Como emitir faturas como trabalhador independente no Reino Unido

O que todas as faturas do Reino Unido devem incluir

O guia de faturação do gov.uk indica que a fatura deve incluir:

• um número de identificação único
• o nome, a morada e os dados de contacto da sua empresa
• o nome e a morada da empresa do cliente a quem está a faturar
• uma descrição clara do que está a cobrar
• a data em que os bens ou serviços foram fornecidos (data de fornecimento)
• a data da fatura
• o valor ou valores cobrados
• o montante do IVA, se aplicável
• o total em dívida

Para trabalhadores independentes, o gov.uk acrescenta mais dois elementos: o seu nome e qualquer nome comercial que utilize e, se utilizar um nome comercial, uma morada para a qual lhe possam ser enviados documentos legais.

Assim, se trabalhar com o nome «Ellison Joinery», a fatura deve continuar a indicar o seu nome, como no exemplo junto a este guia («Jake Ellison, a exercer atividade como Ellison Joinery»), e uma morada.

Se não estiver registado para IVA

Muitos trabalhadores independentes começam com um volume de negócios abaixo do limite de IVA. Se for o seu caso:

• Não cobre IVA nem inclua uma linha de IVA ou um número de IVA. O gov.uk esclarece que tem de se registar para IVA antes de começar a cobrá-lo.
• O total da fatura é simplesmente o preço do seu trabalho.
• Uma nota breve, como «Não registado para IVA», é opcional, mas evita dúvidas de clientes empresariais que esperam ver IVA.

Tem de se registar para IVA se o seu volume de negócios tributável para IVA nos últimos 12 meses ultrapassar £90,000, ou se prevê ultrapassar £90,000 apenas nos próximos 30 dias. Também pode registar-se voluntariamente abaixo desse valor. Alguns trabalhadores independentes fazem-no quando a maioria dos clientes são empresas registadas para IVA que podem deduzir esse imposto.

Acompanhe o total móvel dos últimos 12 meses, não o ano fiscal. O cálculo considera os 12 meses anteriores em qualquer momento.

No exemplo junto a este guia, um carpinteiro não registado cobra a uma empresa de alojamento de férias £548.50 por duas portas, três horas de mão de obra numa janela de guilhotina e as ferragens. Não há linha nem número de IVA, e o total corresponde ao preço. Se o mesmo carpinteiro se registar mais tarde, o mesmo trabalho passa a indicar cada linha sem IVA, a taxa de IVA, o valor do IVA e o número de IVA.

Se estiver registado para IVA

Depois de se registar, as faturas que entrega a clientes registados para IVA têm de ser faturas de IVA, com mais informação. O guia de IVA da HMRC (Notice 700) indica que uma fatura completa deve mostrar:

• um número sequencial, baseado numa ou mais séries, que identifique o documento de forma única
• o momento do fornecimento (data de exigibilidade do imposto) e, se for diferente, a data de emissão
• o seu nome, morada e número de registo de IVA
• o nome e a morada do cliente
• a descrição dos bens ou serviços, com a quantidade ou extensão de cada um
• em cada linha, a taxa de IVA e o valor sem IVA
• o total sem IVA, a taxa de qualquer desconto em dinheiro e o total de IVA em libras esterlinas

Algumas regras que podem passar despercebidas:

• Prazo. Normalmente, tem de emitir a fatura de IVA até 30 dias depois da data de exigibilidade do imposto.
• Faturas simplificadas. Para fornecimentos até £250, pode emitir uma fatura de IVA simplificada se o cliente concordar. Acima de £250, ou se o cliente pedir, tem de emitir uma fatura completa.
• Clientes sem registo de IVA. Não é obrigado a emitir-lhes uma fatura de IVA, mas a HMRC recomenda que a forneça a qualquer cliente que a peça, pois normalmente não tem como saber se está registado.

No Duebolt, acrescente o seu número de IVA nos dados da empresa e escolha a taxa de 20%, 5% ou 0% (ou defina uma taxa por linha). O número de IVA e os valores por taxa são impressos na fatura. Consulte o modelo de fatura do Reino Unido ou o gerador de faturas do Reino Unido.

Numeração, datas e condições de pagamento

Numere as faturas numa sequência contínua, como INV-0001, INV-0002 ou 2026-001, se preferir começar pelo ano. Nunca reutilize um número. Se cometer um erro, emita uma correção em vez de alterar o documento original. O nosso guia sobre números de fatura explica como lidar com falhas na sequência e números anulados.

Indique a data da fatura e a data em que fez o trabalho, se forem diferentes. Isto é ainda mais importante para quem está registado para IVA, porque uma fatura completa tem de indicar o momento do fornecimento (a data de exigibilidade do imposto).

Pode definir as suas próprias condições de pagamento, por exemplo, 14 dias. O gov.uk indica que, se não tiver sido acordada uma data de pagamento, o cliente geralmente tem de pagar no prazo de 30 dias após receber a fatura ou os bens ou serviços. Para saber como cobrar pagamentos em atraso, incluindo os juros legais que as empresas podem reclamar a outras empresas, consulte o nosso guia sobre emails para faturas vencidas.

Guardar registos

Como trabalhador independente, tem de guardar registos de todas as vendas e rendimentos, das despesas profissionais e, se estiver registado, do IVA. Cada fatura enviada faz parte dos registos de vendas. Guarde uma cópia de cada uma, por ordem numérica, juntamente com a data em que foi paga.

O gov.uk diz que deve guardar os registos durante pelo menos 5 anos após o prazo de entrega de 31 de janeiro relativo ao ano fiscal em causa. Por exemplo, se entregou online a declaração fiscal de 2022 a 2023 até 31 de janeiro de 2024, guarde os registos pelo menos até ao fim de janeiro de 2029.

Hábitos simples que facilitam a declaração Self Assessment:

• Guarde cada fatura em PDF, numa pasta por ano fiscal (de 6 April a 5 April).
• Marque cada fatura como paga assim que o dinheiro entrar.
• Guarde junto das faturas os recibos das despesas profissionais.

O Duebolt guarda no seu dispositivo os seus dados, clientes e artigos. Uma conta gratuita mantém na nuvem os três documentos mais recentes. Não é software de contabilidade, por isso guarde também os PDFs ou envie-os ao seu contabilista.