedrag dat verschuldigd is

Voor sole traders noemt gov.uk nog twee punten: je eigen naam en elke handelsnaam die je gebruikt, en, als je een handelsnaam gebruikt, een adres waar juridische documenten aan jou kunnen worden bezorgd.

Werk je onder de naam ‘Ellison Joinery’, dan moet je factuur dus ook je eigen naam tonen, zoals in het voorbeeld naast deze gids (‘Jake Ellison, trading as Ellison Joinery’), samen met een adres.

Als je niet voor VAT geregistreerd bent

De meeste nieuwe sole traders beginnen onder de VAT-drempel. Geldt dat voor jou, dan:

• Reken geen VAT en vermeld geen VAT-regel of VAT-nummer. Gov.uk maakt duidelijk dat je je voor VAT moet registreren voordat je het in rekening brengt.
• Het factuurtotaal is gewoon de prijs van je werk.
• Een korte notitie zoals ‘Not VAT registered’ is optioneel, maar voorkomt vragen van zakelijke klanten die VAT verwachten.

Je moet je voor VAT registreren als je belastbare VAT-omzet over de afgelopen 12 maanden £90,000 overschrijdt, of als je verwacht dat die in de komende 30 dagen alleen al boven £90,000 uitkomt. Je kunt je ook vrijwillig registreren onder die grens. Sommige sole traders doen dat omdat de meeste klanten VAT-geregistreerde bedrijven zijn die VAT kunnen terugvragen.

Houd het voortschrijdende totaal over 12 maanden in de gaten, niet het belastingjaar. De toets kijkt op elk moment naar de voorgaande 12 maanden.

In het voorbeeld naast deze gids factureert een niet-geregistreerde timmerman een vakantieverhuurbedrijf £548.50 voor twee deuren, drie uur werk aan een schuifraam en het deurbeslag. Er staat geen VAT-regel of VAT-nummer op; het totaal is de prijs. Registreert dezelfde timmerman zich later, dan vermeldt de factuur per regel het bedrag exclusief VAT, het tarief, het VAT-bedrag en zijn VAT-nummer.

Als je voor VAT geregistreerd bent

Na registratie moeten facturen aan VAT-geregistreerde klanten VAT-facturen zijn, met extra gegevens. Volgens de VAT-gids van HMRC (Notice 700) vermeldt een volledige VAT-factuur:

• een volgnummer uit een of meer reeksen dat het document uniek identificeert
• het moment van levering (tax point) en, als dat anders is, de uitgiftedatum
• je naam, adres en VAT-registratienummer
• de naam en het adres van de klant
• een omschrijving van de goederen of diensten, met het aantal of de omvang
• per regel: het VAT-tarief en het bedrag exclusief VAT
• het totaal exclusief VAT, het tarief van eventuele contantkorting en het totale VAT-bedrag in sterling

Een paar regels die vaak verrassen:

• Termijn. Je moet een VAT-factuur normaal gesproken binnen 30 dagen na het tax point uitreiken.
• Vereenvoudigde facturen. Voor een levering van £250 of minder mag je met instemming van de klant een vereenvoudigde VAT-factuur sturen. Boven £250, of als de klant erom vraagt, moet het een volledige factuur zijn.
• Klanten zonder VAT-registratie. Je hoeft hun geen VAT-factuur te sturen, maar HMRC raadt aan er een te geven aan iedere klant die erom vraagt, omdat je meestal niet weet of die geregistreerd is.

Voeg in Duebolt je VAT-nummer toe bij je bedrijfsgegevens en kies 20%, 5% of 0% (of stel het tarief per regel in). Het VAT-nummer en het bedrag per tarief komen dan op de factuur. Bekijk het factuursjabloon voor het VK of de factuurgenerator voor het VK.

Nummers, data en betalingstermijnen

Nummer facturen in één doorlopende reeks, bijvoorbeeld INV-0001, INV-0002 of 2026-001 als je het jaar vooraan wilt zetten. Gebruik een nummer nooit opnieuw. Maak je een fout, verstuur dan een correctie in plaats van het origineel te wijzigen. Onze gids over factuurnummers legt uit hoe je omgaat met gaten en vervallen nummers.

Vermeld zowel de factuurdatum als de datum waarop je het werk deed als die verschillen. Voor VAT-geregistreerde ondernemers is dat extra belangrijk, omdat een volledige VAT-factuur het moment van levering (tax point) moet vermelden.

Je mag zelf betalingstermijnen kiezen, bijvoorbeeld 14 dagen. Gov.uk zegt dat de klant, als er geen betaaldatum is afgesproken, doorgaans binnen 30 dagen na ontvangst van de factuur of de goederen of dienst moet betalen. Lees in onze gids over de e-mail over een vervallen factuur hoe je late betalers aanmaant en welke wettelijke rente bedrijven van andere bedrijven kunnen vorderen.

Je administratie bewaren

Als sole trader moet je je verkopen, inkomsten en zakelijke uitgaven registreren, plus je VAT-administratie als je geregistreerd bent. Elke verzonden factuur hoort bij je verkoopadministratie. Bewaar dus een kopie van elke factuur op nummervolgorde, samen met de datum waarop die is betaald.

Volgens gov.uk moet je je gegevens minstens 5 jaar na de indieningsdeadline van 31 januari voor het betreffende belastingjaar bewaren. Het voorbeeld: heb je je online aangifte over 2022 tot 2023 uiterlijk op 31 januari 2024 ingediend, bewaar je administratie dan minstens tot eind januari 2029.

Handige gewoontes die Self Assessment makkelijker maken:

• Bewaar elke factuur als pdf in een map per belastingjaar (6 april tot 5 april).
• Markeer facturen zodra het geld binnenkomt als betaald.
• Bewaar kwitanties voor zakelijke uitgaven erbij.

Duebolt bewaart je gegevens, klanten en regels op je apparaat. Met een gratis account staan je drie meest recente documenten in de cloud. Het is geen boekhoudsoftware, dus bewaar ook je pdf’s of stuur ze naar je accountant.