Cómo facturar como autónomo en Reino Unido

Qué debe incluir toda factura del Reino Unido

La guía de facturación de gov.uk indica que tu factura debe incluir:

• un número de identificación único
• el nombre, la dirección y los datos de contacto de tu empresa
• el nombre y la dirección de la empresa o cliente a quien facturas
• una descripción clara de lo que cobras
• la fecha en que entregaste los productos o prestaste el servicio (fecha de suministro)
• la fecha de la factura
• el importe o los importes cobrados
• el importe del IVA, si corresponde
• el total pendiente

Para los autónomos, gov.uk añade otros dos requisitos: tu nombre y cualquier nombre comercial que uses y, si usas uno, una dirección donde puedan entregarte documentos legales.

Por tanto, si trabajas como «Ellison Joinery», la factura también debe mostrar tu nombre, como en el ejemplo de esta guía («Jake Ellison, que trabaja como Ellison Joinery»), y una dirección.

Si no estás registrado a efectos del IVA

La mayoría de quienes empiezan como autónomos están por debajo del umbral del IVA. Si es tu caso:

• No cobres IVA ni incluyas una línea de IVA o un número de IVA. gov.uk deja claro que debes registrarte para empezar a cobrarlo.
• El total de la factura es simplemente el precio de tu trabajo.
• Puedes añadir una nota breve como «No registrado a efectos del IVA». Es opcional, pero evita dudas de clientes empresa que esperan ver el IVA.

Debes registrarte a efectos del IVA si tu facturación imponible de los últimos 12 meses supera £90,000, o si prevés superar esa cantidad solo en los próximos 30 días. También puedes registrarte voluntariamente por debajo del umbral. Algunos autónomos lo hacen si la mayoría de sus clientes son empresas registradas que pueden recuperar el IVA.

Vigila el total móvil de 12 meses, no el año fiscal. Se tienen en cuenta los últimos 12 meses en cualquier momento.

En el ejemplo de esta guía, un carpintero no registrado factura £548.50 a una empresa de alquiler vacacional por instalar dos puertas, trabajar tres horas en una ventana de guillotina y suministrar los herrajes. No hay línea ni número de IVA: el total es el precio. Si el mismo profesional se registra más adelante, la factura del mismo trabajo mostraría cada concepto sin IVA, el tipo y el importe del IVA y su número de IVA.

Si estás registrado a efectos del IVA

Cuando ya estés registrado, las facturas que entregues a clientes registrados a efectos del IVA deben ser facturas con IVA, que incluyen más información. La guía del IVA de HMRC (Notice 700) establece que una factura completa debe mostrar:

• un número consecutivo, basado en una o varias series, que identifique el documento de forma única
• la fecha de suministro (punto impositivo) y, si es distinta, la fecha de emisión
• tu nombre, dirección y número de registro del IVA
• el nombre y la dirección del cliente
• una descripción de los productos o servicios y la cantidad o alcance de cada uno
• para cada concepto, el tipo de IVA y el importe sin IVA
• el total sin IVA, el tipo de cualquier descuento en efectivo y el total del IVA en libras esterlinas

Ten en cuenta estas reglas:

• Plazo. Normalmente tienes que emitir la factura con IVA dentro de los 30 días desde el punto impositivo.
• Facturas simplificadas. Para un suministro de £250 o menos, puedes emitir una factura simplificada con IVA si el cliente está de acuerdo. Si supera £250 o el cliente la solicita, debe ser una factura completa.
• Clientes no registrados a efectos del IVA. No estás obligado a darles una factura con IVA, pero HMRC recomienda entregarla si la piden, ya que normalmente no puedes saber si están registrados.

En Duebolt, añade tu número de IVA en los datos de tu negocio y elige el tipo del 20%, 5% o 0% (o configura un tipo por concepto). La factura mostrará el número de IVA y el desglose por tipo. Consulta la plantilla de factura del Reino Unido o el generador de facturas del Reino Unido.

Numeración, fechas y condiciones de pago

Numera las facturas en una sola secuencia, por ejemplo INV-0001, INV-0002 o 2026-001 si prefieres poner primero el año. No reutilices números. Si te equivocas, emite una corrección en lugar de modificar la factura original. Nuestra guía sobre números de factura explica qué hacer con los saltos y las facturas anuladas.

Incluye la fecha de la factura y la fecha del trabajo si son distintas. Para quienes están registrados a efectos del IVA es aún más importante, porque la factura completa debe indicar la fecha de suministro (punto impositivo).

Puedes fijar tus propias condiciones de pago, por ejemplo, 14 días. gov.uk señala que, si no acordaste una fecha de pago, el cliente normalmente debe pagar en un plazo de 30 días desde que recibe la factura o los productos o servicios. Para reclamar pagos atrasados, incluidos los intereses legales que las empresas pueden cobrar a otras empresas, consulta nuestra guía sobre correos para reclamar facturas vencidas.

Conservar los registros

Como autónomo, debes conservar los registros de todas tus ventas e ingresos y de todos tus gastos empresariales, además de los registros del IVA si estás registrado. Cada factura que envías forma parte de tus registros de ventas. Guarda una copia de cada una, ordenadas por número, junto con la fecha de pago.

gov.uk indica que debes conservar los registros al menos 5 años después del plazo de presentación del 31 de enero del año fiscal correspondiente. Por ejemplo, si presentaste por internet la declaración fiscal de 2022 a 2023 antes del 31 de enero de 2024, debes guardar los registros hasta, como mínimo, finales de enero de 2029.

Estas costumbres prácticas facilitan la declaración Self Assessment:

• Guarda cada factura en PDF, en una carpeta para cada año fiscal (del 6 de abril al 5 de abril).
• Marca la factura como pagada en cuanto recibas el dinero.
• Guarda junto a ellas los recibos de los gastos del negocio.

Duebolt recuerda tus datos, clientes y conceptos en tu dispositivo, y una cuenta gratuita guarda en la nube tus tres documentos más recientes. No es un programa de contabilidad, así que guarda también los PDF o compártelos con tu contable.